Thủ tục lập vi bằng được quy định như thế nào?

Luật sư Nguyễn Văn Điệp, Đoàn Luật sư TP. Hà Nội tư vấn như sau:

Quy định về thủ tục lập vi bằng

Theo quy định Điều 39, Nghị định số 08/2020/NĐ-CP về thủ tục lập vi bằng như sau:

- Thừa phát lại phải trực tiếp chứng kiến, lập vi bằng và chịu trách nhiệm trước người yêu cầu và trước pháp luật về vi bằng do mình lập. Việc ghi nhận sự kiện, hành vi trong vi bằng phải khách quan, trung thực.

+ Trong trường hợp cần thiết, Thừa phát lại có quyền mời người làm chứng chứng kiến việc lập vi bằng.

+ Người yêu cầu phải cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin, tài liệu liên quan đến việc lập vi bằng (nếu có) và chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp pháp của các thông tin, tài liệu cung cấp.

+ Khi lập vi bằng, Thừa phát lại phải giải thích rõ cho người yêu cầu về giá trị pháp lý của vi bằng. Người yêu cầu phải ký hoặc điểm chỉ vào vi bằng.

- Vi bằng phải được Thừa phát lại ký vào từng trang, đóng dấu Văn phòng Thừa phát lại và ghi vào sổ vi bằng được lập theo mẫu do Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định.

- Vi bằng phải được gửi cho người yêu cầu và được lưu trữ tại Văn phòng Thừa phát lại theo quy định của pháp luật về lưu trữ như đối với văn bản công chứng.

- Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày kết thúc việc lập vi bằng, Văn phòng Thừa phát lại phải gửi vi bằng, tài liệu chứng minh (nếu có) đến Sở Tư pháp nơi Văn phòng Thừa phát lại đặt trụ sở để vào sổ đăng ký. Trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được vi bằng, Sở Tư pháp phải vào sổ đăng ký vi bằng.

+ Sở Tư pháp xây dựng cơ sở dữ liệu về vi bằng; thực hiện đăng ký và quản lý cơ sở dữ liệu về vi bằng theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp.

Đăng ký vi bằng

Căn cứ Điều 30, Thông tư số 05/2020/TT-BTP quy định về đăng ký vi bằng như sau:

- Văn phòng Thừa phát lại gửi trực tiếp hoặc qua đường bưu chính 01 bộ vi bằng, tài liệu chứng minh (nếu có) về Sở Tư pháp nơi Văn phòng đặt trụ sở hoặc cập nhật vi bằng, tài liệu chứng minh (nếu có) vào cơ sở dữ liệu về vi bằng.

+ Trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được vi bằng hoặc kể từ ngày Văn phòng Thừa phát lại cập nhật vào cơ sở dữ liệu về vi bằng, Sở Tư pháp ghi vào sổ đăng ký vi bằng hoặc duyệt nội dung cập nhật trên cơ sở dữ liệu về vi bằng theo quy định tại Khoản 4, Điều 39 của Nghị định số 08/2020/NĐ-CP để theo dõi, quản lý việc lập vi bằng.

+ Trường hợp phát hiện vi bằng, tài liệu chứng minh vi phạm quy định của Nghị định số 08/2020/NĐ-CP thì Sở Tư pháp có quyền thanh tra, kiểm tra, xử lý vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật. Thừa phát lại, Văn phòng Thừa phát lại chịu trách nhiệm trước người yêu cầu lập vi bằng, trước pháp luật về nội dung, hình thức vi bằng đã lập.

-. Sở Tư pháp có thể lập sổ đăng ký vi bằng điện tử. Khi hết năm, Sở Tư pháp in, đóng thành sổ, thực hiện khóa sổ và thống kê tổng số vi bằng đã vào sổ đăng ký trong năm đó.

Cơ sở dữ liệu về vi bằng

Theo Điều 31, Thông tư số 05/2020/TT-BTP quy định về cơ sở dữ liệu về vi bằng

như sau:

- Cơ sở dữ liệu về vi bằng phải có các thông tin chính sau đây:

+ Tên Văn phòng Thừa phát lại; họ, tên Thừa phát lại lập vi bằng;

+ Họ, tên, địa chỉ người yêu cầu lập vi bằng; họ, tên người tham gia khác (nếu có);

+ Địa điểm, thời gian lập vi bằng; nội dung chính của sự kiện, hành vi được ghi nhận;

+ Thời gian cập nhật, duyệt nội dung cập nhật vi bằng, tài liệu chứng minh (nếu có) trên cơ sở dữ liệu;

+ Bản sao điện tử vi bằng, tài liệu chứng minh (nếu có);

+ Thông tin về việc vi bằng, tài liệu chứng minh vi phạm quy định của Nghị định số 08/2020/NĐ-CP và biện pháp xử lý, khắc phục (nếu có).

- Sở Tư pháp xây dựng cơ sở dữ liệu về vi bằng và ban hành quy chế quản lý, sử dụng cơ sở dữ liệu về vi bằng tại địa phương.

+ Cơ sở dữ liệu về vi bằng phải bảo đảm an toàn, bảo mật, thuận tiện trong quá trình quản lý, sử dụng và có khả năng kết nối với các Văn phòng Thừa phát lại tại địa phương.

+ Quy chế quản lý, sử dụng cơ sở dữ liệu về vi bằng phải quy định rõ trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan trong quản lý, sử dụng và chi phí quản lý, vận hành, sử dụng (nếu có).