Luật sư Hoàng Văn Chiển, Đoàn Luật sư TP. Hà Nội tư vấn như sau:
Công ty có phải chốt sổ bảo hiểm xã hội khi chấm dứt hợp đồng lao động không?
Theo Điều 48, Bộ luật Lao động năm 2019 quy định về trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động như sau:
- Trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên, trừ trường hợp sau đây có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày:
+ Người sử dụng lao động không phải là cá nhân chấm dứt hoạt động;
+ Người sử dụng lao động thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế;
+ Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập; bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp, hợp tác xã;
+ Do thiên tai, hỏa hoạn, địch họa hoặc dịch bệnh nguy hiểm.
- Tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, trợ cấp thôi việc và các quyền lợi khác của người lao động theo thỏa ước lao động tập thể, hợp đồng lao động được ưu tiên thanh toán trong trường hợp doanh nghiệp, hợp tác xã bị chấm dứt hoạt động, bị giải thể, phá sản.
- Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:
+ Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;
+ Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả.
Đồng thời, theo khoản 5, Điều 21, Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 quy định người sử dụng lao động phải có trách nhiệm phối hợp với cơ quan BHXH trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.
Như vậy, theo quy định nêu trên khi người lao động nghỉ việc, công ty có trách nhiệm xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động (nói cách khác là chốt sổ BHXH).
Xử phạt như thế nào đối với công ty không hoàn thành thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội?
Căn cứ theo khoản 2, Điều 12, Nghị định số 12/2022/NĐ-CP quy định phạt tiền đối với người sử dụng lao động không hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác đã giữ của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật theo một trong các mức phạt sau đây:
- Từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động;
- Từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động;
- Từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với vi phạm từ 51 người đến 100 người lao động;
- Từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với vi phạm từ 101 người đến 300 người lao động;
- Từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với vi phạm từ 301 người lao động trở lên.
Ngoài ra, buộc người sử dụng lao động hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại những giấy tờ khác đã giữ của người lao động cho người lao động đối với hành vi không hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy khác đã giữ của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động.
