Ngành Bảo hiểm xã hội số hóa hồ sơ lưu trữ

"Chìa khóa" nâng cao chất lượng phục vụ 

Xem với cỡ chữ
Với chức năng thực hiện công tác thu, chi trả, giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp cho người dân và người lao động, việc số hóa quản lý, lưu trữ hồ sơ của ngành BHXH có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, làm cơ sở chi trả, giải quyết các chế độ chính sách, góp phần đưa ngành BHXH tiến lên một bước mới, chuyên nghiệp và hiện đại hơn.

Giúp tiết kiệm thời gian, chi phí

Theo Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam Nguyễn Thế Mạnh, công tác lưu trữ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực hoạt động của xã hội, đặc biệt với cơ quan BHXH. Tài liệu lưu trữ không chỉ cung cấp thông tin có giá trị pháp lý, tính chính xác và độ tin cậy cao phục vụ cho việc soạn thảo, ban hành các văn bản quản lý theo đúng quy định của pháp luật, mà còn là căn cứ xác thực để giải quyết chế độ, chính sách cho người tham gia BHXH, BHYT trong thời gian dài. Việc lưu giữ hồ sơ, tài liệu bằng môi trường điện tử và số hóa các dữ liệu sẽ giúp mọi quy trình nghiệp vụ ở các khâu, các đơn vị từ Trung ương đến địa phương bảo đảm được tính chính xác, hoạt động truy xuất thông tin nhanh gọn, đơn giản.

	Ngành BHXH tích cực thực hiện số hoá hồ sơ lưu trữ Nguồn: ITN
Ngành BHXH tích cực thực hiện số hoá hồ sơ lưu trữ
Nguồn: ITN

Theo đó, việc số hóa tài liệu, hồ sơ dưới dạng dữ liệu điện tử giúp thời gian khai thác và tra cứu thông tin chỉ còn tính bằng phút, bằng giây, đồng nghĩa với việc rút ngắn được thời gian giải quyết các chế độ chính sách BHXH, tạo thuận lợi tối đa cho người dân khi đến giao dịch với cơ quan BHXH hoặc cần sự hỗ trợ từ kho dữ liệu của ngành... Chỉ với 4 trường thông tin cơ bản (họ tên, ngày tháng năm sinh; số sổ BHXH; đơn vị công tác trước khi nghỉ hưu, cơ quan ra quyết định hưởng chế độ; thời điểm hưởng lương hưu), bất kỳ dữ liệu nào của người sử dụng đã được cấp mã truy cập đều ngay lập tức được cung cấp thông tin hồ sơ hoàn chỉnh. 

Theo tính toán, nếu như chỉ sử dụng hồ sơ giấy như trước đây, mỗi khi BHXH các địa phương cần sao lục để giải quyết chế độ chính sách hoặc người lao động thất lạc giấy tờ tìm đến BHXH địa phương nhờ hỗ trợ, cán bộ lưu trữ phải mất khoảng 8 giờ tìm kiếm, xử lý. Các đề nghị sao lục gửi qua từng cấp quản lý, đến kho lưu trữ của BHXH Việt Nam, lấy được kết quả để quay trở lại nơi đề nghị phải mất tới 5 - 10 ngày. Thế nhưng, với số hoá điện tử, toàn bộ quy trình khai thác thông tin có thể chỉ còn tính bằng phút. Riêng việc tra cứu thông tin trực tiếp, BHXH các tỉnh, thành phố chỉ mất vài giây chờ hệ thống máy chủ tại Trung ương cung cấp dữ liệu khai thác của người tham gia. Không có khoảng cách khác biệt, kể cả ở cấp huyện ở những vùng sâu xa nhất, hay các thành phố trung tâm. 

Theo đại diện BHXH Việt Nam, nếu như trước đây, cán bộ lưu trữ khi cần khai thác thông tin rất vất vả để tìm kiếm tài liệu, chưa kể nhiều loại hồ sơ lưu trữ kéo dài tới 70 năm lại là hồ sơ giấy nên khó bảo quản, dễ hư hỏng thì nay, việc số hóa công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu đã giúp giảm bớt gánh nặng cho nhân viên, tăng tuổi thọ hồ sơ lưu trữ. 

