Nhìn chung cơ quan giúp việc nghị viện thường được chia thành các nhóm: nhóm phục vụ công tác chuyên môn, nhóm phục vụ công tác hành chính-quản trị, nhóm thông tin, thư viện và nghiên cứu và nhóm chịu trách nhiệm về quy trình và thủ tục. Việc bổ nhiệm chức danh của bộ máy giúp việc do người đứng đầu là Tổng thư ký quyết định.
Một trong những vấn đề lớn nhất trong tổ chức của văn phòng nghị viện các nước là vị trí, vai trò, thẩm quyền của Tổng thư ký nghị viện. Trước hết, cần phải khẳng định một thông lệ, đây không phải là nhân vật chính trị, mà là quan chức hành chính. Tuy nhiên, điều được bàn luận nhiều là làm sao bảo đảm tính trung lập trong hoạt động của nhân vật này, đứng ngoài nền chính trị đảng phái trong nghị viện, nhưng đồng thời bảo đảm sự kiểm soát của nghị viện, trách nhiệm của Tổng thư ký trước nghị viện. Để cân bằng giữa hai thái cực này, cần xác định rõ ràng vị thế, giới hạn thẩm quyền của Tổng thư ký.
Theo thông lệ quốc tế, thời gian làm việc của Tổng thư ký không theo nhiệm kỳ của nghị viện, kéo dài đến lúc về hưu, và không phải xác nhận lại tư cách mỗi khi bắt đầu nhiệm kỳ mới như đối với nghị sỹ, mặc dù nghị viện có thể phế truất ông/bà ta bất kỳ lúc nào khi có lý do chính đáng. Điều này nhằm bảo đảm các chức năng, mối quan tâm của nhân vật này chỉ tập trung vào tính chuyên môn của công việc mà không phải là quan tâm về chính trị, tránh xa khỏi tác động của hành pháp và các đảng phái chính trị.
Trong mối quan hệ với nghị viện, Tổng thư ký chịu trách nhiệm giải trình trước nghị viện luôn được tuân thủ, dù cách quy định có thể khác nhau. Ở một số nước như Áo, Đức, Hy Lạp, Ý, Nam Phi, Mali, Tổng thư ký chịu trách nhiệm về hoạt động của bộ máy giúp việc trước Chủ tịch Quốc hội. Ở những nước khác như Albania, Hạ viện Bỉ, Đan Mạch, Estonia, Norway, Tổng thư ký chịu trách nhiệm trước một cơ quan tập thể của nghị viện như Chủ tịch đoàn. Còn phương án thứ ba, Tổng thư ký chịu trách nhiệm báo cáo trước một ủy ban như ở Thượng viện Australia, Hạ viện Anh, Quốc hội Namibia, Quốc hội Thụy Sỹ, Hà Lan.
Đặc biệt, sự trung lập về chính trị đảng phái hoàn toàn mang tính chất kỹ thuật chuyên môn – hành chính là nguyên tắc được nhấn mạnh nhiều trong tổ chức, hoạt động của bộ máy giúp việc cho nghị viện ở các nước. Không một người nào, kể cả Tổng thư ký được trao một chức năng chính trị nào ở cơ quan lập pháp. Trong đó, ít nhất là không ai trong bộ máy giúp việc có quyền được biểu quyết kể cả ở các phiên toàn thể và các phiên họp ủy ban.
Để đảm bảo sự trung thực, trong sạch, trung lập trong hoạt động của bộ máy giúp việc nghị viện, tránh sự vi phạm dù cố ý hay vô tình, thông thường ở các nước đều có Bộ quy tắc ứng xử dành cho nhân sự giúp việc này. Bộ quy tắc ứng xử ngăn ngừa bộ máy giúp việc lợi dụng vị trí công việc của mình vì lợi ích tư, dù đó là cho mình hay cho người khác, vượt ra ngoài giới hạn cho phép của một người làm công ăn lương. Bộ quy tắc ứng xử này có thể là chung cho toàn thể bộ máy hành chính công vụ như Ấn Độ, Croatia, Colombia, Ireland, Philippines. Nhưng bộ máy giúp việc nghị viện cũng có thể có Bộ quy tắc ứng xử riêng như ở Kuwait, Anh, Uruguay, Zambia. Dù theo cách nào thì một trong những khuyến nghị từ kinh nghiệm các nước là cần phải có Bộ quy tắc ứng xử dành cho bộ máy giúp việc của nghị viện.
Cơ quan chủ quản: Văn phòng Quốc hội
