Đổi mới công tác phục vụ tài liệu kỳ họp, hướng tới kỳ họp "không giấy"

Xây dựng Quốc hội điện tử là yêu cầu tất yếu của Quốc hội ở các nước, trong đó Quốc hội Việt Nam cũng không ngoại lệ. Việc xây dựng và vận hành Quốc hội điện tử trên phạm vi toàn cầu đã cho thấy có những bài học rất thành công, nâng cao hiệu quả hoạt động của Quốc hội, tăng cường sự tham gia của người dân vào các quyết định của Quốc hội.

Tại Việt Nam, ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của Quốc hội Việt Nam trong những năm gần đây đã đạt được nhiều kết quả tích cực, tạo nền tảng cần thiết để xây dựng, thực hiện Quốc hội điện tử, được đại biểu Quốc hội, cử tri, dư luận xã hội ghi nhận, đánh giá cao. Trong phạm vi hội thảo, tham luận tập trung vào một khía cạnh thuộc nội dung của Đề án Quốc hội điện tử, đó là việc “Đổi mới công tác phục vụ tài liệu kỳ họp, hướng tới kỳ họp không văn bản giấy”.

Thận trọng, thực hiện từng bước theo lộ trình

Được sự đồng ý của Ủy ban Thường vụ Quốc hội Khóa XIV, từ kỳ họp thứ Bảy, Quốc hội Khóa XIV (tháng 5 năm 2019), Quốc hội đã đưa vào sử dụng một số phần mềm ứng dụng cung cấp thông tin cho đại biểu Quốc hội qua thiết bị di động và một số ứng dụng khác được cài trên thiết bị máy tính bảng (iPad), trong đó Ứng dụng Quốc hội (App Quốc hội) có chức năng cung cấp thông tin, tài liệu; chương trình kỳ họp. Bằng việc gửi tài liệu kỳ họp lên App Quốc hội, Quốc hội đã thực hiện thí điểm áp dụng sử dụng song song giữa gửi tài liệu giấy và tài liệu điện tử.

Trong giai đoạn thử nghiệm, trước khi bắt đầu kỳ họp, được sự đồng ý của lãnh đạo Quốc hội, Tổng Thư ký đã ban hành danh mục cụ thể các loại tài liệu cần phải gửi bản giấy (chỉ thực hiện đối với tài liệu chính thức tại kỳ họp); đối với các loại tài liệu tham khảo chỉ gửi bản điện tử tới đại biểu Quốc hội. Đây là một cách làm thận trọng, thực hiện từng bước theo lộ trình. Do vậy đã nhận được sự đồng tình của các đại biểu Quốc hội, của các bộ ban ngành, cơ quan, đơn vị tham mưu ban hành văn bản. Việc thực hiện thí điểm gửi tài liệu điện tử phục vụ kỳ họp bước đầu bước đầu đã được đại biểu Quốc hội tiếp nhận và đánh giá cao.

Sau quá trình ứng dụng thí điểm thành công việc sử dụng song song tài liệu điện tử và tài liệu giấy, thực hiện kết luận của Ủy ban Thường vụ Quốc hội Khóa XIV tại phiên họp thứ 35: “Tiếp tục nghiên cứu, hoàn thiện các ứng dụng, phần mềm hiện tại theo góp ý của đại biểu Quốc hội; đẩy mạnh thử nghiệm những sản phẩm ứng dụng mới hữu ích để phục vụ hoạt động của Quốc hội. Các thành viên Ủy ban Thường vụ Quốc hội tích cực sử dụng công nghệ thông tin trong cuộc họp, làm việc”, từ Kỳ họp thứ Tám, Quốc hội Khóa XIV đã thực hiện cung cấp hoàn toàn tài liệu điện tử (trừ tài liệu có chứa bí mật nhà nước), bao gồm tài liệu chính thức và tài liệu tham khảo tới các vị đại biểu Quốc hội. Trước 20 ngày khai mạc kỳ họp, Tổng Thư ký Quốc hội gửi văn bản tới Chính phủ, các cơ quan liên quan có nội dung trình, báo cáo tại kỳ họp về việc chuẩn bị tài liệu phục vụ kỳ họp, trong đó nêu rõ việc gửi tài liệu tới các đại biểu Quốc hội chỉ bằng file điện tử, kèm theo 1 số bản giấy để thực hiện việc lưu trữ tài liệu kỳ họp.

Bên cạnh những tài liệu chính thức của kỳ họp được phát hành điện tử, các văn bản xin ý kiến đại biểu Quốc hội theo lộ trình cũng thực hiện phát hành văn bản điện tử, xin ý kiến trực tiếp các đại biểu Quốc hội trên App Quốc hội.