Nhanh chóng giải quyết chế độ

Nguồn: ITN

Nhận thức tầm quan trọng công tác số hóa hồ sơ lưu trữ, cách đây 5 năm, ngành BHXH đã chú trọng tới hoạt động này và kho hồ sơ tại Trung tâm Lưu trữ, BHXH Việt Nam chính là minh chứng. Được biết, ngay từ năm 2016, Trung tâm đã xây dựng và triển khai thực hiện Dự án “Hệ thống lưu trữ hồ sơ điện tử ngành BHXH”. Theo đó, toàn bộ hồ sơ hưởng chế độ BHXH hàng tháng lưu trữ tại Trung tâm đã được số hóa để lưu trữ song song với hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử.

Tháng 4.2020, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 458/QĐ-TTg về việc phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025”. Theo đó, mục tiêu cụ thể và chỉ tiêu xây dựng, thực hiện lưu trữ điện tử tại các cơ quan nhà nước phải bảo đảm tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ được tạo lập dạng điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và lưu trữ điện tử; tối thiểu 90% lưu trữ cơ quan thực hiện quy trình khai khác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong môi trường mạng…

Theo Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Nguyễn Thị Ngọc, đến nay, đã có 4.915.714 hồ sơ hưởng chế độ BHXH hàng tháng được số hóa để lưu trữ gần 25 triệu trang tài liệu điện tử. Dữ liệu điện tử được lưu trữ tại Trung tâm Dữ liệu Ngành và được chia sẻ để 63 BHXH tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và hơn 700 BHXH quận, huyện có thể trực tiếp khai thác và sử dụng hồ sơ hưởng BHXH phục vụ giải quyết thủ tục hành chính; giải quyết các chế độ, chính sách cho người dân và người lao động. Đặc biệt, từ tháng 9.2020, Trung tâm Lưu trữ đã dừng việc tiếp nhận hồ sơ giấy từ BHXH các tỉnh, thành phố nộp lưu. 

Bên cạnh đó, Trung tâm Lưu trữ đã đề xuất xây dựng Kế hoạch triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg về việc phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025” và Kế hoạch số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ ngành BHXH Việt Nam. Theo đó, giai đoạn 1, thí điểm số hóa tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ để rút kinh nghiệm, chậm nhất đến 31.12.2022 hoàn thành; trong quá trình triển khai sẽ xây dựng, nâng cấp phần mềm số hóa, quy trình số hóa và hoàn thiện hệ thống công cụ quản lý tài liệu lưu trữ. Trên cơ sở đó, BHXH Việt Nam sẽ ban hành các danh mục hồ sơ, tài liệu thực hiện số hóa tại BHXH các địa phương; đồng thời BHXH các địa phương căn cứ vào đó để lựa chọn tài liệu cần số hóa và tổ chức xây dựng, triển khai kế hoạch số hóa ở các quy trình nghiệp vụ khác nhau. Ở giai đoạn 2, việc triển khai số hóa hồ sơ, tài liệu tại BHXH các tỉnh, huyện sẽ hoàn thành chậm nhất vào 31.12.2024.

Để hoàn thành mục tiêu đề ra, Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam Nguyễn Thế Mạnh yêu cầu, Trung tâm Lưu trữ phối hợp chặt chẽ với Trung tâm Công nghệ thông tin xây dựng phần mềm tích hợp để thống nhất quy trình lưu trữ chung cho toàn ngành, trên cơ sở đó cụ thể hóa các quy trình lưu trữ riêng của từng đơn vị thực hiện nghiệp vụ. Mặt khác, các đơn vị liên quan, BHXH các tỉnh, thành phố rút kinh nghiệm từ thực tế tại địa phương, đơn vị để đóng góp ý kiến cho việc xây dựng các danh mục tài liệu cần số hóa, phân loại các loại hồ sơ tài liệu của toàn ngành. Việc lấy ý kiến đóng góp, tham mưu phải thực hiện ngay; các quy trình liên quan đến việc lưu trữ điện tử và số hóa hồ sơ, tài liệu của ngành phải được đẩy nhanh tiến độ và phải hoàn thành trước thời hạn theo Đề án của Chính phủ.

Thảo Mộc