Biến thách thức thành cơ hội

Thay đổi phương thức nhóm họp

Theo các cuộc khảo sát tính đến tháng 6.2020, 14% nghị viện trên thế giới phải tạm dừng các cuộc họp; 36% tổ chức các cuộc họp hạn chế; 14% họp bình thường. Tỷ lệ hình thức cuộc họp trực tuyến hoặc kết hợp đã được áp dụng cho các phiên họp toàn thể là 17% và cho các cuộc họp ủy ban là 47%.

Các nghị viện không tổ chức họp cũng đưa ra nhiều lý do: 44% cho rằng việc tổ chức các phiên họp toàn thể trực tuyến là không cần thiết, hoặc vì họ dự định tiếp tục các cuộc họp trực tiếp; 10% khác không đưa ra lý do.

Đối với những nơi không tiến hành các phiên họp toàn thể từ xa, 37% số nghị viện viện dẫn các trở ngại về luật pháp hoặc hiến pháp (mặc dù một số quốc gia đã sửa đổi luật của họ một cách chính xác để cho phép áp dụng phương thức hội họp mới này). Trong khi 12% đưa ra lý do bảo mật để không cho phép họp từ xa, thì điều đáng kể là 27% cho rằng quyết định này là do thiếu công nghệ sẵn có và 10% là do thiếu nguồn lực tài chính. Ít nghị viện cảm thấy bị hạn chế trong việc tổ chức các cuộc họp ủy ban từ xa. Lý do được 22% số nghị viện đưa ra đơn giản là việc tổ chức các cuộc họp ủy ban từ xa là không cần thiết.

Hỗ trợ các cuộc họp từ xa

Khi một nghị viện quyết định áp dụng phương pháp làm việc trực tuyến và tiến hành các phiên họp ảo, thì thủ tục chính thức và quy trình thực tế sẽ khác. Các thành viên cần được tiếp cận kết nối internet đủ độ tin cậy và tốc độ cao, điều có thể gặp khó khăn ở các vùng sâu vùng xa hoặc vùng nông thôn. Chính vì vậy, cần có các hỗ trợ về kỹ thuật và tài chính cho các nghị sĩ để áp dụng phương thức làm việc mới này. Angola và Zambia đã sử dụng các công trình công cộng trong khu vực, bao gồm cả các văn phòng bầu cử, để phục vụ các nghị sĩ có thiết bị kỹ thuật cũng như kết nối internet cần thiết tại nhà. Các thành viên của Hạ viện Argentina đã sử dụng cơ sở vật chất của các cơ quan lập pháp khu vực. Tại Anh và Canada, các nghị sĩ được hướng dẫn về không gian và cấu hình phù hợp, bao gồm cả lắp đặt ánh sáng và phông nền.

Các nghị viện đã biến những khó khăn do đại dịch thành cơ hội để tăng cường hơn nữa cơ sở hạ tầng kỹ thuật số cho các cuộc họp từ xa. Ví dụ, Nghị viện Hy Lạp đã nâng cấp các biện pháp an ninh mạng và triển khai hệ thống chuyển giọng nói thành văn bản để tạo ra các biên bản họp nhanh chóng. Cách quản lý hồ sơ chính thức cho các cuộc họp từ xa cũng là vấn đề cần quan tâm. Tại Vương quốc Anh, bộ phận ghi biên bản chịu trách nhiệm nắm thông tin những nghị sĩ nào tham dự các cuộc họp của Hạ viện thông qua hội nghị truyền hình. Hạ viện ở Brazil ghi lại toàn bộ cuộc họp thông qua máy tính chuyên dụng kết nối với hệ thống Zoom được sử dụng trong các phiên họp toàn thể.

Hội nghị truyền hình

Trước đây, các ủy ban đã sử dụng các công cụ hội nghị truyền hình để tổ chức các phiên điều trần từ xa và lấy bằng chứng đối với một số nhân chứng không thể có mặt để tham dự phiên điều trần trực tiếp. Việc áp dụng phương thức làm việc từ xa cho công việc của nghị viện, tổ chức họp toàn thể trực tuyến hoàn toàn mới mẻ, vì vậy cần phải thử nghiệm để tìm ra các giải pháp khả thi. Trong khi vào thời điểm đó, các nền tảng hội nghị truyền hình trước khi bắt đầu đại dịch đều có những hạn chế nhất định và không có nền tảng nào gần phù hợp với công việc của nghị viện.

Ban đầu nhiều cơ quan lập pháp sử dụng nền tảng Microsoft Teams cho các hoạt động hội họp trực tuyến, nhưng sau đó đã nhanh chóng chuyển sang sử dụng Zoom, một ứng dụng tương đối mới và chưa được biết đến đang đạt được sức hút vào thời điểm đó. Những sản phẩm như vậy sau đó đã phát triển nhanh chóng để đáp ứng nhu cầu họp từ xa được áp dụng liên tục trong đợt giãn cách. Tuy nhiên, bản thân Zoom đã từng bị vi phạm bảo mật. Nghị viện Nam Phi đã sớm trở thành nạn nhân khi một liên kết Zoom riêng tư vô tình bị chia sẻ. Sự cố cho thấy, ngay cả khi có cơ sở hạ tầng kỹ thuật phù hợp, điểm yếu khi sử dụng phương thức hội nghị truyền hình là nguy cơ người dùng vô tình chia sẻ mật khẩu hoặc các chi tiết nhạy cảm từ cuộc họp. Mối lo ngại khác là tính chắc chắn, hoặc bảo đảm của nơi dữ liệu được thu thập bởi các ứng dụng này đang được lưu trữ cũng như ảnh hưởng của luật bảo vệ dữ liệu sẽ áp dụng như thế nào.

