ĐỊA PHƯƠNG
Cập nhật 15:34 | 24/09/2019 (GMT+7)
.

Số hóa công tác văn thư, lưu trữ

07:15 | 23/08/2019
Theo Phó Chủ tịch HĐND quận Tây Hồ Trần Lan Hương, qua giám sát thực tế việc thực hiện công tác văn thư và lưu trữ năm 2018 trên địa bàn quận cho thấy 20/20 đơn vị được giám sát đã thực hiện nghiêm túc yêu cầu của quận khi bố trí cán bộ chịu trách nhiệm về công tác văn thư - lưu trữ.

Ứng dụng hiệu quả CNTT trong công tác lưu trữ

Qua kiểm tra thực tế tại 20 đơn vị, 11 phòng chuyên môn và 8 phường đã chủ động phân công công chức kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị. Riêng Văn phòng HĐND và UBND quận, do đặc thù công việc là tham mưu giúp UBND quận về công tác văn thư, lưu trữ của UBND quận, do đó số lượng cán bộ, công chức được phân công thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ gồm 4 người. Ngoài ra, 100% cán bộ, công chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của các đơn vị đã được tham gia đầy đủ các lớp tập huấn do UBND quận và thành phố tổ chức theo quy định. Bên cạnh đó, việc thực hiện chế độ phụ cấp độc hại cho người làm công tác lưu trữ tại các đơn vị trên địa bàn quận về cơ bản đã được thực hiện theo quy định hiện hành. 

Theo đánh giá của đoàn giám sát, trong năm qua, công tác văn thư tại các đơn vị được giám sát đều được thực hiện nghiêm túc, trong đó có một số phòng, ban làm rất tốt công việc này, điển hình như Phòng Thanh tra, Tư pháp, Quản lý đô thị, UBND phường Nhật Tân, Xuân La… Đồng thời, công tác lưu trữ cũng được các đơn vị quan tâm, tạo điều kiện tối đa. “Mặc dù tại một số đơn vị, cơ sở vật chất của các phòng lưu trữ chỉ bảo đảm được phần nhỏ các điều kiện về phòng chống cháy nổ, thiên tai, vệ sinh, độ ẩm đối với tài liệu lưu trữ, tuy nhiên, về cơ bản công tác lưu trữ vẫn được các đơn vị thực hiện nghiêm túc, có hiệu quả” - Phó Chủ tịch HĐND quận khẳng định. 

Bên cạnh đó, hoạt động ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn quận có nhiều chuyển biến đáng tích cực, trong đó 20/20 đơn vị sử dụng phần mềm truyền - nhận văn bản qua mạng do UBND quận phê duyệt bảo đảm thuận lợi, cập nhật nhanh hàng ngày; 8/8 UBND phường thực hiện ứng dụng CNTT theo phần mềm quản lý văn bản đi - đến thuận tiện cho việc tra tìm, khai thác… 


Thời gian qua, quận Tây Hồ làm tốt công tác văn thư lưu trữ, giải quyết hiệu quả thủ tục hành chính ngay từ bộ phận một cửa
Ảnh: P.Long

Xây dựng đề án nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ

Qua giám sát thực tế, HĐND quận đánh giá công tác văn thư và lưu trữ tại một số đơn vị vẫn bộc lộ một số tồn tại, hạn chế cần sớm được khắc phục trong thời gian tới. Cụ thể, việc quản lý văn bản đi chưa đầy đủ, thiếu văn bản gốc, chưa đóng dấu văn bản gốc, chưa ghi đủ thông tin tại các cột mục trong số công văn đi; lấy trùng số văn bản còn xảy ra tại các đơn vị… Trong khi đó, việc lập hồ sơ công việc của cán bộ, công chức cũng như việc sưu tầm, thu thập tài liệu quý hiếm (đối với UBND các phường) thực hiện chưa đúng, chưa đầy đủ. Đa số công chức chuyên môn tại các đơn vị chưa có nhận thức đầy đủ về việc lập hồ sơ công việc nên chưa thực hiện lập hồ sơ công việc… Thậm chí, còn một số đơn vị vì chưa có phòng lưu trữ riêng nên hồ sơ tài liệu vẫn để trong tủ sắt cá nhân công chức chuyên môn, chưa bàn giao về bộ phận văn thư, lưu trữ của đơn vị để quản lý tập trung. Đồng thời, hồ sơ năm 2017, 2018 ở hầu hết các đơn vị chưa chuyển về kho lưu trữ cơ quan để thống nhất quản lý, sắp xếp, chỉnh lý phục vụ tra cứu, khai thác tài liệu lưu trữ theo quy định. 

Trước thực trạng nêu trên, đoàn giám sát HĐND quận kiến nghị UBND quận sớm xây dựng Đề án “Tăng cường công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn quận giai đoạn 2012 - 2021” để tập trung chỉ đạo triển khai thực hiện nhiệm vụ, khắc phục các tồn tại hạn chế mà đoàn giám sát đã chỉ rõ qua kiểm tra thực tế tại các đơn vị. Hàng năm, UBND quận cần tổ chức tập huấn cho cán bộ, công chức chuyên môn nói chung và cán bộ lãnh đạo quản lý nâng cao trình độ, nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ.

Đồng thời, UBND quận cần chỉ đạo các đơn vị liên quan nghiên cứu, tham mưu kế hoạch triển khai số hóa lĩnh vực công tác hộ tịch để việc khai thác, sử dụng phục vụ nhân dân được thuận lợi, chính xác và nhanh gọn đáp ứng yêu cầu thực hiện dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, mức độ 4 đang triển khai thực hiện trên địa bàn. 

LONG HUỲNH
Xem tin theo ngày:
TRAO ĐỔI KINH NGHIỆM
08:45 12/09/2019
Với định hướng phát triển ngành chăn nuôi bền vững, Đồng Nai chú trọng các hình thức liên kết như: Liên kết vùng chăn nuôi, sản xuất với thị trường; liên kết các cơ sở sản xuất thịt xuất khẩu và cả liên kết chăn nuôi với trồng trọt.
Quay trở lại đầu trang