Hiện nay, việc thực hiện yêu cầu tương trợ tư pháp chủ yếu do tòa án nhân dân cấp tỉnh thực hiện. Tuy nhiên, do công tác xét xử của tòa án nhân dân cấp tỉnh đang trong tình trạng quá tải khi số lượng vụ việc tòa án giải quyết gia tăng hàng năm, nguồn nhân lực bị cắt giảm nên việc thực hiện yêu cầu tương trợ tư pháp của nước ngoài chưa nhận được sự quan tâm thích đáng. Từ đó, nhiều yêu cầu không được thực hiện hoặc chậm thực hiện, ảnh hưởng đến quyền và lợi ích của các bên liên quan. Nếu đề xuất này được thông qua thì đây không chỉ thể hiện nỗ lực của Việt Nam thực hiện điều ước quốc tế về lĩnh vực tương trợ tư pháp; mà còn góp phần giảm áp lực cho hệ thống cơ quan xét xử cấp tỉnh
Cụ thể, Dự thảo Thông tư quy định đối tượng thực hiện tống đạt giấy tờ của cơ quan nước ngoài là Văn phòng Thừa phát lại và các cơ quan, tổ chức, cá nhân Việt Nam, cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài tham gia hoạt động tống đạt giấy tờ thuộc phạm vi điều chỉnh của Thông tư. Để thực hiện nhiệm vụ này, Dự thảo Thông tư quy định chi tiết về cách thức lựa chọn và ký hợp đồng với Văn phòng Thừa phát lại thực hiện tống đạt giấy tờ của cơ quan nước ngoài.
Đây là nội dung mới, chưa được pháp luật quy định. Do đó, Dự thảo Thông tư quy định Bộ Tư pháp sẽ lựa chọn một hoặc một số Văn phòng Thừa phát lại thực hiện để tạo sự linh hoạt, có thể thay đổi phù hợp với điều kiện thực tế từng thời điểm mà không phải sửa đổi văn bản quy phạm pháp luật liên quan. Việc xác định số lượng Văn phòng Thừa phát lại thực hiện tống đạt dựa trên việc đánh giá số lượng yêu cầu và thực tiễn tống đạt giấy tờ của cơ quan nước ngoài tại các địa phương.
Việc giao cho Văn phòng Thừa phát lại thực hiện việc tống đạt các giấy tờ nước ngoài là một cơ chế hoàn toàn mới. Cụ thể, thay vì Bộ Tư pháp chuyển hồ sơ cho tòa án nhân dân cấp tỉnh thì sẽ chuyển văn bản trực tiếp cho Văn phòng Thừa phát lại thực hiện tống đạt. Hiện, Bộ luật Tố tụng dân sự đã quy định các phương thức tống đạt văn bản tố tụng của tòa án. Tuy nhiên, quá trình áp dụng còn nhiều vướng mắc, chủ yếu là về nghiệp vụ như quy trình niêm yết văn bản tố tụng, thời hạn để tính việc tống đạt văn bản đã hoàn thành, xác minh địa chỉ...
Khắc phục những vấn đề này, Dự thảo Thông tư quy định các bước tống đạt từ lúc nhận hồ sơ đến khi thực hiện và trả kết quả, đồng thời có các biểu mẫu biên bản giúp Văn phòng Thừa phát lại được lựa chọn áp dụng thống nhất, thuận tiện.
Như vậy, Dự thảo Thông tư đã hiện thực hóa chủ trương xã hội hóa trong lĩnh vực tư pháp. Tuy nhiên, để hoạt động này đúng khuôn khổ, tránh rủi ro pháp lý, thì vai trò của cơ quan nhà nước phải được chú trọng. Vai trò này thể hiện trước hết trong việc lựa chọn Văn phòng Thừa phát lại có uy tín, năng lực thực hiện công việc; sau đó là kiểm tra, đôn đốc quá trình thực hiện chủ trương xã hội hóa này.
Ở góc độ này, mặc dù Dự thảo Thông tư đã làm rõ trách nhiệm của Bộ Tư pháp đối với hoạt động lựa chọn tổ chức thực hiện tống đạt, ký hợp đồng và giám sát, kiểm tra việc thực hiện của tổ chức thực hiện tống đạt; cũng như quy định về quyền, nghĩa vụ của Thừa phát lại thực hiện tống đạt giấy tờ của tổ chức được chọn như nghĩa vụ vụ bảo mật thông tin, bảo quản hồ sơ… Việc giám sát, kiểm tra định kỳ của Sở Tư pháp, địa phương nơi Văn phòng Thừa phát lại hoạt động cũng cần được quan tâm, khi đây là những giấy tờ tư pháp có yếu tố nước ngoài.