37% số nghị viện được khảo sát sử dụng hội nghị truyền hình cho các phiên họp toàn thể của họ. Ứng dụng Zoom được chọn làm nền tảng phổ biến nhất, sản phẩm WebEx của Cisco và Microsoft Teams gần như phổ biến tiếp theo. Jitsi, một nền tảng hội nghị truyền hình mã nguồn mở, do người dùng tùy chỉnh, đã được sử dụng cho các hội nghị toàn thể ở 2% nghị viện và 7% các ủy ban. Kudo, một ứng dụng thích hợp cho việc thông dịch nhiều ngôn ngữ, nhưng lại ít được sử dụng.

Phương pháp và công cụ bỏ phiếu

Bỏ phiếu có lẽ là quá trình khó khăn nhất trong việc các nghị viện hoạt động từ xa. Quốc hội Tây Ban Nha, Brazil và Nghị viện Vương quốc Anh đã phát triển chức năng bỏ phiếu như một phần của ứng dụng nội bộ được cung cấp cho các thành viên. Quốc hội Argentina, Chile, Latvia và Zambia ngay sau đó đã sử dụng các ứng dụng bỏ phiếu của riêng họ. Paraguay và Angola tiến hành bỏ phiếu bằng cách giơ tay thông qua hội nghị truyền hình. Việc xác minh danh tính của đại biểu cũng được quản lý theo nhiều cách khác nhau, từ sinh trắc học đến sử dụng chứng minh thư quốc gia điện tử. Các cuộc họp trực tiếp vẫn được tổ chức bởi các nghị viện khác, nhưng với những quy định về giãn cách xã hội, cũng đòi hỏi các giải pháp công nghệ. Cả hai viện của Quốc hội Italy đã phát triển các giải pháp bỏ phiếu linh hoạt cho những thời điểm áp đặt các hạn chế tiếp xúc trực tiếp. Tại Thượng viện, một ứng dụng di động đã được phát triển để bỏ phiếu bằng máy tính bảng. Tại Hạ viện, giải pháp cũng tương tự, sử dụng máy tính xách tay kết nối với hệ thống bỏ phiếu hiện có của họ.

Không nghị viện nào trong số những đối tượng khảo sát sử dụng email làm công cụ bỏ phiếu (mặc dù Nghị viện châu Âu, không thuộc tập hợp dữ liệu này, đã sử dụng phương pháp bỏ phiếu qua email trong những ngày đầu của đại dịch). Phương pháp được áp dụng nhiều nhất (21%) là giơ tay đơn giản hoặc biểu quyết bằng cách vỗ tay. 6% các nghị viện được khảo sát chỉ cho phép những người có mặt bỏ phiếu; 9% tiếp tục sử dụng các hệ thống bỏ phiếu hiện có và 9% khác sử dụng tính năng bỏ phiếu được cung cấp bởi công cụ hội nghị truyền hình mà họ áp dụng. 19% sử dụng các ứng dụng đặc biệt được thiết kế trong một số nghị viện như một phương tiện khắc phục sự cố cho các vị trí từ xa.

Hỗ trợ nhân viên làm việc từ xa

Trong bối cảnh làm việc từ xa cơ quan lập pháp của hầu hết các quốc gia đều phải khắc phục những hạn chế trong cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin hiện có, vốn không được thiết kế để làm việc từ xa ở quy mô như vậy. Các nhân viên công nghệ thông tin cung cấp hỗ trợ hệ thống cũng phải làm việc từ xa và điều này đã tạo ra một bước nhảy vọt về nhu cầu kết nối internet, gây áp lực lên năng lực và độ tin cậy của hệ thống. Điều đó lại tạo ra các vấn đề về quyền truy cập và bảo mật.

Nhu cầu đào tạo đối với các nghị sĩ nói riêng và nhân viên của các nghị viện nói chung đã tăng lên đáng kể khi các nghị viện chuyển sang hoạt động từ xa. Hỗ trợ người dùng từ xa và bảo đảm thông tin liên lạc phù hợp và kịp thời là một thách thức, cũng như việc thích ứng với các cách làm việc mới. Đường cong học tập rất khó khăn đối với nhiều Quốc hội buộc phải kết hợp các hệ thống mới, chưa quen thuộc và chưa được kiểm tra trong thời gian rất ngắn, tích hợp chúng với các hệ thống hiện có và triển khai chúng nhanh chóng.

Đối với các bộ phận công nghệ thông tin, một thách thức chính là quản lý khối lượng công việc của nhân viên bằng các công cụ và trách nhiệm mới trong bối cảnh làm việc từ xa và cấp trên vắng mặt cao hơn. Trong một số trường hợp, nhân viên được phép mang thiết bị về nhà hoặc được cung cấp thêm thiết bị để sử dụng từ xa. Một số Quốc hội đã cung cấp màn hình lớn hơn để sử dụng trong gia đình, gói dữ liệu để đáp ứng các yêu cầu bổ sung về internet hoặc trợ cấp tài chính cho nhân viên mua thiết bị và đồ nội thất văn phòng tại nhà trong một số trường hợp.