Tổ chức Văn phòng nghị sỹ

Theo quy định, mỗi hạ nghị sỹ có thể thuê tối đa 18 nhân viên làm việc ở các văn phòng của mình. Nếu muốn thuê thêm, hạ nghị sỹ có thể thuê tối đa 4 nhân viên bán thời gian. Mỗi thượng nghị sỹ không giới hạn về số lượng tối đa nhân viên được thuê. So với các hạ nghị sỹ, số lượng nhân viên hỗ trợ trực tiếp cho các thượng nghị sỹ lớn hơn nhiều do các thượng nghị sỹ có trách nhiệm đại diện cho số lượng cử tri lớn hơn. Tuỳ thuộc vào dân số mỗi bang, các thượng nghị sỹ sẽ quyết định số lượng nhân viên cần thuê. Ở các bang lớn như California với 28 triệu dân, số lượng nhân viên giúp việc cho nghị sỹ có thể lên tới hơn 100 người.

Văn phòng của một thượng nghị sĩ Mỹ

Chánh văn phòng: Có vai trò như cố vấn chính sách chính của nghị sỹ. Chánh văn phòng có vai trò xây dựng và triển khai các kế hoạch, chiến lược và hoạt động cụ thể của văn phòng nghị sỹ. Chánh văn phòng cũng quản lý và chỉ đạo tất cả các nhân viên trong văn phòng và giám sát ngân sách hoạt động của văn phòng. Chức danh này đồng thời giữ vai trò kết nối hoạt động của văn phòng nghị sỹ với các lưỡng viện và ủy ban có liên quan.

Giám đốc lập pháp: Đây là người theo dõi công tác lập pháp của văn phòng và đưa ra khuyến nghị, đề xuất đối với các vấn đề cụ thể. Giám đốc lập pháp thường theo dõi một hoặc hai lĩnh vực chủ yếu nghị sỹ quan tâm hoặc hỗ trợ nghị sỹ thực hiện cá công việc tại uỷ ban. Giám đốc lập pháp theo dõi công việc của trợ lý lập pháp và nhân viên lập pháp.

Trợ lý lập pháp là người có chuyên môn trong các lĩnh vực lập pháp cụ thể, đồng thời soạn thảo hoặc theo dõi các văn bản pháp luật. Trợ lý lập pháp xây dựng chiến lược để một dự án luật có thể được thông qua. Tại văn phòng của các thượng nghị sỹ, nhân viên lập pháp thực hiện các nghiên cứu theo yêu cầu của trợ lý lập pháp và trả lời ý kiến của cử tri đối với các vấn đề lập pháp thuộc phạm vi mình phụ trách. Còn tại văn phòng của các hạ nghị sỹ, vai trò của các nhân viên lập pháp chỉ giới hạn ở việc trả lời thư của cử tri.

Thư ký báo chí: Có nhiệm vụ trả lời các câu hỏi của truyền thông, viết các thông cáo báo chí và có thể đóng vai trò phát ngôn viên của nghị sỹ.

Trợ lý hành chính: Đây là chức danh chủ yếu thực hiện các công việc hành chính như trả lời điện thoại, thư tín, tiếp đón khách, phân loại thư và hỗ trợ việc tham quan trụ sở Quốc hội.

Chánh văn phòng nghị sĩ tại khu vực bầu cử: Có nhiệm vụ giúp nghị sỹ quản lý toàn bộ các công việc tại văn phòng nghị sỹ được đặt tại bang. Chánh văn phòng tại địa phương sẽ thay mặt nghị sỹ giải quyết tất cả các vấn đề phát sinh tại địa phương. Dưới quyền chánh văn phòng tại địa phương thường có các chức danh nhân viên xử lý sự vụ (Caseworker) và nhân viên hành chính. Nhiệm vụ chính của nhân viên xử lý sự vụ là cầu nối giữa cử tri tại địa phương với các cơ quan liên bang, bang hoặc địa phương. Theo đó, nhân viên xử lý sự vụ có trách nhiệm trả lời các kiến nghị của cử tri, đóng vai trò là đại diện của nghị sỹ trong các vấn đề ở cơ sở, đồng thời giám sát và báo cáo lên nghị sỹ và Chánh văn phòng nghị sỹ tại địa phương các vấn đề tại khu vực bầu cử. Nhân viên hành chính tại khu vực có nhiệm vụ theo dõi kế hoạch hoạt động của nghị sỹ tại khu vực bầu cử, báo cáo tới nghị trường về các hoạt động đã thực hiện cũng như xây dựng kế hoạch hoạt động sắp tới của nghị sỹ tại địa phương.

Theo các nghiên cứu gần đây, số lượng các nhân viên hỗ trợ nghị sỹ ở các văn phòng giúp việc cá nhân ngày càng tăng trong khi số lượng nhân viên hỗ trợ nghị sỹ tại ủy ban ngày càng giảm. Điều này phản ánh việc các hoạt động của nghị sỹ ngày càng giảm bớt tính tập thể (các hoạt động thực hiện ở ủy ban như lập pháp, giám sát, điều tra) và tăng các hoạt động mang tính cá nhân (như các hoạt động đại diện trực tiếp cho cử tri, hoạt động tiếp xúc cử tri và tranh cử).