Khách quan, chuyên nghiệp

Trung lập về chính trị

Như đã đề cập ở trên, đội ngũ giúp việc được cơ quan lập pháp sử dụng để hỗ trợ Nghị viện nhằm tránh hoặc kiểm soát các tác động từ bên ngoài. Vì vậy, hoạt động của cơ quan giúp việc phải luôn bảo đảm việc thực hiện nhiệm vụ không phụ thuộc vào nguồn thông tin từ quyền lực của nhóm hành pháp.

Đặc biệt, sự trung lập về chính trị đảng phái hoàn toàn mang tính chất kỹ thuật chuyên môn - hành chính là nguyên tắc được nhấn mạnh nhiều trong tổ chức, hoạt động của bộ máy giúp việc. Không một người nào, kể cả Thư ký của Hạ viện hay Thượng viện được trao một chức năng chính trị ở cơ quan lập pháp. Trong đó, ít nhất là không ai trong bộ máy giúp việc có quyền được biểu quyết ở các phiên họp toàn thể và các phiên họp ủy ban.

Tính trung lập và phi đảng phái được thể hiện rõ nét trong các quy định liên quan đến chức danh Thư ký Nghị viện. Trước hết, cần phải khẳng định một thông lệ, đây không phải là nhân vật chính trị, mà là quan chức hành chính. Tuy nhiên, điều được bàn luận nhiều là làm sao bảo đảm tính trung lập trong hoạt động của nhân vật này, đứng ngoài nền chính trị đảng phái trong nghị viện, nhưng đồng thời bảo đảm sự kiểm soát của nghị viện, trách nhiệm của Thư ký trước nghị viện. Để cân bằng giữa hai thái cực này, cần xác định rõ vị thế, giới hạn thẩm quyền của Thư ký.

Theo Đạo luật Dịch vụ Nghị viện năm 1999, thời gian làm việc của Tổng thư ký không theo nhiệm kỳ của nghị viện, kéo dài 10 năm (trước đó là kéo dài đến lúc về hưu hoặc đến khi cá nhân đó không thể tiếp tục đảm đương nhiệm vụ), và không phải xác nhận lại tư cách mỗi khi bắt đầu nhiệm kỳ mới như đối với nghị sĩ, mặc dù nghị viện có thể bãi nhiệm bất kỳ lúc nào khi có lý do chính đáng. Điều này nhằm bảo đảm các chức năng, mối quan tâm của nhân vật này chỉ tập trung vào tính chuyên môn của công việc mà không phải là quan tâm về chính trị, tránh xa khỏi tác động của hành pháp và các đảng phái chính trị.

Trách nhiệm giải trình

Trong mối quan hệ với nghị viện, Thư ký chịu trách nhiệm giải trình trước nghị viện luôn được tuân thủ, dù cách quy định có thể khác nhau. Ở Australia, Thư ký của một viện chịu trách nhiệm về hoạt động của bộ máy giúp việc trước Chủ tịch của viện đó.

Bên cạnh đó, để bảo đảm nhân viên tiến hành công việc một cách liêm chính và chuyên nghiệp, Đạo luật Dịch vụ Nghị viện đã đưa ra Bộ quy tắc ứng xử để đề ra những bổn phận của nhân viên hành chính liên quan đến hành vi, thái độ, đạo đức, nhận quà tặng và các vấn đề khác có thể ảnh hưởng đến sự liêm chính trong công việc của họ. Bộ quy tắc ứng xử ngăn ngừa bộ máy giúp việc lợi dụng vị trí công việc của mình vì lợi ích tư, dù đó là cho mình hay cho người khác, vượt ngoài giới hạn cho phép của một người làm công ăn lương.

Tin tưởng và thấu hiểu

Người đứng đầu của cơ quan giúp việc cho Nghị viện là Thư ký của viện. Thư ký có vai trò là cố vấn cho Chủ tịch và toàn thể Nghị viện về các vấn đề thủ tục. Để thực hiện vai trò cố vấn này một cách hiệu quả, điều quan trọng là vai trò đó phải được thực hiện với sự độc lập và chính trực.

Một yếu tố quan trọng trong quá trình thực hiện vai trò của Thư ký là mối quan hệ giữa Thư ký và cán bộ chủ tọa (Chủ tịch của Thượng viện hoặc Hạ viện). Trong một bài giảng dưới sự bảo trợ của Trường Chính phủ Australia và New Zealand (The Australia and New Zealand School of Government - ANZSOG), Giáo sư Rod Rhodes của Đại học Quốc gia Australia đã nói về mối quan hệ giữa thư ký và các bộ trưởng như sau: “Mối quan hệ này là đại diện cho sự liêm chính và chính trực chống lại lợi ích đảng phái và tham nhũng. Các thư ký giỏi phát hiện ra “lỗ hổng” và sẽ tránh cho các bộ trưởng "rơi vào lỗ hổng" đó, sau đó giả vờ như họ chưa bao giờ rơi vào đó”.

Ẩn dụ tương tự cũng có thể áp dụng cho mối quan hệ giữa Thư ký và Cán bộ chủ tọa. Các Chủ tịch Hạ viện và Thượng viện xứng đáng được tư vấn thẳng thắn và không kiêng dè về các vấn đề thủ tục và hành chính. Những Chủ tịch khôn ngoan nên tìm hiểu trước mọi vấn đề với Thư ký của Viện đó, người đóng vai trò giống như bộ nhớ thể chế và thủ tục. Ngoài ra, một trong những phẩm chất cũng là yêu cầu đối với vị trí Thư ký là tính bảo mật. Mọi tư vấn liên quan đến hành chính thủ tục hay chính trị mà Thư ký cung cấp cho cán bộ chủ tọa đều phải được bảo mật tuyệt đối.