Bộ Tư pháp vừa có Kết luận thanh tra số 60/KL-TTR về việc thanh tra đột xuất việc chấp hành các quy định pháp luật về công tác công chứng, chứng thực đối với Văn phòng Công chứng (VPCC) Dương Thái Hoàng (huyện Củ Chi, TP. Hồ Chí Minh).
Báo cáo không đầy đủ hồ sơ công chứng, chứng thực
Theo kết luận thanh tra (KLTT), VPCC Dương Thái Hoàng thực hiện việc báo cáo 6 tháng và báo cáo năm đúng thời hạn quy định của Điều 6 Thông tư 03/2019/TT-BTP ngày 30.3.2012 của Bộ Tư Pháp. Tuy nhiên, về số liệu báo cáo chưa chính xác.
Cục thể, theo báo cáo chính thức năm 2022 của VPCC gửi Sở Tư pháp ngày 17.1.2023: số công chứng bản dịch là 620 nhưng kiểm tra sổ công chứng bản dịch năm 2022, tổng số bản dịch đã công chứng là 310 hồ sơ; Số hồ sơ chứng thực chữ ký là 51.428, tuy nhiên kiểm tra sổ chức thực chữ ký/chứng thực điểm chỉ năm 2022, tổng số hồ sơ chứng thực đã ký là 15.704.
Việc báo cáo không chính xác về tổ chức hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng là hành vi vi phạm hành chính quy định tại điểm c khoản 1 Điều 16 Nghị định số 82/2020/NĐ-CP. Thành viên Đoàn Thanh tra lập biên bản về hành vi vi phạm này.
Sổ công chứng bản dịch năm 2022 và 2023, VPCC đã lập sổ như sổ do văn phòng lập thừa cột “Họ, tên, số giấy CMND/hộ chiếu của người yêu cầu chứng thực”; Thiếu cột “Họ tên người phiên dịch” theo Mẫu TP-CC-28 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BTP; Tên các cột mục ghi “…chứng thực” là không đúng quy định của Luật Công chứng; Không thực hiện việc khóa sổ và thống kê tổng số việc công chứng đã thực hiện trong năm; Người kỳ công chứng xác nhận, ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu theo quy định tại khoản 1 Điều 25 Thông tư số 01/2021/TT-BTP.
Đây là hành vi vi phạm hành chính quy định tại điểm d khoản 1 Điều 16 Nghị định số 82/2020/NĐ-CP ngày 15.7.2022 của Chính phủ.
Sổ công chứng hợp đồng, giao dịch năm 2022 và 2023 ký lập không đúng mẫu quy định ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BTP; VPCC lập sổ công chứng điện tử nhưng định kỳ hàng tháng không in và đóng thành sổ.
Công chứng hợp đồng nhưng không lưu hồ sơ
Cũng theo KLTT, Thanh tra Bộ Tư pháp có nhận được đơn của công dân tố cáo về việc em của người tố cáo là Nguyễn Hoàng Ph. (SN 1980), chủ sở hữu chiếc xe ô tô BKS 51F-457.xx, không ký kết bất kỳ giao dịch nào đối với tài sản là chiếc xe trên tại VPCC Dương Thái Hoàng. Người tố cáo yêu cầu kiểm tra vân tay, chữ ký và xác minh lại hồ sơ trên.
Đồng thời, người tố cáo cho biết VPCC Dương Thái Hoàng ký khống nhiều hợp đồng mua bán xe và nhà đất. Kèm theo đơn tố cáo là 2 bản photo hợp đồng: Hợp đồng số 1: Mua bán xe ô tô công chứng số 033532, quyền số 04/2022/TP-SCC/HĐGD, công chứng tài sản xe ô tô nói trên ngày 16.11.2022; Hợp đồng số 2: Mua bán xe số công chứng 034317 quyển số 04/2022/TP-SCC/HĐGD mua bán xe máy mang biển số 51S9-8557, công chứng ngày 28.11.2022.
Theo kết quả kiểm tra, hồ sơ công chứng 033532 quyển số 04/2022 nói trên là hợp đồng hủy bỏ hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất (không có tài sản gắn liền với đất, không phải là hợp đồng mua bán xe); Hồ sơ công chứng số 034317 quyển số 04.2022 là giấy ủy quyền, không phải là hợp đồng mua bán xe.
Công chứng viên Dương Thái Hoàng xác nhận 2 hợp đồng trên là hợp đồng của VPCC Dương Thái Hoàng, chữ ký trong văn bản công chứng là của Công chứng viên Dương Thái Hoàng và Hoàng Ngọc Tuyết, dấu trong văn bản công chứng là dấu của VPCC Dương Thái Hoàng. Đoàn thanh tra yêu cầu VPCC xuất trình hồ sơ gốc nhưng VPCC không lưu hồ sơ của 2 hợp đồng này.
Thanh tra xác định: Việc không lưu trữ hồ sơ công chứng là hành vi vi phạm hành chính quy định tại điểm i khoản 4 Điều 16 Nghị định số 82/2020/NĐ-CP.
Với các lỗi vi phạm trên,VPCC Dương Thái Hoàng và công chứng viên bị phạt tổng số tiền 145 triệu đồng.
