Những năm gần đây, cùng với sự phát triển kinh tế, tốc độ đô thị hóa mạnh mẽ ở các địa phương đã phát sinh nhiều mâu thuẫn trong đời sống xã hội, đặc biệt là những mâu thuẫn liên quan đến quyền, lợi ích trong quản lý, sử dụng đất đai. Bên cạnh đó, một số chính sách pháp luật, nhất là về đất đai còn bất cập, chậm được sửa đổi, bổ sung; công tác quản lý nhà nước về đất đai, xây dựng còn nhiều yếu kém... đã phát sinh nhiều khiếu kiện. Từ đầu nhiệm kỳ đến nay, số đơn thư của công dân gửi đến Đoàn ĐBQH, Thường trực HĐND tỉnh tăng lên rất nhiều. Chỉ tính trong năm 2013, Đoàn ĐBQH và Thường trực HĐND tỉnh đã nhận 846 lượt đơn, đơn phức tạp tập trung nhiều ở lĩnh vực đất đai. Mặc dù đã được quan tâm nhưng do nhiều nguyên nhân, công tác giải quyết đơn thư của các cấp có thẩm quyền vẫn còn bất cập; nhiều vụ việc chậm được giải quyết, còn để tồn đọng, kéo dài; việc tuân thủ quy định pháp luật trong giải quyết KNTC có lúc, có nơi chưa bảo đảm, gây bức xúc trong nhân dân. Bên cạnh đó, ý thức chấp hành cũng như sự hiểu biết về pháp luật của một bộ phận công dân còn hạn chế.
Xác định công tác tiếp công dân, tiếp nhận, xử lý đơn thư KNTC của công dân là một trong những nhiệm vụ quan trọng của cơ quan dân cử, dưới sự chỉ đạo của Lãnh đạo Đoàn ĐBQH và Thường trực HĐND tỉnh, công tác tham mưu, giúp việc của Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh về lĩnh vực đơn thư đã từng bước được đổi mới và đạt những kết quả nhất định. Hầu hết các đơn thư đủ điều kiện thụ lý đều được Văn phòng tham mưu chuyển đơn, vào sổ theo dõi, cập nhật kịp thời kết quả giải quyết. Định kỳ (hàng quý) đều rà soát, đôn đốc việc giải quyết của cơ quan có thẩm quyền. Một năm 2 lần, Văn phòng tham mưu xây dựng kế hoạch, đề cương phục vụ Đoàn ĐBQH, Thường trực HĐND tỉnh làm việc với một số địa phương, đơn vị để nắm bắt, giám sát tình hình, kết quả giải quyết kiến nghị cử tri và đơn thư KNTC của công dân. Từ đó, lựa chọn những vụ việc đơn thư phức tạp, tồn đọng, kéo dài để đề nghị UBND tỉnh báo cáo việc giải quyết hoặc chỉ đạo các địa phương, đơn vị thống nhất hướng giải quyết dứt điểm. Bên cạnh đó, Đoàn ĐBQH, Thường trực HĐND tỉnh cũng bố trí làm việc với UBND tỉnh và địa phương có nhiều đơn thư KNTC kéo dài để nghe báo cáo quá trình giải quyết các vụ việc cụ thể. Sau đó thống nhất việc giải quyết và giao UBND tỉnh rà soát lại, tổ chức đối thoại nhằm giải quyết dứt điểm các vụ việc, dưới sự giám sát trực tiếp của Đoàn ĐBQH, Thường trực HĐND và Thường trực UBMTTQ tỉnh.
Thường trực HĐND tỉnh cũng thường xuyên chỉ đạo Ban Pháp chế HĐND tỉnh kịp thời nắm bắt thông tin, làm việc với tổ chức, cá nhân liên quan đối với một số vụ việc đơn thư phức tạp, khiếu nại đông người và kiến nghị với các cơ quan thẩm quyền quan tâm giải quyết, bảo đảm quyền lợi hợp pháp của công dân. Khi xét thấy việc giải quyết chưa đúng quy định, Đoàn ĐBQH, HĐND tỉnh đã tổ chức giám sát. Sau giám sát, kiến nghị cấp thẩm quyền xem xét. Một số công dân sau khi được các cơ quan chức năng xem xét giải quyết thỏa đáng theo kiến nghị của Đoàn ĐBQH, HĐND tỉnh đã tự nguyện rút đơn...
