Tống đạt văn bản tố tụng trong tố tụng dân sự được hiểu là việc các cơ quan tiến hành tố tụng (Viện Kiểm sát, tòa án) giao các tài liệu, giấy tờ, các quyết định như: giấy triệu tập, quyết định đưa vụ án ra xét xử, quyết định đình chỉ, tạm đình chỉ, hoãn phiên tòa… cho đương sự. Để bảo đảm thời gian theo luật định của các quá trình tố tụng khác, thì các văn bản tố tụng của tòa án phải được tống đạt một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác đến đương sự.
Tuy nhiên, vì không quy định cụ thể thời hạn để cơ quan tố tụng thực hiện việc tống đạt các văn bản tố tụng nên đương sự nhận được quyết định của tòa án sớm hay muộn hoàn toàn phụ thuộc vào ý chí của người có nghĩa vụ tống đạt văn bản tố tụng và thường thư ký tòa án sẽ quyết định việc này. Điều này, vô hình trung pháp luật đã tạo ra kẽ hở để công chức tư pháp gây khó dễ cho đương sự. Thực tiễn cho thấy, đương sự hoặc người đại diện theo pháp luật phải liên hệ với thư ký tòa để biết ngày vụ án xét xử. Đó là chưa kể trong các trường hợp hoãn phiên tòa, mở lại phiên tòa… bị gửi chậm; đương sự ở xa, không bố trí thu xếp được thời gian để tham gia phiên tòa… dẫn đến kéo dài thời gian tố tụng. Hiện nay, một phần văn bản tống đạt cũng đã được chuyển giao cho thừa phát lại, song cũng không có quy định cụ thể thời gian phải tống đạt.
Nhiều chuyên gia pháp lý cho rằng, pháp luật tố tụng dân sự mặc dù quy định khá chặt chẽ về chủ thể thực hiện, phương thức, tính hợp lệ nhưng lại không quy định thời hạn cấp, tống đạt văn bản giấy tờ là một lỗ hổng lớn. Đặc biệt, không chỉ riêng tố tụng dân sự mà tố tụng hình sự, hành chính cũng không có bất cứ một quy định nào liên quan đến thời hạn cấp tống đạt thông báo văn bản tố tụng.
Vì thế, không thể kết luận, đánh giá chất lượng việc làm để xử lý trách nhiệm. Hơn nữa, tại Điều 22, Quyết định số 120/QĐ- TANDTC của Tòa án Nhân dân Tối cao quy định việc “Thiếu trách nhiệm trong khi thực hiện quy định về cấp, giao, gửi hoặc thông báo các quyết định, văn bản tố tụng theo quy định của pháp luật, gây ảnh hưởng đến quyền, lợi ích hợp pháp của đương sự; bị cáo, người bị kết án, người bị hại, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan” của thư ký tòa án bị xử lý bằng hình thức kiểm điểm trước đơn vị. Vậy, như thế nào được coi là “thiếu trách nhiệm” trong việc tống đạt văn bản tố tụng mà “gây ảnh hưởng đến quyền, lợi ích hợp pháp của đương sự” - việc chậm tống đạt văn bản có được xem là hành vi thiếu trách nhiệm?
