Dự án Nghị viện không giấy tờ
Các thành viên và lãnh đạo Nghị viện Namibia nhận thức sâu sắc về việc lãng phí giấy tờ. Bằng chứng là hàng núi giấy tờ bỏ lại sau mỗi phiên họp. Để giải quyết tình trạng này, một nhóm làm việc gồm các nhân viên cấp cao của Văn phòng Nghị viện và các thành viên đã làm việc để đưa ra đề xuất về phòng kỹ thuật số đầu tiên. Sau dự án này đã được triển khai.
Vào năm 2020, trong bối cảnh đại dịch Covid-19 hoành hành khiến các hoạt động của cơ quan lập pháp bị đình trệ, Nghị viện đã triển khai “hệ thống quản lý phiên họp kỹ thuật số toàn diện”. Hệ thống này nhằm hỗ trợ Nghị viện tiến hành các phiên họp không giấy tờ, theo đó, toàn bộ tài liệu liên quan đến dự luật, các báo cáo, biên bản, dự thảo bài phát biểu và mọi tài liệu khác, bình thường được in ra phát cho các nghị sĩ, giờ đây sẽ được chuyển đến từng nghị sĩ bằng file mềm.
Việc triển khai dự án mới bên cạnh quá trình trang bị hệ thống công nghệ thông tin và những vấn đề kỹ thuật, còn bao gồm cả các chương trình nhằm hỗ trợ và chuẩn bị cho các thành viên nghị viện làm quen với phương thức làm việc mới. Vaapi Kaenda, Quản trị viên hệ thống tại Nghị viện Namibia cho biết, các nghị sĩ đã nắm bắt rất nhanh chóng và học cách làm việc với hệ thống mới thông qua đào tạo chuyên sâu. Việc các thành viên tham gia ngay từ khi bắt đầu dự án và được làm quen, tập luyện đầy đủ ở mọi bước đã giúp ích rất nhiều. Ông Vaapi Kaenda cho biết, các nghị sĩ hiện tại đã vô cùng tự tin khi làm việc với hệ thống mới. Và mặc dù hiện tại Nghị viện Namibia mới vận hành phiên họp không giấy tờ nhưng các nghị sĩ đã lên tiếng để kêu gọi thúc đẩy các mô hình tương tự cho các cuộc họp của ủy ban để giúp giảm thiểu rác thải giấy.
Tiết kiệm và “xanh” hơn
Nhìn vào chi phí in ấn, có những khoản tiết kiệm rất lớn. Đối với nhân viên Văn phòng, gánh nặng phải in 104 lần cho 104 nghị sĩ mỗi tài liệu đã giảm bớt đáng kể.
Tác động đối với công chúng cũng như đối với tính kết nối của nghị viện cũng rất đáng kể. Việc triển khai phiên họp kỹ thuật số đã tạo điều kiện cho việc phát sóng trực tiếp tất cả các nội dung họp trên các nền tảng trực tuyến và mạng xã hội vốn đang rất thịnh hành hiện nay như Facebook và YouTube. Điều này được coi là bước tiến bộ của Nghị viện Namibia bởi trước đó, các kênh truyền hình và các hãng truyền thông thường chỉ phát sóng các phần của phiên họp. Giờ đây, các kênh TV tương tự đều có thể kết nối và sử dụng nguồn cung cấp dữ liệu kỹ thuật số chuẩn HD mà phòng Dịch vụ Kỹ thuật số của Nghị viện cung cấp.
Hướng tới một nghị viện kết nối hơn
Nghị viện Namibia đang nghiên cứu một dự án để hỗ trợ các cuộc họp kết hợp offine và online, để tạo điều kiện cho cơ quan lập pháp có thể nhóm họp mọi lúc, mọi nơi bất kể có khủng hoảng hay đại dịch hay không. Ngoài ra, Nghị viện cũng đang phát triển một app (ứng dụng) của Nghị viện dành riêng cho các nghị sĩ để hỗ trợ các cuộc họp và làm việc từ xa, đồng thời tận dụng cơ hội này để giới thiệu tính năng tương tác công khai giữa nghị sĩ và cử tri có tên là “Tiếng nói Namibia”.
Cơ quan phụ trách kỹ thuật số của Nghị viện cho biết, họ đang nỗ lực để thúc đẩy những thay đổi, lắng nghe tích cực những phản hồi của người dùng cuối và làm cho hệ thống trở nên thân thiện với người dùng. Quá trình trên là một phần của kế hoạch chuyển đổi số hướng đến một Nghị viện số hóa của Namibia.
