Nghiệp vụ thư viện trong “bối cảnh 4.0”

Lâu lâu, tôi mới ngồi làm việc trong thư viện. Thư viện này được cải tạo từ một nhà hành chính cũ của Thủ đô Berlin, phần không gian mới được khoét vào bên trong tòa nhà cũ xây bằng đá tạo ra một hội trường lớn, vây quanh đó là các sàn thoải dần xuống dạng đấu trường cho đến tầng hai - nơi được sử dụng làm không gian đọc và làm việc lớn. Thư viện này không phải là loại thư viện đại chúng, nó thiên về thư viện tra cứu hơn. Ngoài các điểm ngắm rất đẹp thì thư viện này có một điểm thú vị là khi đi vào nhà vệ sinh, người dùng không cần phải chạm vào bất cứ vật trung gian nào như tay nắm cửa, nút bấm dội nước hay là khăn lau tay, mọi thứ được tự động hóa, chắc vì người ta sợ tay bẩn sờ vào... hỏng sách. Công trình được cải tạo bởi một KTS nổi tiếng về nhà bảo tàng. Quả như người ta vẫn nói, thư viện chính là một bảo tàng sách. Nhìn chung, đây là một thư viện đẹp. 

Về vận hành, cũng giống như thư viện ở Thụy Sĩ hay bên Mỹ, thư viện này có kết nối với một hệ thống dữ liệu rất lớn, qua các cấp khác nhau, toàn Đức, toàn châu Âu, toàn thế giới. Nhờ khả năng kết nối đó mà các thư viện thuộc hệ thống có thể tối ưu hóa lưu trữ, tra cứu. Sách vở được luân chuyển luyên tục qua các cơ sở và giảm được diện tích kho sách. Người dùng chỉ cần yêu cầu thì 1 - 2 hôm sau là sách đã được chuyển thẳng về bàn làm việc rồi, rất tiện.

Lại nhớ tới những thư viện ở Việt Nam mà tôi từng ngồi. Nhìn vào các tháp chọc trời ở Hà Nội, Sài Gòn, ta có thể khẳng định Việt Nam thừa sức xây thư viện đẹp. Tuy nhiên hầu hết các thư viện đều được xây dựng mà thiếu vắng sự tham gia tư vấn của các cán bộ thư viện chuyên nghiệp, dẫn đến tình trạng lãng phí và kém hiệu quả. 

Ở Việt Nam, có một nhận thức rất sai lầm ở công tác nghiệp vụ thư viện. Hầu hết mọi người đều đánh giá quá thấp hoạt động này và cho rằng mình không liên quan. Trên thực tế, nghiệp vụ thư viện là thứ mà mọi người đều cần phải biết và thành thạo trong hoạt động lao động, sáng tạo ngày nay. Đối với một doanh nghiệp, nó là sự sắp xếp, phân loại các loại giấy tờ, sổ sách, các đầu việc, các tài nguyên đã qua sử dụng ở dự án cũ hoặc mới. Tôi đã từng chứng kiến tận mắt cách thức làm việc của một số công ty truyền thông, báo chí, quản lý của Việt Nam mà được coi là sáng tạo, có nhiều người trẻ và “cấp tiến’’. Qua quan sát, thấy rằng đa phần kiến thức nghiệp vụ thư viện đều rất yếu, tài liệu để rải rác khắp nơi, lẫn lộn, không có ngày tháng, không có số hồ sơ, các ấn phẩm trình bày kém khoa học, khó đánh giá và thẩm định. Điều này xảy ra ở mọi định dạng từ định dạng in cho đến định dạng số hóa, video, ảnh, nhạc, phim... Mỗi lần người làm việc tra cứu tài liệu để lấy thông tin, dẫn nguồn đều rơi vào bế tắc vì “không tìm được”. Mặc dù các cơ quan này đều có trang bị máy tính và các hệ thống tìm kiếm hiện đại nhưng thực tế là người ta không có nguồn lưu trữ nên cuối cùng thiết bị trở nên vô dụng. Đi đến các trường ĐH, thực sự nghiệp vụ thư viện của sinh viên rất kém, đa phần không quản lý được tài liệu của chính mình, ngày làm việc, các phiên bản làm việc, các bản thảo, các buổi thảo luận, các định dạng tài liệu đều không thống nhất (cái này chính tôi từng bị, nhưng là cách đây hơn chục năm). Việc đặt tên tài liệu và phân mục thì chắc là phải đợi đến lúc đi làm, may ra chỗ làm sẽ đào tạo các em, và họ đào tạo theo cách thức được kể ra ngay ở bên trên. Trên đời này không bao giờ có một nền giáo dục nào có thể phát triển mà thiếu vắng nghiệp vụ thư viện cả.

