Thủ tục và cách thức bổ nhiệm quyết định địa vị pháp lý của Tổng Thư ký cũng như mối quan hệ của vị trí này đối với cơ quan lãnh đạo. Có sự khác biệt đáng kể trong cách thức bổ nhiệm Tổng Thư ký ở Nghị viện các nước trên thế giới. Qua khảo sát, có thể chia thành 5 cách thức: Do người đứng đầu Nghị viện bổ nhiệm; do ban lãnh đạo Nghị viện bổ nhiệm; do toàn thể Nghị viện bầu, do một cơ quan bên ngoài Nghị viện bầu; hoặc là kết quả của một cuộc cạnh tranh công khai để lựa chọn các ứng cử viên.
Hiệp hội các Tổng Thư ký Nghị viện IPU
Nguồn: ITN
Trong mô hình đầu tiên, người đứng đầu cơ quan lập pháp thực hiện các đặc quyền của mình, bổ nhiệm tổng thư ký một cách độc lập. Cách thức này được áp dụng tại Hạ viện Jordan, Hạ viện Hy Lạp, Nghị viện Ấn Độ, Quốc hội Mali, Quốc hội Namibia, Hội đồng Liên bang Nga). Đôi khi, quyết định bổ nhiệm được đưa ra sau khi người đứng đầu cơ quan lập pháp tham khảo ý kiến của đại diện của phe đa số và phe đối lập (Hạ viện Ấn Độ), hoặc ban lãnh đạo của nghị viện (Quốc hội Albania, Nghị viện Công quốc Andorra, Nghị viện Séc, Nghị viện Congo, Nghị viện Đan Mạch, Hạ viện Đức, Hạ viện Israel, Thượng viện Ba Lan, Duma Quốc gia Nga, Thượng viện Thái Lan). Trong trường hợp này, người đứng đầu cơ quan lập pháp có thể đưa ra quyết định dựa trên sự đánh giá và tin tưởng của mình đối với ứng viên, điều này hoàn toàn phù hợp với vai trò của Tổng Thư ký là cố vấn thể chế đầu tiên của Chủ tịch Nghị viện.
Trong mô hình thứ hai, quyết định bổ nhiệm Tổng Thư ký do ban lãnh đạo nghị viện đưa ra (Nghị viện Belarus, Fiji, Italy, Pháp, Iceland, Lítva, Nghị viện châu Âu, Thượng viện Tây Ban Nha). Theo thủ tục bổ nhiệm này, ứng cử viên cho ghế tổng thư ký không chỉ phải có được sự tín nhiệm của Chủ tịch Nghị viện, người có quyền đề cử trợ lý thể chế của mình làm ứng cử viên, mà còn phải có được sự ủng hộ của ban lãnh đạo nghị viện, gồm người đứng đầu nghị viện và đại diện của các nhóm nghị sĩ. Trong trường hợp này, thủ tục bổ nhiệm nhằm bảo đảm vị trí Tổng Thư ký được quyết định một cách công bằng, đề cao lòng trung thành của vị trí này đối với toàn thể nghị viện không phân biệt đảng phái chính trị cũng như các nhóm nghị sĩ.
Mô hình thứ ba có lẽ là phổ biến nhất, theo đó, vị trí Tổng Thư ký được thảo luận và thông qua bởi toàn thể Hạ viện (Bỉ, Chile, Thượng viện Philippines, Luxembourg, Suriname, Thụy Điển, Thượng viện Uruguay). Ở một số nước, Chủ tịch Nghị viện sẽ đưa ra đề cử cho vị trí này trước khi toàn thể cơ quan lập pháp thông qua. Đó là trường hợp của Quốc hội Hàn Quốc, Thượng viện Đức, Quốc hội Nhật Bản, Nghị viện Macedonia, Romania, Slovenia, Nam Phi). Hoặc một số nước, Ban lãnh đạo nghị viện đưa ra đề cử, chẳng hạn như Nghị viện Phần Lan, Na Uy, Hội đồng Liên bang Thụy Sĩ, Hà Lan.
Mô hình thứ tư là Tổng Thư ký do một cơ quan độc lập, ngoài nghị viện bổ nhiệm. Chẳng hạn Tổng thống Indonesia, Sri Lanka chịu trách nhiệm bổ nhiệm tổng thư ký. Hoặc ở Nghị viện Australia, Hạ viện Canada, Nghị viện New Zealand, tổng thư ký do toàn quyền bổ nhiệm. Còn ở Thượng viện Canada, Hạ viện Ireland, Thượng viện Lesotho, chức vụ này lại do cơ quan hành pháp bổ nhiệm. Ở một số nước, quyết định bổ nhiệm của một cơ quan bên ngoài nghị viện được thực hiện trên cơ sở đề cử của Chủ tịch Nghị viện hoặc ban lãnh đạo nghị viện. Ở Nepal, Thư ký của mỗi viện do Quốc vương bổ nhiệm đề cử của Chủ tịch mỗi viện. Tại Vương quốc Anh, Thư ký Hạ viện cũng do Nữ hoàng Anh bổ nhiệm, nhưng lại trên cơ sở đề cử của Thủ tướng Chính phủ sau khi tham vấn Chủ tịch Nghị viện. Mặc dù được bổ nhiệm theo đề xuất của Thủ tướng, điều này không có nghĩa là Thư ký chỉ trung thành với Chính phủ hoặc phe đa số trong Nghị viện.
Mô hình cuối cùng thường ít được áp dụng, đó là tổng thư ký có thể được lựa chọn thông qua một cuộc cạnh tranh công khai. Mặc dù về lý thuyết là một cuộc cạnh tranh công khai, nhưng quyết định bổ nhiệm cuối cùng thuộc về Chủ tịch Nghị viện như trong trường hợp của Áo và Estonia; hoặc do một Ủy ban Đặc biệt quyết định như trong trường hợp CH Síp, hoặc Thủ tướng quyết định như trường hợp của Phần Lan, Namibia.
Dù với phương thức bổ nhiệm nào, chức năng chủ yếu của Văn phòng Tổng Thư ký là kỹ thuật - hành chính và phi chính trị. Tổng Thư ký giữ mối quan hệ trung lập về chính trị với tất cả các đảng phái trong nghị viện cũng như giữ mối quan hệ cá nhân độc lập với tất cả các nghị sĩ. Tuy nhiên, tính chất độc lập và không thiên vị này của Tổng Thư ký với tư cách là nhà quản lý hành chính không mâu thuẫn với vai trò cố vấn, tham mưu cho Chủ tịch Nghị viện khi thực hiện chức năng cố vấn về thể chế và thủ tục cho Chủ tịch Nghị viện.
