Mặc dù chưa từng tham gia trực tiếp vào các hoạt động cứu trợ ở Việt Nam nhưng tôi từng có một đồ án riêng làm việc cùng Cao ủy Liên Hợp Quốc về tị nạn (UNHCR) tại Đức. Sau một thời gian làm quy hoạch tổng thể và điều phối dự án cùng chuyên gia, tôi nhận thấy rằng quy trình xử lý khủng hoảng nhân đạo của họ rất chặt chẽ. Cần thấy rằng, việc phát hành ra quy trình chuẩn là rất quan trọng, hiển nhiên nếu "quy trình" không hợp lý thì việc làm theo nó không có ý nghĩa gì cả.
Thông qua một đồ án thiết kế, cá nhân tôi rút ra được 3 vấn đề đặc biệt quan trọng đối với cứu trợ nhân đạo mà nếu không làm, ta sẽ không ý thức về sự tồn tại của nó.
Thiết kế phân phối
Cần lưu tâm rằng hàng cứu trợ có 2 loại, thức ăn và hàng hóa phi thức ăn. Trong các tình huống khẩn cấp, người ta luôn có ít hơn số lượng quần áo, chăn màn cần có, thậm chí không có bất kỳ đồ dùng cá nhân nào. Ngoài thực phẩm ra, họ cần một số lượng các đồ dùng phi thực phẩm để tồn tại hoặc trú ẩn, như áo phao, lều, chăn chiếu ngủ, đồ dùng nấu nướng, nhiên liệu và các đồ vệ sinh như xô, chậu, vải, xà phòng... Trong nhiều tình huống, gói phi thực phẩm cần đến trước. Để có được danh mục này, trước tiên cần khảo sát và lập kế hoạch dựa trên thực tế hiện trường.
Đối với tiêu chuẩn khảo sát, phải lưu ý rằng tất cả những người trong diện cứu trợ đều được tham gia vào để thiết kế hệ thống phân phối. Thêm vào đó, ta không được đặt ra bất cứ giả định nào về quy mô, cấu trúc, hay nhu cầu của người nhận cứu trợ. Ví dụ như không được nghĩ là họ chỉ đói, vì có thể cái mà họ đang thiếu nhất lại là nước sạch và nhu cầu vệ sinh. Khảo sát và thiết kế phân phối phải là hoạt động thực địa. Đó là lý do vì sao ta thấy các nhóm làm việc trên hiện trường rất vất vả để đánh giá nhu cầu thực của cộng đồng.
Khi thiết kế hệ thống điều phối, phải coi nó là một quá trình thúc đẩy sự tự lực, sinh kế, lâu bền và giảm lệ thuộc. Ví dụ như hôm đầu tiên anh phát lương khô cứu đói có tính tức thời, không cần khảo sát, thì hôm thứ hai anh phải phát cho người ta bếp và gia vị, hôm thứ ba anh phát gạo, thực phẩm để họ tự lực, tự chủ. Chứ không phải là phát lương khô và mì gói liền 3 hôm, đến hôm thứ 4 mà hàng đến chậm là đói.
Có nghĩa là tăng cường các giải pháp lâu bền, điều này làm giảm áp lực cho chính hệ thống phân phối lẫn người nhận cứu trợ. (Dự án "Nhà Chống Lũ" ở ta là một ví dụ về giải pháp lâu bền).
Phân tích tình huống
Khi thiết lập cơ chế phối hợp, ta phải cân nhắc xem tình huống mà mình đang đối diện là gì, chiến tranh, thiên tai, thảm họa…
Mạng lưới thông tin cơ bản về dân số cần được lập với nhu cầu cụ thể theo vị trí. Tại đây, ta áp dụng thu thập thông tin theo chuẩn 3W (Who’s doing What?, Where? - Ai đang Làm gì và Ở đâu?). Các thông tin này cần được lập và theo dõi định kì. Dựa vào bản đồ này, ta theo dõi luồng lưu chuyển của hàng thực phẩm và phi thực thẩm bằng cách chồng hai bản đồ (cập nhật theo ngày, tuần) lên nhau.