Việc đánh giá thấp nghiệp vụ thư viện đã tạo ra sự ngô nghê trong quy cách làm việc và hoạt động thực tiễn. Người ta rụt rè trước những giải pháp mà có thể người khác đã nghĩ ra từ cách đây 500 năm, một số người thì lại mạnh dạn đến mức tạo ra những “khái niệm” nghe rất “sang mồm” mà không biết rằng những khái niệm đó đều đã được định nghĩa ra bằng những từ ngữ cụ thể từ cách đây cả thế kỷ.

Hệ thống cơ sở dữ liệu là vậy, nó phải được chủ động thực hiện từ cá nhân tới tập thể, cho đến các cơ quan quản lý, bất kể độ tuổi hay vai trò trong xã hội. Đừng hy vọng các cơ quan quản lý sẽ làm tất cả, vì lực lượng của họ luôn luôn thiếu cả chất và lượng. Chính vì thế, việc xây dựng những thư viện (hoặc bảo tàng, nhà hát) to lớn với hạ tầng cơ sở hào nhoáng khắp nơi ở Việt Nam, phần đa đó chỉ là những “tòa nhà” chứ chưa phải là trung tâm tri thức, học tập.

Ngay cả bộ phận lưu trữ của các cơ quan tiếp dân, các UBND, các sở, ban, ngành đều được coi là thư viện, chứ không nhất thiết phải là các thư viện đại chúng. Nó có thể chứa tài liệu, thông tin của người dân, chứa các bản đồ, kế hoạch sử dụng đất, thông tin dự án... Vấn đề là khả năng tra cứu và xuất dữ liệu của các thư viện này rất yếu, dẫn đến việc không thể kết nối đến các trung tâm dữ liệu khác. 

Thư viện ngày nay nên được hiểu là một đối tượng cơ động như một chiếc máy tính, smartphone. Rõ ràng ai cũng có thể sở hữu, từ người bán rong vỉa hè cho đến học sinh, sinh viên, tiến sĩ, giáo sư… nhưng khai thác nó được đến đâu, truy cập được đến tầng cơ sở dữ liệu nào thì lại hoàn toàn phụ thuộc vào kĩ năng của người sử dụng máy và cái hệ thống mà thiết bị đó được kết nối. 

Đa phần các văn phòng lớn đều phải dựa vào nghiệp vụ thư viện để định ra chiến lược phát triển và dấu ấn thiết kế của các văn phòng trong bối cảnh mà nhân sự thường xuyên có sự thay đổi ở mọi cấp độ. Với những văn phòng mà nhân sự rất đa dạng thì điều duy nhất bảo đảm cho sự phát triển và cá tính vốn có của văn phòng đó được duy trì và phát triển là nằm ở nghiệp vụ thư viện. 

Một thư viện đẹp, cổ kính, sang trọng và tiện nghi như tôi kể trên, xét cho cùng chỉ là “phần nổi của tảng băng” mà thôi. Ẩn phía dưới nó là sự tích lũy, vốn liếng tri thức hàng thế kỷ được nâng niu trân trọng, bảo vệ dưới những chế độ tốt nhất về chất lượng và ngặt nghèo nhất về quy trình. Tất cả đều là công sức của những người có nghiệp vụ thư viện. Thiết tưởng khoan nghĩ tới những từ “cách mạng 4.0” cao siêu, trước mắt hãy tập trung vào những nghiệp vụ căn bản nhất mà chúng ta đã tụt hậu hàng thế kỷ!