Khi cá nhân, tổ chức trực tiếp thực hiện thủ tục hành chính nộp bản sao từ sổ gốc, bản sao có chứng thực thì không được yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu; trường hợp nộp bản sao không có chứng thực và xuất trình kèm bản chính thì công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm tự kiểm tra, đối chiếu bản sao với bản chính và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính mà không yêu cầu cá nhân, tổ chức nộp bản sao có chứng thực.
Quy định là vậy, song số liệu thống kê cho thấy, trung bình một năm cả nước thực hiện chứng thực gần 95 triệu bản sao, nếu tính với mức tối thiểu mỗi văn bản cần chứng thực bản sao chỉ có 1 trang thì chi phí tuân thủ thủ tục hành chính lên đến hơn 1.440 tỷ đồng. Năm 2021, toàn quốc đã chứng thực trên 81 triệu bản sao (giảm 15% so với năm 2020); thực hiện được gần 7 triệu việc chứng thực hợp đồng, giao dịch, chữ ký và các văn bản thỏa thuận khác (giảm 12,5% so với năm 2020) - tuy đã giảm so với bình quân nhưng số lượng vẫn còn rất lớn.
Điều đáng quan tâm, tâm lý của người dân khi đi thực hiện thủ tục hành chính là “thà thừa còn hơn thiếu” nên photocopy nhiều bản sao. Trong khi đó, không hiếm các tổ chức hành nghề công chứng cũng… vô tư photocopy, công chứng bản sao chỉ vì được thu lệ phí. Thực tế cho thấy, một số tổ chức hành nghề công chứng thực hiện chứng thực bản sao một cách tràn lan, ồ ạt hoặc do nể nang mà thực hiện chứng thực không có bản chính để đối chiếu.
Điều này cho thấy mục tiêu “chỉ kê khai một lần” và tiến tới “không phải kê khai” là một hành trình còn dài, khi mà việc tuyên truyền những quy định liên quan đến người dân, cá nhân, tổ chức chưa được thực hiện thấu đáo. Thực tế, có nhiều thủ tục chỉ cần mang thẻ căn cước công dân đi, nhưng vì chưa được tiếp cận thông tin nên người dân đưa rất nhiều loại giấy tờ, vừa đưa bản gốc lẫn bản sao công chứng...
Hiện nay, Bộ Tư pháp đã lựa chọn một số lĩnh vực, hoạt động thực hiện thí điểm bỏ yêu cầu nộp bản sao chứng thực từ bản chính. Quá trình này sẽ được thực hiện cùng với việc tổng kết việc thí điểm ủy quyền công chức tư pháp - hộ tịch ký chứng thực theo quy định tại các Nghị định về thí điểm mô hình chính quyền đô thị tại các thành phố Hà Nội, Đà Nẵng, TP Hồ Chí Minh. Từ đó các bộ, ngành liên quan sẽ đề xuất sửa đổi, bổ sung thay thế Nghị định số 23/2015.
Tuy nhiên, thực tế cho thấy, việc sửa đổi nghị định này cần đặt trong bối cảnh xây dựng Chính phủ số với một loạt cơ sở dữ liệu chuyên ngành đã và đang được hình thành trong thời gian tới. Việc chia sẻ các tài nguyên từ cơ sở dữ liệu sẽ góp phần thay thế giấy tờ (trong đó có bản sao…). Điều này không chỉ giảm chi phí liên quan, mà còn hạn chế tình trạng giấy tờ bản sao giả.
