Sự cồng kềnh đáng kinh ngạc
Trên tất cả giấy tờ, văn bản, hóa đơn tiền điện, hợp đồng, thậm chí cả thư tay ở xứ sở Mặt trời mọc đều có sự xuất hiện của nhiều con dấu đỏ được gọi là hanko. Đây là một dạng chữ ký cá nhân tồn tại lâu đời tại Nhật Bản. Mỗi người dân sẽ có một con dấu riêng, được thiết kế thủ công, không trùng lặp với ai, có giá tới vài trăm USD. Những thanh niên đến tuổi đi làm sẽ được tặng một con dấu kiểu này, như xác nhận là người trưởng thành và “đã có trách nhiệm”. Chính sự tỉ mỉ, trang trọng của hanko khiến người ta cảm thấy sự gắn bó của những con dấu cá nhân với văn hóa Nhật Bản, một phần của thủ tục hành chính ở đây. Hanko được xem là biểu tượng của sự nghiêm ngặt và chặt chẽ trong thủ tục giấy tờ của Nhật Bản.
Không thể phủ nhận giá trị lịch sử hay nét đẹp văn hóa của hanko, nhưng ở thời đại số như hiện nay, giới chức Nhật Bản có lẽ đã nhận thấy những con dấu này không còn phù hợp bởi sự rắc rối, cồng kềnh. Chẳng hạn như để thông qua quyết định của một công ty, văn bản đó sẽ cần đủ con dấu từ người trình, trưởng nhóm, trưởng phòng, rồi trưởng ban… Chính Bộ trưởng Cải cách hành chính Taro Kono từng chia sẻ, có lần nhận một văn bản, ông là người đóng dấu cuối cùng, nhưng trước đó trên văn bản đã có tới 40 con dấu. Mỗi giấy tờ đều cần đến hàng loạt hanko. Bởi vậy, máy fax, phương tiện tưởng như không ai còn dùng đến vẫn tồn tại tại Nhật Bản (theo một con số thống kê, hiện có hơn 95% doanh nghiệp nước này vẫn sử dụng máy fax trong giao dịch).
Còn trong đánh giá của The Economist cho thấy, Nhật Bản là một trong những quốc gia đứng đầu thế giới về cơ sở hạ tầng kỹ thuật số, mạng di động và băng thông rộng. Nhưng để tương tác với các cơ quan chính phủ, người dân buộc phải đến tận văn phòng và thực hiện hàng loạt thủ tục giấy tờ. Là quốc gia giàu thứ ba thế giới, nhưng thật khó hình dung tại xứ sở hoa anh đào, chỉ có 7,5% thủ tục hành chính được thực hiện trực tuyến. Theo một khảo sát, năm 2018, chỉ có 7,3% công dân thực hiện các giao dịch trực tuyến với chính phủ, tỷ lệ rất nhỏ so với 80% của Iceland. Sự tụt hậu đó khiến Nhật Bản không còn là một trong những quốc gia hàng đầu về công nghệ, mà chỉ đứng thứ 23/63 quốc gia ứng dụng chính phủ điện tử.
Rắc rối thời đại dịch Covid-19
Đại dịch Covid-19 xảy ra khiến những bất cập của thủ tục hành chính rườm rà càng được bộc lộ rõ hơn bao giờ hết. Chỉ lấy ví dụ đơn giản, nếu phát hiện một ca nhiễm Covid-19, qua đủ thủ tục, giấy tờ, phải mất 3 ngày sau, thông tin mới đến được với công chúng. Đã quá tải với công việc chuyên môn, các bác sĩ còn phải đau đầu với đủ loại báo cáo.
Thêm vào đó, các doanh nghiệp và người lao động thường phàn nàn về một vấn đề mà họ gặp phải trong thời gian giãn cách xã hội để phòng dịch bệnh. Trường hợp một nhân viên làm việc tại nhà, nhưng nếu muốn được chấm công thì phải nộp bản thống kê bằng giấy, có dấu hanko cá nhân và đích thân đến văn phòng để nộp. Tương tự như vậy, khi thực hiện giao dịch giữa các doanh nghiệp hoặc với chính phủ, việc sử dụng con dấu hanko vẫn là điều kiện bắt buộc.
Bộ trưởng phụ trách số hóa Hirai Takuya cho rằng, Covid-19 đã “vạch trần quá trình kỹ thuật số hóa nửa vời” của Nhật Bản. Trong khi, Hàn Quốc chỉ mất 2 tuần để chi trả cứu trợ tiền mặt cho 97% hộ gia đình thì các khoản thanh toán của Nhật Bản phải mất đến hàng tháng. Nhiều trường hợp còn phải đến trực tiếp hoặc điền các dạng đơn viết tay.
