Quy định của Luật Dân nguyện nêu rõ: đơn dân nguyện có thể do cá nhân, một nhóm công dân, tổ chức phi chính phủ, chủ doanh nghiệp, công đoàn và công ty chuyên nghiệp, hiệp hội và quỹ nộp lên Thượng viện, vì lợi ích của công chúng nói chung hoặc vì lợi ích của chính mình, hoặc vì lợi ích của một bên khác - khi có sự đồng ý bằng văn bản của bên đó. Để khuyến khích người dân bày tỏ nguyện vọng, luật quy định đơn dân nguyện được gửi hoàn toàn miễn phí.
![Một cuộc họp của Thượng viện Ba Lan. Nguồn: Wiki Một cuộc họp của Thượng viện Ba Lan. Nguồn: Wiki](https://cdn.daibieunhandan.vn/images/90a3a65077cdae5c9bc2bd7a56707ff47410a38293d01f180aafcf7aad97097068966ffcbec8104710bcee7a0c6e7fde431f8b85fc1e9caf0fec3bb39bad68cebc97113bf2397e23eacafad75cbbf428/1920px-i-posiedzenie-senatu-ix-kadencji-01.jpg)
Một cuộc họp của Thượng viện Ba Lan. Nguồn: Wiki
Đạo luật nêu rõ, đơn dân nguyện có thể được gửi đến Thượng viện bằng hình thức văn bản giấy hay thư điện tử qua sổ đăng ký, qua e-mail (petycje@senat.gov.pl) hoặc sổ đăng ký điện tử.
Các đơn dân nguyện gửi đến Thượng viện có thể bao gồm các kiến nghị đề xuất liên quan đến một sự việc cụ thể, thường là đề xuất sửa đổi luật, nằm trong phạm vi và thẩm quyền của Thượng viện.
Văn phòng Phân tích và Dân nguyện
Sau khi đơn dân nguyện được gửi tới Thượng viện, sẽ được chuyển tới Văn phòng Phân tích và Dân nguyện của Thượng viện, nơi phân tích về hình thức và pháp lý để bảo đảm đơn được đệ trình theo đúng tiêu chuẩn, yêu cầu, đáp ứng những quy định của pháp luật.
Sau đó, bản sao kỹ thuật số của đơn sẽ được công bố ngay trên website của Thượng viện (http://www.senat.gov.pl/petycje/) cùng với ngày nộp, họ tên của người nộp đơn (nếu người nộp đồng ý tiết lộ thông tin) hoặc tên khác khi đơn dân nguyện thay mặt gửi.
Đối với các đơn dân nguyện đáp ứng các tiêu chuẩn theo luật định, Văn phòng Phân tích và Dân nguyện của Thượng viện đưa ra thông báo về đơn dân nguyện: bao gồm mô tả về nội dung của đơn, yêu cầu và căn cứ của đơn, phân tích các quy định pháp lý chi phối nội dung đó và thông tin về bất kỳ hoạt động lập pháp tiềm năng nào liên quan đến nội dung đó.
Thông báo cũng bao gồm thông tin về các quy định của Tòa án Hiến pháp, tòa án thông thường và tòa án hành chính liên quan đến một số nội dung, liệt kê các biện pháp và động thái mà Chính phủ đã tiến hành đến nội dung kiến nghị.
Đính kèm thông báo là các tài liệu bao gồm bản sao của đơn và các tài liệu khác, các hành vi pháp lý có liên quan, phán quyết và quyết định của tòa án (nếu có), dự thảo luật và ấn phẩm hoặc thông tin về các hành động trước đây đã thực hiện để phản hồi các đơn dân nguyện.
Nếu Chủ tịch Ủy ban Dân nguyện quyết định rằng Thượng viện không có thẩm quyền xem xét đơn dân nguyện, đơn sẽ được chuyển đến cơ quan có thẩm quyền trong 30 ngày kể từ ngày nhận đơn và người gửi đơn sẽ được thông báo về việc chuyển đơn này.
Quá trình xem xét tại Ủy ban Dân nguyện
Sau khi đơn dân nguyện được Thượng viện tiếp nhận, Chủ tịch Thượng viện chuyển toàn bộ đơn thư cho Chủ tịch Ủy ban Dân nguyện. Sau đó Chủ tịch Ủy ban Dân nguyện sẽ đưa từng đơn dân nguyện ra trước cuộc họp của Ủy ban. Nội dung của từng đơn gửi cho các thành viên của Ủy ban và được công bố trên website của Thượng viện.
