Tổng Thư ký Quốc hội Bùi Văn Cường nêu rõ, Hội nghị Nghị sĩ trẻ toàn cầu là diễn đàn thường niên hết sức quan trọng, quy tụ các nghị sĩ trẻ từ khắp nơi trên thế giới cùng thảo luận về các vấn đề của thanh niên và các vấn đề cùng quan tâm, nâng cao năng lực cho thanh niên và nâng cao vị thế/uy tín của các nhà lãnh đạo trẻ. Việc Quốc hội Việt Nam đăng cai tổ chức Hội nghị là dịp để các nghị sĩ trẻ toàn cầu - những nhà lãnh đạo của các nước trong tương lai - biết đến Việt Nam, góp phần thúc đẩy nâng cao vị thế đất nước ta trên trường quốc tế.
Tổng Thư ký IPU Martin Chungong đánh giá cao năng lực tổ chức các sự kiện tầm cỡ quốc tế của Quốc hội Việt Nam, nổi bật là Đại hội đồng IPU-132 tại Hà Nội vào năm 2015; đồng thời nhấn mạnh, việc ký kết Thỏa thuận giữa Ban Thư ký IPU và Quốc hội Việt Nam về Phương thức tổ chức Hội nghị Nghị sỹ trẻ toàn cầu lần thứ 9 nhân dịp Đại hội đồng IPU-146 thể hiện cam kết của Việt Nam trong việc tham gia tích cực và có trách nhiệm vào các hoạt động của IPU.
Theo Thoả thuận vừa được hai Tổng Thư ký ký kết, Hội nghị dự kiến sẽ diễn ra trong 2 ngày (khoảng từ 15-20.9.2023), thời gian cụ thể sẽ được Việt Nam và Ban Thư ký IPU thống nhất ít nhất 5 tháng trước khi diễn ra Hội nghị. Địa điểm tổ chức Hội nghị do Việt Nam đề xuất và được sự nhất trí của Ban Thư ký IPU, sau khi phía Việt Nam trình bày trực tuyến các thông tin về địa điểm tổ chức (thành phố và các vùng lân cận), cơ sở vật chất, phòng Hội nghị và các phòng họp liên quan (cung cấp sơ đồ, sơ đồ mặt bằng và hình ảnh). Chủ đề Hội nghị sẽ do Ban Thư ký IPU và Việt Nam quyết định, đề xuất với Ban Lãnh đạo Diễn đàn Nghị sĩ trẻ ít nhất 6 tháng trước khi diễn ra Hội nghị.
Về số đại biểu tham dự Hội nghị dự kiến không vượt quá 300 người. Tất cả các Nghị viện thành viên và các tổ chức liên kết của IPU sẽ được mời cử đoàn nghị sĩ trẻ (dưới 45 tuổi) tham dự Hội nghị. Theo quy định, số lượng nghị sĩ trong mỗi đoàn không vượt quá 4 người. Nghị viện lưỡng viện có thể đăng ký tối đa 8 nghị sĩ. Khuyến khích các nghị viện cử những nghị sĩ trẻ nhất tham dự Hội nghị. Các nghị viện cần đảm bảo cân bằng về giới và giới hạn về độ tuổi trong thành phần đoàn. Nước chủ nhà không bị giới hạn số lượng đại biểu nghị sĩ trẻ tham dự.
Ban Thư ký IPU sẽ mời một nhóm quan sát viên thường trực của IPU công tác trong lĩnh vực trao quyền cho thanh niên và/hoặc liên quan đến chủ đề của Hội nghị. Ban Thư ký IPU có thể lựa chọn và mời một nhóm nhỏ gồm tối đa 10 tổ chức thanh niên khu vực hoặc quốc tế tham dự Hội nghị. Các quan sát viên của IPU và các tổ chức thanh niên được lựa chọn nên có tối đa 2 đại diện tham dự. Nước chủ nhà có thể lựa chọn và mời một nhóm gồm không quá 20 nhà lãnh đạo cộng đồng trẻ, nhà lãnh đạo chính trị trẻ, doanh nhân trẻ, nghệ sĩ trẻ và/hoặc đại diện của các tổ chức thanh niên địa phương/quốc gia, với sự đồng ý của Ban Thư ký IPU.
Ban Thư ký IPU sẽ lựa chọn và mời một nhóm tối đa 10 chuyên gia/báo cáo viên tham gia Hội nghị với vai trò diễn giả để trình bày các chủ đề trong chương trình Hội nghị và thảo luận với các đại biểu. Các chuyên gia quốc tế được mời là diễn giả của Hội nghị được phép tham dự trực tuyến hoặc bằng thông điệp ghi hình nếu không thể đến và tham dự Hội nghị trực tiếp. Ban Thư ký IPU sẽ đảm bảo sự cân bằng giữa các diễn giả tham gia trực tiếp và trực tuyến.
Ban Thư ký IPU cũng sẽ chọn một nhóm nghị sĩ trẻ để đóng góp cho các tiểu ban của Hội nghị, trình bày các chủ đề trong chương trình nghị sự của Hội nghị và tham gia tranh luận cùng các đại biểu. Về nguyên tắc, mỗi phiên thảo luận chuyên đề của Hội nghị sẽ có ít nhất một nghị sĩ trẻ đóng vai trò là diễn giả. Cần đảm bảo sự cân bằng về giới tại các phiên thảo luận chuyên đề của Hội nghị. Thành viên Ban Lãnh đạo Diễn đàn Nghị sĩ trẻ IPU sẽ chủ trì phiên thảo luận chuyên đề.
Trong trường hợp Ban Lãnh đạo Diễn đàn Nghị sĩ trẻ IPU không đủ số lượng thành viên tại một Hội nghị nhất định, có thể mời cựu thành viên Ban Lãnh đạo hoặc nghị sĩ trẻ của Quốc hội nước chủ nhà chủ trì các phiên họp. Một thành viên Ban Lãnh đạo Diễn đàn Nghị sĩ trẻ và một nghị sĩ trẻ của Quốc hội nước chủ nhà sẽ có vai trò đồng báo cáo và trình bày Văn kiện kết quả của Hội nghị tại phiên bế mạc. Việc lựa chọn hai báo cáo viên này cũng cần đảm bảo bình đẳng giới.
Đại biểu có thể thực hiện đăng ký tham dự thông qua các mẫu đăng ký hoặc hệ thống đăng ký trực tuyến do Ban Thư ký IPU cung cấp. Ban Thư ký IPU và Quốc hội nước chủ nhà chỉ sử dụng dữ liệu trong phạm vi Hội nghị toàn cầu và các hoạt động trực tiếp của IPU để bảo mật dữ liệu của những người đăng ký.
Thoả thuận cũng đề cập chi tiết các nội dung, nhiệm vụ của Ban Thư ký IPU và Quốc hội Việt Nam để bảo đảm tổ chức thành công Hội nghị.