Buộc phải thay đổi
Ngay từ năm 2001, Nhật Bản đã công bố chiến lược số hóa các dịch vụ hành chính công với mục tiêu có thể công nhận các văn bản điện tử có giá trị như văn bản giấy vào năm 2003. Chính phủ cũng kỳ vọng kế hoạch sẽ giúp đưa đất nước trở thành “quốc gia có công nghệ thông tin tiên tiến nhất thế giới” vào năm 2005. Tuy nhiên, các mốc thời gian đã trôi qua nhưng mục tiêu vẫn không đạt được. Những bất cập xảy ra trong thời buổi đại dịch bùng phát càng khiến cho các quan chức nước này như tỉnh giấc mộng dài.
Tháng 7.2020, chính phủ của cựu Thủ tướng Shinzo Abe cam kết sẽ số hóa tất cả các hoạt động chính phủ trong vòng một năm. Bốn hiệp hội doanh nghiệp hàng đầu cũng thúc giục chính phủ thay đổi các quy định về sử dụng con dấu hanko, nộp hồ sơ trực tiếp… đối với khoảng 110 thủ tục hành chính.
Quyết liệt hơn cả, ngay sau khi nhậm chức, tân Thủ tướng Yoshihide Suga đã tuyên bố với quyết tâm cao: “Cải cách hành chính sẽ là trọng tâm của chính phủ mới”. Thủ tướng Suga coi số hóa các hoạt động chính phủ là một trong những ưu tiên hàng đầu. Ông chỉ ra rằng, nền kinh tế thứ ba trên thế giới đang bị nhiều nước châu Á khác qua mặt trong công nghệ số. Trong cuộc họp nội các gần đây, tân Thủ tướng đưa ra chủ trương kiểm tra sự cần thiết của các con dấu, văn bản giấy trong hành chính. Nếu cần sẽ tiến hành sửa đổi luật và trình Quốc hội thông qua trong năm nay. Ông cũng đồng thời hướng tới loại bỏ dần con dấu hanko.
Bộ trưởng Cải cách hành chính Taro Kono đang là người chịu trách nhiệm chính về những nỗ lực tinh giản thủ tục giấy tờ ở Nhật Bản. Ông cho rằng, bước đầu tiên trong quá trình chuyển đổi số của chính phủ là “chấm dứt thói quen giấy tờ” cổ xưa. Máy fax, thiết bị chủ yếu của các văn phòng, cũng được đưa vào tầm ngắm. Hiện tại, gần 15.000 thủ tục hành chính cần đến con dấu hanko. Tuy nhiên, theo ông Kono, quá trình cải cách sẽ khiến các thủ tục cần đến con dấu xác nhận từ chính quyền địa phương sẽ chỉ còn 83, nghĩa là giảm đến hơn 99% số thủ tục cần dấu xác nhận. Việc hạn chế dấu hanko cũng sẽ giúp Nhật Bản tiến tới loại bỏ dần máy fax.
Ngày 9.2 vừa qua, Nội các Nhật Bản đã thông qua dự luật về thúc đẩy số hóa với trọng tâm là thành lập cơ quan chính phủ mới vào tháng 9 tới. Chính phủ hy vọng việc thiết lập cơ quan mới và nâng cấp hệ thống máy tính tại các cơ quan trung ương và địa phương sẽ giúp tăng chất lượng dịch vụ công sau nhiều năm. Theo kế hoạch, cơ quan này sẽ gồm 500 người, trong đó có hơn 100 kỹ sư công nghệ thông tin. Bộ trưởng phụ trách số hóa Hirai Takuya còn nêu khẩu hiệu “Chính phủ là một công ty khởi nghiệp”. Theo đó, ông đề cập đến việc tìm kiếm các nhân sự tài năng. Các kỹ sư sẽ được trả lương với mức cạnh tranh và được phép làm việc từ xa.
Có thể thấy, quyết tâm thay đổi cải cách hành chính cũng như thực hiện Chính phủ điện tử của Nhật Bản đang ở mức rất cao. Tuy nhiên, thách thức thay đổi hệ thống quốc gia không dễ dàng. Rất nhiều người vẫn bảo lưu quan điểm con dấu hanko được coi là “biểu tượng văn hóa của đất nước” và việc sử dụng con dấu truyền thống không nên bị xóa bỏ bởi hanko có thể cùng tồn tại song song với quá trình số hóa các thủ tục hành chính khác.
Ngoài ra, Nhật Bản đang đối mặt với tình trạng dân số già. Với 1/4 dân số trên 65 tuổi, việc thay đổi thói quen hành chính cũng không phải là điều dễ thực hiện. Từ bỏ một thói quen lâu ngày là điều khó, nhưng Thủ tướng Suga cũng nêu rõ, ưu tiên hàng đầu của chính phủ là số hóa bộ máy hành chính, cuối cùng là số hóa toàn xã hội.