Tại cuộc họp của Ủy ban, Chủ tịch Ủy ban phân phát cho các thành viên các tài liệu liên quan đến đơn dân nguyện cụ thể cần được xem xét và thảo luận. Thông thường, một số đơn, thường là 6 đến 10 đơn được xử lý trong mỗi cuộc họp. Trong một số trường hợp, các cuộc thảo luận về cùng một kiến nghị có thể kéo dài trong hai hoặc ba cuộc họp khi Ủy ban yêu cầu các thành viên và những người liên quan cho ý kiến và đưa ra lập trường về những nội dung được đưa ra trong kiến nghị cũng như chờ phản hồi.
Trong số những người tham gia thảo luận có các thượng nghị sĩ thuộc Ủy ban Dân nguyện, các thượng nghị sĩ không phải là thành viên của Ủy ban Dân nguyện nhưng quan tâm đến chủ đề được nêu trong kiến nghị, người kiến nghị (nếu được yêu cầu), đại diện của các tổ chức khác quan tâm đến chủ đề của kiến nghị và đại diện của các cơ quan nhà nước, đặc biệt là các bộ trong chính phủ có liên quan.
Các cuộc họp của Ủy ban Dân nguyện được phát trực tuyến qua trang web của Thượng viện và có thể phát lại sau cuộc họp. Tiến độ xử lý nội dung đơn dân nguyện cũng được ghi lại trong báo cáo và biên bản cuộc họp của Ủy ban.
Sau mỗi cuộc họp của Ủy ban Dân nguyện, mục Đơn dân nguyện trên trang web của Thượng viện sẽ cập nhật các thông tin về đơn dân nguyện đã được xem xét, các quyết định được đưa ra và các biện pháp mà cơ quan nhà nước đã thực hiện để đáp ứng nội dung đơn kiến nghị. Sau cuộc họp của Ủy ban Dân nguyện, người kiến nghị sẽ được thông báo về những biện pháp đã được thực hiện.
Sau khi Ủy ban Dân nguyện xem xét đơn dân nguyện và xác định rằng nội dung của đơn thuộc thẩm quyền của Thượng viện, Ủy ban có thể thực hiện một trong ba quyền hạn của mình: 1) gửi yêu cầu về sáng kiến lập pháp (sáng kiến nghị quyết) kèm theo dự thảo luật (dự thảo nghị quyết) cho Chủ tịch Thượng viện; 2) chuyển đơn dân nguyện đến cơ quan công quyền có thẩm quyền nếu nội dung của đơn nằm ngoài thẩm quyền của Thượng viện và thông báo cho Chủ tịch Thượng viện về việc chuyển đơn; 3) không có bất kỳ hành động nào nhưng phải thông báo cho Chủ tịch Thượng viện về lý do.
Ủy ban cũng cần thông báo cho người nộp đơn về những hành động đã thực hiện hoặc trong trường hợp không có hành động nào thì phải nêu rõ lý do.
Nguyên tắc kế thừa trong xử lý đơn dân nguyện
Một nguyên tắc quan trọng chi phối quá trình xử lý đơn dân nguyện là quá trình xử lý các đơn này không được gián đoạn; theo đó, các đơn dân nguyện phải được tiếp tục xử lý sau khi nhiệm kỳ mới của Thượng viện bắt đầu. Theo Điều 90g của Nội quy và Quy chế của Thượng viện, toàn bộ đơn dân nguyện chưa được xử lý rốt ráo trước khi kết thúc nhiệm kỳ cũ của Thượng viện sẽ được Ủy ban Dân nguyện của nhiệm kỳ tiếp theo xem xét. Ủy ban Dân nguyện của nhiệm kỳ mới cũng có quyền gửi lại yêu cầu về sáng kiến lập pháp (sáng kiến nghị quyết) liên quan đến những nội dung trong đơn dân nguyện.
Quy định này chỉ áp dụng cho đơn dân nguyện, là một ngoại lệ đối với các thủ tục lập pháp tại Thượng viện, nơi các dự thảo luật và các dự thảo nghị quyết thường được áp dụng theo quy tắc về tính không liên tục. Quy tắc về tính không liên tục này cho phép những dự thảo luật hoặc dự thảo nghị quyết đang được xem xét ở Thượng viện khóa trước có thể không tiếp tục được xem xét ở Thượng viện khóa mới.
Ủy ban Dân nguyện có trách nhiệm gửi báo cáo tổng hợp hàng năm về đơn dân nguyện đã được xem xét lên Thượng viện (theo Điều 90f của Nội quy và Quy chế của Thượng viện) và, theo các quy định của Luật Dân nguyện, phải công bố "thông tin tổng hợp về đơn dân nguyện đã được xem xét trong năm" trên trang web của Thượng viện (trước ngày 30.6 hàng năm).