Từ Kỳ họp thứ Tám, Quốc hội Khóa XIV đến nay, việc gửi tài liệu điện tử đã được thực hiện nề nếp, quy củ tại các kỳ họp Quốc hội mang lại những lợi ích rõ nét và là bước tiến lớn trong cải cách hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của Quốc hội.

Nhiều lợi ích và hiệu quả thiết thực

Phải thừa nhận rằng, thực tế nhiều năm qua, với sự chỉ đạo quyết liệt của lãnh đạo Quốc hội, Tổng Thư ký Quốc hội, Chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội, việc gửi văn bản điện tử tới đại biểu Quốc hội đã mang lại nhiều lợi ích và hiệu quả thiết thực, cụ thể:

Xét về hiệu quả kinh tế: Với số lượng gần 500 đại biểu Quốc hội, 63 Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội, các đại biểu khách mời, mỗi đầu tài liệu phục vụ họp Quốc hội được in ấn với số lượng khoảng 600 - 700 bộ tài liệu. Trung bình một kỳ họp, số lượng đầu tài liệu được gửi tới đại biểu Quốc hội khoảng gần 200 đến 300 loại tài liệu. Do vậy, số lượng giấy in để phục vụ công tác in ấn của các cơ quan. Như vậy, chỉ tính riêng về giấy in đã tiết kiệm được gần 1/2 số lượng. Từ đó, tiết kiệm cả về nhân công phục vụ công tác in ấn tài liệu. Ngoài ra, việc không gửi tài liệu giấy về địa phương cho đại biểu trước mỗi kỳ họp (theo quy định tài liệu kỳ họp phải được gửi trước cho đại biểu nghiên cứu trước 20 ngày trước ngày khai mạc kỳ họp) cũng đã tiết kiệm gần 100 triệu đồng/kỳ họp về cước phí bưu chính.

Xét về hiệu quả sử dụng: Việc gửi văn bản điện tử thông qua App Quốc hội đã mang lại nhiều lợi ích cho đại biểu Quốc hội trong việc tra cứu, sử dụng tài liệu. Với những tiện ích của App Quốc hội, tài liệu được sắp xếp khoa học, dễ tìm. Do đó, đại biểu Quốc hội thuận tiện sử dụng tài liệu trong mỗi ngày họp và mỗi nội dung cần quan tâm. Thay vì việc nhận tài liệu giấy, sắp xếp tài liệu cho mỗi nội dung họp, từ khi áp dụng App Quốc hội, đại biểu chỉ cần một chiếc Ipad là đã có đầy đủ tài liệu được cập nhật kịp thời hàng ngày, dễ dàng tra cứu, sử dụng tài liệu khi tham dự kỳ họp.

Việc phát hành văn bản điện tử tới đại biểu Quốc hội giúp tài liệu được gửi đến đại biểu trong thời gian ngắn nhất, giảm thiểu các khâu trung gian. Tài liệu sau khi hoàn thiện, được đưa lên App (qua sự phối hợp và kiểm duyệt của một số đơn vị trong Văn phòng Quốc hội là Vụ Hành chính và Trung tâm tin học), đại biểu Quốc hội có thể tiếp nhận và sử dụng nhanh nhất mà không cần qua các khâu trung gian (khâu tiếp nhận, chuyển phát tài liệu...).

Bước tiến vượt bậc trong việc đổi mới phương thức hoạt động của Quốc hội

Việc ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số nói chung tại các kỳ họp Quốc hội và việc gửi tài liệu điện tử phục vụ các kỳ họp Quốc hội là bước tiến vượt bậc trong đổi mới phương thức hoạt động của Quốc hội, không chỉ nâng cao hiệu quả làm việc của đại biểu Quốc hội mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động của Quốc hội, đáp ứng yêu cầu xử lý khối lượng công việc ngày càng lớn với chất lượng ngày càng cao hơn. Đồng thời, đáp ứng được yêu cầu thực tiễn của đất nước và xu thế chung của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đang diễn ra trên phạm vi toàn cầu. Việc thực hiện thành công việc gửi tài liệu điện tử tới đại biểu Quốc hội tại các kỳ họp Quốc hội thể hiện quyết tâm cao của các đồng chí lãnh đạo Quốc hội và đồng chí Tổng Thư ký Quốc hội, Chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội trong công tác chỉ đạo, điều hành.

