Ứng dụng công nghệ thông tin trong đăng ký và quản lý hộ tịch

Rút ngắn thời  gian, kịp  thời  cập  nhật

Hiện, công chức tư pháp - hộ tịch xã Diễn Thọ, huyện Diễn Châu, Nghệ An đã được trang bị đầy đủ máy tính; bố trí tham gia các lớp tập huấn để thực hiện liên thông các hệ thống, phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch điện tử. Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung được xây dựng trên nền web, dữ liệu được quản lý tập trung, người dùng có thể truy cập, sử dụng mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị (máy tính, laptop, điện thoại, máy tính bảng) qua Internet.

Công chức Tư pháp - Hộ tịch xã Diễn Thọ Nguyễn Thị Thương cho biết, sau khi có phần mềm này, công chức tư pháp - hộ tịch đã cập nhật kịp thời, đầy đủ, chính xác các thông tin hộ tịch đã được đăng ký vào. Đồng thời, thường xuyên rà soát, kiểm tra, xử lý, bảo đảm thông tin trong phần mềm chính xác, thống nhất với thông tin trong sổ đăng ký hộ tịch. 

Chủ tịch UBND phường Phạm Đình Hổ, quận Hai Bà Trưng, TP Hà Nội Nguyễn Minh Hương cho biết, hàng năm số lượng hồ sơ hành chính lĩnh vực tư pháp - hộ tịch thường chiếm trên 80% hồ sơ hành chính của phường. Việc áp dụng công nghệ thông tin trong đăng ký hộ tịch giúp cho công chức tư pháp rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ; kịp thời cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu Quốc gia về dân cư. Đặc biệt, việc sử dụng phần mềm giúp cho công tác tổng hợp báo cáo của lĩnh vực tư pháp theo từng tháng, quý trở nên thuận tiện, dễ dàng hơn. UBND phường đã cấp phát tờ rơi hướng dẫn quy trình đăng nhập thủ tục đăng ký hộ tịch cho công dân được biết; trong trường hợp công dân không biết về công nghệ thông tin, công chức làm việc tại bộ phận một cửa sẽ hỗ trợ người dân kê khai.

Cô Nguyễn Thị Thư (Tổ 2, phường Khương Mai, Thanh Xuân, Hà Nội) chia sẻ: “Sau khi biết thông tin về sử dụng bản điện tử hộ tịch, tôi đã rất hào hứng tìm hiểu quy trình thì thấy có nhiều bước. Việc thực hiện qua online sẽ phù hợp với lớp trẻ chứ như chúng tôi đang quen tư duy cầm giấy trắng mực đen mới yên tâm”.

Chị Võ Thị Ba, xóm 2, xã Diễn Thọ cho hay: “Cách đây hơn 1 tháng tôi đi đăng ký khai sinh cho con và được hướng dẫn lập tài khoản, đăng ký khai sinh online. Tuy thực hiện trên môi trường điện tử, song việc đóng lệ phí lại được thực hiện trực tiếp. Tôi nghĩ nên sớm bổ sung tính năng thanh toán lệ phí trực tuyến sẽ mang lại rất nhiều lợi ích trong đó giảm đáng kể chi phí, thời gian đi lại cho người dân, tránh tình trạng chờ đợi cũng như giảm khối lượng công việc cho cán bộ”.

Lợi ích của số hóa 

Việc số hóa dữ liệu hộ tịch sẽ bảo đảm kết nối để cung cấp thông tin hộ tịch cơ bản của cá nhân cho Cơ sở Dữ liệu quốc gia về dân cư và cơ sở dữ liệu chuyên ngành có liên quan, góp phần từng bước hiện đại hóa công tác cải cách thủ tục hành chính. Theo đó, hằng ngày sau khi giải quyết các thủ tục đăng ký khai sinh của công dân trên hệ thống một cửa điện tử, công chức tư pháp - hộ  tịch tiếp tục thực hiện các thao tác để liên thông dữ liệu đó với phần mềm đăng ký khai sinh điện tử và ghi chép vào sổ sách theo dõi đúng quy định.

Chủ tịch UBND phường Phạm Đình Hổ Nguyễn Minh Hương cho biết, sau khi số hóa dữ liệu hộ tịch, công chức có thể tra cứu chéo, không để xảy ra trường hợp một công dân được đăng ký khai sinh tại nhiều nơi. Bên cạnh đó, việc khai thác, sử dụng phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch đã mang lại những hiệu quả thiết thực. “Nếu trước đây làm thủ công viết tay, hoặc tìm sổ gốc hộ tịch hàng trăm trang mới thấy một sự kiện hộ tịch thì nay chỉ cần nhập dữ liệu mới, phần mềm tự động điền vào các phiên bản cần tới theo yêu cầu về thủ tục hành chính cá nhân, các truy xuất khác về hộ tịch đã đầy đủ. Đồng thời, giảm chi phí đi lại của người dân khi thực hiện các thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch”, bà Hương nhấn mạnh.

Hiện xã Diễn Thọ (Diễn Châu, Nghệ An) đã số hóa được 7.920 thông tin hộ tịch  và 100% hồ sơ đăng ký khai sinh đều được tiếp nhận, xử lý liên thông. Cán  bộ Tư pháp - Hộ tịch xã Diễn Thọ Nguyễn Thị Thương cho hay: “Phần mềm dùng chung do Bộ Tư pháp thường có lượng truy cập lớn nên không tránh khỏi tình trạng lỗi đường truyền, cập nhật thông tin chậm làm ảnh hưởng đến tiến độ giải quyết công việc. Nhiều khi để trả kịp hồ sơ cho người dân, chúng tôi chọn phương án làm vào buổi tối. Bên cạnh đó, khác với trước đây, ngoài các lỗi sai như họ tên, giới tính… thì các lỗi sai như họ tên cha mẹ, địa chỉ chúng tôi đều phải gửi công văn đến Phòng Tư pháp và Phòng Tư pháp sẽ gửi công văn ra Bộ Tư pháp. Quy trình gửi công văn và trả lời thường mất nhiều thời gian, ảnh hưởng đến tiến độ giải quyết hồ sơ của công dân. Khắc phục tình trạng này, nên có sự phân quyền để tạo sự chủ động, linh hoạt cho mỗi một cán bộ công chức”.