Cụ thể, phương thức đăng ký, quản lý hộ tịch từng bước được hiện đại hóa thông qua việc xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; triển khai Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung miễn phí, thống nhất tại tất cả các cơ quan đăng ký hộ tịch của 63 tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương (gồm trên 10.000 UBND cấp xã, hơn 700 UBND cấp huyện) và thời gian tới, sẽ triển khai tại các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
Cục Hộ tịch, quốc tịch và chứng thực cũng quyết liệt chỉ đạo, đôn đốc các địa phương triển khai nhiệm vụ số hóa dữ liệu hộ tịch. Đến nay, số sổ hộ tịch đã được số hóa là hơn 3 triệu sổ, trong đó, đã cập nhật vào cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử trên 77 triệu dữ liệu. Để bảo đảm số hóa dữ liệu hộ tịch, nhiều địa phương đã huy động toàn bộ cán bộ, công chức, viên chức tập trung làm việc; ngày, đêm rà soát, hiệu đính, sàng lọc hơn dữ liệu.
Theo báo cáo của Sở Tư pháp tỉnh Thái Bình, trên cơ sở dữ liệu do Cục 06 - Bộ Công an bàn giao, ngày 15.11.2024, Công an tỉnh Thái Bình đã chỉ đạo phòng chuyên môn thực hiện bóc tách dữ liệu theo từng đơn vị cấp xã và bàn giao cho Sở Tư pháp. Sở cũng huy động toàn bộ cán bộ, công chức, viên chức cơ quan tập trung thực hiện rà soát, hiệu đính gần 1,3 triệu dữ liệu và chuyển lên phần mềm hộ tịch 158 dữ liệu, sẵn sàng cho các địa phương thực hiện.
Bên cạnh đó, Sở Tư pháp tỉnh đã tổ chức 2 lớp tập huấn nghiệp vụ số hóa dữ liệu hộ tịch cho 530 đại biểu là công chức của phòng tư pháp, công an huyện, công chức tư pháp hộ tịch xã và công an của 242 xã, phường, thị trấn trên địa bàn toàn tỉnh; ban hành các công văn chỉ đạo, hướng dẫn một số nội dung liên quan đến thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch trên phần mềm.
Sở Tư pháp cũng đã lập ra 8 nhóm Zalo của 8 huyện, thành phố, phân công cán bộ của phòng Hành chính tư pháp phụ trách các huyện, sẵn sàng hỗ trợ địa phương với phương châm "Không kể thời gian khi địa phương hỏi thì tỉnh trả lời", thường xuyên hướng dẫn về nghiệp vụ và tháo gỡ khó khăn vướng mắc cho UBND các xã bằng nhiều hình thức như quay video, hướng dẫn qua điện thoại, Ultraviewer.
Nhằm tăng tỷ lệ cho các địa phương còn chậm tiến độ, Sở Tư pháp đã thành lập Đoàn công tác đi từ 7h30h - 22h làm việc trực tiếp tại một số xã có tỷ lệ thấp để hỗ trợ, hướng dẫn cho cán bộ thực hiện số hóa. Kết quả, trong thời gian từ ngày 1.12.2024 đến ngày 21.12.2024, toàn tỉnh Thái Bình đã hoàn thành việc số hóa 1.238.077 dữ liệu hộ tịch theo Kế hoạch 186/KH-UBND. Trong đó, dữ liệu đăng ký khai sinh là 765.311 dữ liệu, đăng ký kết hôn 280.130 dữ liệu, đăng ký khai tử 192.636 dữ liệu.
Với tỉnh Bắc Ninh, tại 121 đơn vị hành chính cấp xã tỉnh Bắc Ninh cùng với sự hỗ trợ theo hướng "cầm tay chỉ việc" của Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông; hàng nghìn cán bộ đang làm việc không kể ngày đêm để hoàn thành tiến độ 15 ngày số hóa dữ liệu hộ tịch trên địa bàn tỉnh, bảo đảm 100% dữ liệu hộ tịch trên địa bàn tỉnh được số hóa và làm sạch từ ngày 1.1.2025 đến hết ngày 15.1.2025.
Trung tâm đã thành lập 8 tổ công tác, mỗi tổ từ 3 - 4 thành viên thực hiện nhiệm vụ hỗ trợ trực tiếp các cán bộ nhập dữ liệu hộ tịch tại 8 huyện, thị xã, thành phố. Trong 15 ngày, các cán bộ Trung tâm sẽ đồng hành cùng các địa phương, giải quyết khó khăn trong quá trình nhập liệu; xây dựng các video hướng dẫn một cách chi tiết, dễ hiểu. Ngoài ra, Trung tâm phối hợp với Sở Tư pháp, phòng Tư pháp các địa phương rà soát, hiệu chỉnh dữ liệu khi cán bộ các xã nhập liệu có sai sót để bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu, đáp ứng nguyên tắc "đúng, đủ, sạch, sống".
Cán bộ Sở Tư pháp và Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông đã hướng dẫn cán bộ nhập dữ liệu của các xã phường rà soát, đối chiếu với sổ gốc dữ liệu hộ tịch đã tiếp nhận, tạo lập các file excel và file PDF theo hướng dẫn, cập nhật dữ liệu đã đối chiếu lên phần mềm hộ tịch với nguyên tắc tôn trọng sổ gốc để bảo đảm thông tin dữ liệu hộ tịch được số hóa nhiều nhất có thể. Trong số 350 nghìn dữ liệu hộ tịch cần số hóa, thị xã Quế Võ cần số hóa 215 sổ với gần 23 nghìn thông tin. Đến hết ngày 2.1.2025, toàn thị xã đã nhập số liệu thành công hơn 1.400 hồ sơ.
