Thuận lợi hơn trong tiếp cận, nghiên cứu tài liệu

Từ kỳ họp trực tuyến đầu tiên

Mô hình “Chính quyền điện tử” triển khai tại các cơ quan nhà nước trên toàn quốc bước đầu đã đạt được những hiệu quả nhất định, từng bước đem lại sự hài lòng cho người dân. Tuy nhiên, phần lớn các hoạt động nghiệp vụ của HĐND tỉnh Cao Bằng trước đây chủ yếu quản lý và xử lý các hồ sơ bằng cách lưu sổ bộ (thủ công) hoặc các ứng dụng văn phòng (word, excel) và một số ứng dụng nghiệp vụ khác. Mặt khác, các ứng dụng này chỉ hoạt động độc lập, không kết nối liên thông trong một khung giải pháp thống nhất, do vậy các kỳ họp HĐND tỉnh và cuộc họp của các cơ quan HĐND tỉnh vẫn sử dụng toàn bộ tài liệu giấy.

Với kỳ họp hoàn toàn sử dụng tài liệu giấy, trung bình mỗi phiên họp phải in sao, chụp số lượng tài liệu rất lớn, gây tốn kém thời gian, kinh phí, nhân lực và khó khăn trong chuyển phát, quản lý, thu hồi tài liệu sau phiên họp. Mặt khác, các báo cáo và hồ sơ dự thảo nghị quyết trình kỳ họp thường gửi đến các ban của HĐND tỉnh thẩm tra và gửi đến kỳ họp HĐND tỉnh chậm so với quy định (sát kỳ họp) nên các đại biểu HĐND tỉnh có rất ít thời gian nghiên cứu, làm ảnh hưởng đến chất lượng giám sát qua báo cáo và cho ý kiến góp ý đối với tài liệu trình kỳ họp HĐND tỉnh.

Để chuẩn bị cho nhiệm kỳ 2021 - 2026, Thường trực HĐND tỉnh Cao Bằng nhiệm kỳ 2016 - 2021 đã chuẩn bị rất chu đáo cho việc ứng dụng CNTT vào hoạt động của HĐND tỉnh thông qua việc xây dựng Đề án “Ứng dụng công nghệ thông tin trong kỳ họp HĐND, phiên họp Thường trực HĐND, cuộc họp của các Ban HĐND tỉnh”, hay còn gọi là “Họp không giấy”. Đề án gồm 2 phần chính: (1) Trang cấp máy iPad cho đại biểu HĐND tỉnh, thiết bị phục vụ. (2) Các chức năng phần mềm như: Tạo kỳ họp, Thư viện tra cứu; Kho tài liệu; Bóc băng; Bỏ phiếu, biểu quyết; Lấy ý kiến, Kỷ yếu kỳ họp…

Qua quá trình chuẩn bị, đến Kỳ họp thứ 2 HĐND tỉnh Khóa XVII, nhiệm kỳ 2021 - 2026, Thường trực HĐND tỉnh đã quyết định đưa ứng dụng “Tạo kỳ họp - họp không sử dụng văn bản giấy” vào áp dụng song hành với họp có văn bản giấy để thí điểm và giúp các đại biểu HĐND tỉnh làm quen. Với giao diện thân thiện, khoa học, dễ sử dụng, ít thao tác, tương thích với nhiều loại thiết bị như laptop, smart phone nên ngay ở lần đầu thử nghiệm các chức năng phần mềm của “Họp không giấy” đã được trên 30% đại biểu HĐND áp dụng (chưa qua tập huấn, bồi dưỡng sử dụng). Đến Kỳ họp thứ 6 (Kỳ họp thường lệ cuối năm 2021), chức năng “Họp không sử dụng văn bản giấy” đã chính thức thay thế hoàn toàn văn bản giấy bằng dữ liệu được tích hợp trên các thiết bị điện tử, cùng với các chức năng khác.

Nhờ tích cực áp dụng công nghệ thông tin trong hoạt động HĐND, nhất là phần mềm “Họp không giấy”, trước tình hình dịch bệnh Covid-19 diễn biến phức tạp, tại Kỳ họp thứ 3 (kỳ họp chuyên đề), lần đầu tiên Thường trực HĐND tỉnh Cao Bằng đã quyết định tổ chức và điều hành hoàn thành tốt các nội dung, chương trình kỳ họp theo hình thức trực tuyến giữa điểm cầu trung tâm tỉnh với điểm cầu ở các huyện, thành phố. Bước tiến mới này đã được đông đảo các đại biểu HĐND hưởng ứng, đón nhận, đánh giá cao, nhất là tính kịp thời, nhanh, chính xác.

Tích cực khai thác, sử dụng các tính năng của phần mềm

Thường trực HĐND tỉnh Cao Bằng nhấn mạnh: Việc ứng dụng phần mềm “Họp không giấy” trong hoạt động của HĐND đã mang lại hiệu quả rõ rệt, nhất là trong công tác chuẩn bị trước, trong và sau các kỳ họp; giúp các đại biểu thuận lợi hơn trong tiếp cận, nghiên cứu, lưu trữ tài liệu và giảm tải cho công tác chuẩn bị, phục vụ kỳ họp. Đồng thời, chức năng biểu quyết của phần mềm đã phát huy tính khách quan và cho kết quả biểu quyết nhanh, chính xác. Các chức năng phần mềm “Họp không giấy” sử dụng trong kỳ họp HĐND đã góp phần tiết kiệm hàng chục triệu đồng văn phòng phẩm cho mỗi kỳ họp. Đặc biệt, đã tránh được những sai sót trong sắp xếp, chuyển phát tài liệu…

Bên cạnh những kết quả bước đầu đã đạt được, phần mềm “Họp không giấy” vẫn còn một số tồn tại, hạn chế như: Đường truyền internet chưa bảo đảm, do lượng người truy cập cùng một lúc gây nghẽn mạng; hệ thống văn bản điện tử chưa hoàn thiện các tính năng tối ưu trong sử dụng, đại biểu chưa thể chỉnh sửa trực tiếp trên bản điện tử khi tham gia văn bản… Vì vậy, để phát huy hiệu quả, theo Thường trực HĐND tỉnh Cao Bằng, phần mềm ứng dụng cần được điều chỉnh, nâng cấp thường xuyên để đáp ứng kịp thời và phù hợp với quá trình điều hành của Chủ tọa kỳ họp. Nâng cấp thường xuyên hệ thống mạng lưới internet để bảo đảm đường truyền, nhất là trong những ngày diễn ra kỳ họp. Cùng với đó, đại biểu HĐND tỉnh cần chủ động, mạnh dạn, tích cực khai thác và sử dụng hết các tính năng của phần mềm. Chuyên viên Văn phòng cần thường xuyên nâng cao trình độ CNTT để vừa áp dụng, xử lý các tình huống phát sinh nhỏ và vừa có thể hỗ trợ đại biểu trong quá trình tham dự kỳ họp.