Tuy nhiên, hoạt động giám sát việc thi hành pháp luật về KNTC, việc giải quyết KNTC tại địa phương của Đoàn ĐBQH, HĐND tỉnh chưa nhiều. Một trong những nguyên nhân đó là tổ chức bộ máy tham mưu, giúp việc về lĩnh vực đơn thư còn có điểm chưa phù hợp, tập trung chủ yếu là bộ phận Văn phòng, trực tiếp là phòng Thông tin – Dân nguyện và cũng mới chỉ bố trí một cán bộ làm nhiệm vụ chuyên trách xử lý đơn thư. Vì vậy, chất lượng tham mưu chuyên sâu, phát hiện những bất cập, những vi phạm pháp luật trong quá trình giải quyết đơn thư của cấp có thẩm quyền còn ít. Trong khi các ban HĐND tỉnh (trong đó có các phòng nghiệp vụ) là bộ phận có chuyên môn sâu về các lĩnh vực phụ trách, lãnh đạo ban là đại biểu HĐND tỉnh khi phát hiện hành vi vi phạm pháp luật có thể trực tiếp giám sát và yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền áp dụng các biện pháp để kịp thời chấm dứt hành vi vi phạm pháp luật và xem xét trách nhiệm, xử lý vi phạm, nhưng chưa được quy định cụ thể trách nhiệm trong tham mưu xử lý đơn của công dân gửi đến Đoàn ĐBQH, Thường trực HĐND tỉnh.
Khắc phục bất cập trên, nâng cao chất lượng công tác tham mưu xử lý đơn thư KNTC của công dân gửi đến Đoàn ĐBQH và Thường trực HĐND tỉnh (đặc biệt tăng cường giám sát việc giải quyết của các cơ quan có thẩm quyền), năm 2014 Thường trực HĐND tỉnh Quảng Ninh đã chỉ đạo xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện Quy định quy trình xử lý đơn thư KNTC, phản ánh, kiến nghị của tổ chức, công dân gửi đến Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh. Theo đó, bộ máy tham mưu, giúp việc cho Đoàn ĐBQH, Thường trực HĐND tỉnh về lĩnh vực đơn thư gồm: các ban HĐND tỉnh và Văn phòng. Trong đó, các ban HĐND tỉnh tham mưu giám sát việc giải quyết KNTC theo yêu cầu của Đoàn ĐBQH, Thường trực HĐND (đối với vụ việc đơn thư phức tạp, đơn thư khiếu nại nhiều lần, đơn thư đã được cấp có thẩm quyền ban hành quyết định giải quyết lần 2 nhưng công dân chưa đồng thuận vẫn tiếp tục gửi đơn...). Đáng chú ý, Quy trình xử lý đơn thư đã quy định rõ trách nhiệm các ban HĐND tỉnh trong việc nghiên cứu, giám sát việc giải quyết của cơ quan có thẩm quyền khi xét thấy cần thiết đối với những vụ việc đơn thư có yếu tố phức tạp do Đoàn ĐBQH, Thường trực HĐND tỉnh chuyển đến. Văn phòng thực hiện nhiệm vụ chính là đầu mối tiếp nhận; xử lý, chuyển đơn; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết của cơ quan có thẩm quyền; định kỳ tổng hợp báo cáo Đoàn ĐBQH, HĐND tỉnh.
Quy trình xử lý đơn thư cũng quy định cụ thể quy trình tiếp nhận, phân loại, xử lý đơn, thư đến; tham mưu chuyển đơn đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết; theo dõi, đôn đốc, tổng hợp, báo cáo tình hình, kết quả giải quyết của cơ quan có thẩm quyền; tham mưu giám sát việc giải quyết đơn thư của cơ quan có thẩm quyền do Đoàn ĐBQH, Thường trực HĐND chuyển đến. Phân định rõ trách nhiệm từng bộ phận, tránh chồng chéo trong xử lý đơn, giúp hoạt động xử lý đơn thư của cơ quan Văn phòng được thực hiện bài bản, chuyên nghiệp, hiệu quả hơn.
Đối với các vụ việc đã được nhiều cấp giải quyết nhưng công dân vẫn tiếp tục khiếu nại kéo dài, lãnh đạo Đoàn ĐBQH, Thường trực HĐND tỉnh làm việc với UBND tỉnh và các địa phương, đơn vị liên quan để làm rõ nội dung đơn thư của công dân và thống nhất hướng giải quyết. Sau đó, yêu cầu UBND tỉnh tổ chức đối thoại (có sự tham gia giám sát của Đoàn ĐBQH và Thường trực HĐND tỉnh). Trên cơ sở đó, UBND tỉnh chỉ đạo ban hành các văn bản giải quyết theo quy định. Đối với các vụ việc đơn thư đã được các cơ quan chức năng giải quyết thấu đáo, bảo đảm đúng quy định, UBND tỉnh gửi thông báo đến tổ chức, công dân chấm dứt việc giải quyết, Trên cơ sở đó, Đoàn ĐBQH, HĐND tỉnh kiên quyết không xem xét đối với những vụ việc đã giải quyết đúng pháp luật, hết thẩm quyền, tránh việc lợi dụng khiếu kiện dai dẳng.
Định kỳ (3 tháng hoặc 6 tháng), Phòng Thông tin - Dân nguyện tham mưu nội dung, kế hoạch tổ chức Hội nghị giám sát giữa Đoàn ĐBQH, Thường trực HĐND tỉnh với UBND tỉnh, các địa phương, đơn vị về công tác giải quyết đơn thư KNTC, phản ánh, kiến nghị do Đoàn ĐBQH, Thường trực HĐND tỉnh chuyển đến theo đúng quy định, nhằm tăng cường trách nhiệm giải quyết của cơ quan có thẩm quyền.