Bên cạnh những thuận lợi, quá trình thực hiện việc gửi văn bản điện tử tới đại biểu Quốc hội cũng gặp những khó khăn, vướng mắc như: cách thức tiếp nhận, nghiên cứu, sử dụng tài liệu giấy đã trở thành thói quen của đại biểu Quốc hội qua nhiều khóa Quốc hội dẫn đến việc tiếp nhận phương thức sử dụng tài liệu điện tử còn bỡ ngỡ. Chính vì vậy, ngay từ đầu thực hiện phương thức gửi tài liệu điện tử, Văn phòng Quốc hội vẫn thực hiện song song cả việc gửi tài liệu giấy và điện tử để chuyển dần từ thói quen sử dụng tài liệu giấy sang sử dụng tài liệu điện tử và đánh giá hiệu quả của phương thức mới và cũ.

Giai đoạn đầu khi thực hiện, các cơ quan trình dự án luật, trình các báo cáo đôi lúc vẫn chưa thực sự nghiêm túc chấp hành việc gửi văn bản điện tử vì cho rằng, việc gửi tài liệu bản giấy là phương án phục vụ tài liệu cho đại biểu Quốc hội hiệu quả hơn. Giai đoạn này, ứng dụng gửi tài liệu điện tử cũng mới đang trong giai đoạn xây dựng và vận hành thử nghiệm, nên phần mềm còn có nhiều hạn chế như việc hiển thị dữ liệu cập nhật chưa đồng bộ, chưa có công cụ để tương tác các văn bản... Để có thể sử dụng chính thức ứng dụng, Văn phòng Quốc hội và các cơ quan liên quan đã rất nỗ lực, quyết tâm rất cao để cập nhật, nâng cấp ứng dụng phần mềm để có thể hỗ trợ đại biểu Quốc hội tốt hơn.

Tiếp tục hoàn thiện việc gửi tài liệu điện tử trong các kỳ họp Quốc hội

Hiện nay, Đề án Quốc hội điện tử đang trong quá trình triển khai và xây dựng, để tiếp tục hoàn thiện việc thực hiện gửi tài liệu điện tử trong các kỳ họp Quốc hội, có thể nêu một số bài học kinh nghiệm và kiến nghị một số giải pháp như sau:

Một là, để thực hiện thành công việc thực hiện “kỳ họp không giấy tờ”, cần tiếp tục có sự chỉ đạo quyết liệt của lãnh đạo Quốc hội và đồng chí Tổng Thư ký Quốc hội - Chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội.

Hai là, hoàn thiện các phần mềm cung cấp tài liệu chính thức sử dụng trong kỳ họp Quốc hội cho đại biểu Quốc hội với những tính năng, tiện ích thông minh, khoa học và hiệu quả, nhằm cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời cần thiết cho đại biểu Quốc hội, đây được coi là một nội dung quan trọng trong việc xây dựng Đề án Quốc hội điện tử giai đoạn 2021 - 2026.

Ba là, cần xây dựng hệ thống liên thông giữa Quốc hội, Chính phủ, các cơ quan và tổ chức khác giúp đẩy nhanh công việc của Quốc hội nói chung và đẩy nhanh quá trình tiếp nhận tài liệu nói riêng.

Bốn là, cần tiếp tục khắc phục tình trạng tài liệu gửi chậm tới đại biểu Quốc hội. Khoản 2, Điều 9 Luật Tổ chức Quốc hội đã quy định: “Các dự án luật, dự thảo nghị quyết, dự án khác phải được gửi đến đại biểu Quốc hội chậm nhất là 20 ngày trước ngày khai mạc kỳ họp Quốc hội; các tài liệu khác phải được gửi đến đại biểu Quốc hội chậm nhất là 10 ngày trước ngày khai mạc kỳ họp Quốc hội”. Với việc thực hiện các giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin, thực hiện việc phát hành tài liệu điện tử tới đại biểu Quốc hội đã tiết kiệm tối đa các khâu trung gian trong việc phát hành và tiếp nhận tài liệu. Tuy nhiên, việc gửi tài liệu chậm tới đại biểu Quốc hội vẫn còn diễn ra do nguyên nhân từ các cơ quan trình tài liệu, ảnh hưởng đến chất lượng nghiên cứu tài liệu của đại biểu Quốc hội. 

Năm là, phát huy những hiệu quả đạt được trong việc thực hiện “kỳ họp không giấy” tại các kỳ họp của Quốc hội, các phiên họp của Ủy ban Thường vụ Quốc hội, việc triển khai các kỳ họp không giấy tờ để tiến tới một nền hành chính không giấy tờ trong tương lai không xa cần được triển khai và áp dụng đồng bộ trong hoạt động của Hội đồng Dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội, Văn phòng Quốc hội và các cơ quan của Ủy ban Thường vụ Quốc hội. Quá trình thực hiện đồng bộ nền hành chính không giấy tờ trong tất cả các cơ quan của Quốc hội sẽ nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của Quốc hội.