Một điểm quan trọng của mạng lưới này đó là cần xem xét tiền sử sử dụng vật tư trong quá khứ của địa phương đó để có đáp ứng tốt nhất trước khủng hoảng (về nguồn gốc, văn hóa, bản chất). Khi lập mạng thông tin, cần tỉnh táo nhìn ra những vùng trống thông tin và phải xác định được các khu vực ưu tiên.
Khi lập mạng lưới thông tin cần đặc biệt lưu ý về độ bình đẳng. Tất cả người nhận cứu trợ đều phải hưởng lợi bình đẳng từ việc phân phối hàng hóa dựa trên nhu cầu của họ. Điều này nghe có vẻ như thuần túy sách vở, trên thực tế nó là bảo đảm về an ninh tốt nhất triên hiện trường. Các vấn đề tranh giành, cướp bóc hàng hóa có thể xảy ra bên trong khu dân sự, dựa trên sai sót về điều phối thiếu cân bằng. Tâm lý của con người trong vùng cứu trợ phải được lưu tâm và giữ họ trong một trạng thái ít nhiễu động, cân bằng nhất có thể.
Chúng ta từng sửng sốt khi thấy người Nhật bình tĩnh xếp hàng nhận cứu trợ và cho rằng đó là “tinh thần dân tộc”. Không phải vậy, họ bình tĩnh vì họ biết rằng mình sẽ đến lượt và sẽ được bình đẳng. Họ có niềm tin vào hệ thống cứu trợ bài bản. Đừng mang chủ nghĩa dân tộc vào các cộng đồng này và mặc nhiên coi rằng họ phải có.
Độ tin cậy và chiến dịch tuyên truyền
Một phần không thể thiếu trong thiết kế hệ thống đó là phải đánh giá được năng lực của chính quyền địa phương. Việc thương mại hóa hàng cứu trợ diễn ra ở mọi nơi, mọi nền văn hóa, mọi loại con người, màu da, độ tuổi. Do đó tuyệt đối không bao giờ được loại trừ vấn đề này ra dựa trên bất kỳ niềm tin mơ hồ nào.
Để thiết lập chế độ tin cây và thông tin, ta phải chỉ ra rất rõ ràng:
Thứ nhất, hàng phân phối là miễn phí (có nghĩa là việc mua bán nó dưới mọi hình thức đều là sai trái).
Thứ hai, phải bảo đảm rằng bất kỳ người nhận cứu trợ nào cũng có thể báo cáo bất kỳ hành vi lạm dụng nào của nhân viên điều phối.
Thứ ba, phải thông báo trước cho người nhận cứu trợ về những gì sẽ được phân phối, khi nào, như thế nào, và cho ai?
Thứ tư, không được trì hoãn phân phối ngay cả khi gặp khó khăn về hậu cần hay khan hàng, có thể áp dụng phân đoạn phân phối hoặc phân phối từng phần. Việc trì hoãn phân phối thường gây mất niềm tin nghiêm trọng nhất.
Chính sách hậu phân phối sau đó cũng cần được làm theo kiểu đến một vị trí ngẫu nhiên để kiểm tra, phỏng vấn để lấy ý kiến cộng đồng. Ngay cả khi hoạt động thương mại hóa hàng cứu trợ diễn ra giữa lòng cộng đồng nhận cứu trợ, cũng phải nhìn thẳng vào nó một cách công tâm.
Nói tóm lại, để thực hiện rốt ráo 3 điểm đã trình bày, ta thấy hoạt động cứu trợ không đơn giản, nó cần có hệ thống thiết kế (Design System) và sức người (Human power). Nếu nỗ lực thực hiện theo quy trình, ta sẽ cần ít người hơn, hiệu quả hơn, chính xác hơn.
