Cập nhật 22:35 | 14/11/2019 (GMT+7)
.
HĐND tỉnh Tuyên Quang

Hiện thực hóa mục tiêu kỳ họp “không giấy”

09:01 | 04/09/2019
Thực hiện chủ trương xây dựng Chính phủ điện tử, chính quyền điện tử nhằm hiện đại hóa nền hành chính nhà nước, HĐND tỉnh Tuyên Quang đã chủ động đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản, tài liệu điều hành hoạt động, điều hành kỳ họp HĐND, bước đầu đã đạt được những kết quả quan trọng. Tuy nhiên, để có thể hiện thực hóa được mục tiêu phòng họp hay kỳ họp “không giấy”, cần xem xét xem xét sửa đổi một số quy định liên quan và thực hiện đồng bộ các yêu cầu đặt ra.

Không chỉ giúp linh hoạt trong quản lý, điều hành

Phần mềm quản lý văn bản giúp Thường trực HĐND tỉnh nhanh chóng cập nhật văn bản gửi đến, xử lý, phân phối kịp thời đến các Ban, Văn phòng triển khai thực hiện. Ứng dụng quản lý văn bản điều hành đã giảm nhiều văn bản giấy nhận, gửi hàng ngày. Đặc biệt, từ tháng 6.2019, Thường trực HĐND, lãnh đạo Văn phòng đã sử dụng chữ ký số. Thay vì chỉnh sửa trên bản giấy phải qua nhiều khâu từ khi soạn thảo đến khi trình ký ban hành, tốn rất nhiều giấy mực và thời gian, ứng dụng chữ ký số giúp lãnh đạo nhận văn bản trình bằng bản điện tử, chỉnh sửa trực tiếp (nếu cần) hoặc ký gửi ngay văn thư phát hành theo quy định; giúp lãnh đạo tranh thủ được thời gian, linh hoạt trong quản lý, điều hành đặc biệt đối với những công việc, văn bản cần xử lý, triển khai ngay. Khai thác, sử dụng phần mềm quản lý văn bản hiệu quả, trong thời gian không xa trên bàn làm việc của cán bộ, công chức chắc chắn sẽ không còn văn bản, giấy tờ như trước (trừ các văn bản quy định ký, gửi, nhận bằng bản giấy).


Từ Kỳ họp thứ 3 đến Kỳ họp thứ 8, HĐND tỉnh Tuyên Quang đã ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài liệu và điều hành kỳ họp

Cùng với phần mềm quản lý văn bản, ứng dụng quản lý tài liệu họp, điều hành kỳ họp cũng được thực hiện hiệu quả. Theo đó, tất cả các văn bản, tài liệu phục vụ kỳ họp HĐND, phiên họp Thường trực HĐND, cuộc họp của các Ban, Văn phòng HĐND tỉnh đều được gửi qua hệ thống quản lý tài liệu họp (Edoc+), bảo đảm kịp thời, đúng quy định hơn. Giờ đây không còn cảnh tượng hàng chồng tài liệu đặt trước mặt mỗi đại biểu, các đại biểu không còn khệ nệ chuyển hàng chồng tài liệu đi họp như trước, thay vào đó là một chiếc máy tính bảng nhỏ gọn, chứa đựng đầy đủ tất cả thông tin, tài liệu, nội dung liên quan kỳ họp.

HĐND tỉnh Tuyên Quang Khóa XVIII đã ứng dụng phần mềm điều hành kỳ họp, quản lý tài liệu họp ngay từ Kỳ họp thứ 3 (năm 2017). Thường trực HĐND tỉnh đã trang cấp cho mỗi đại biểu HĐND một máy tính bảng (Ipad); lập tài khoản cho các đại biểu, cơ quan, đơn vị; tổ chức tập huấn, hướng dẫn khai thác, sử dụng phần mềm. Đến nay, 100% đại biểu đều sử dụng thành thạo các ứng dụng trong hệ thống để phục vụ hoạt động của đại biểu dân cử; các cơ quan, đơn vị liên quan đã khai thác, sử dụng tài liệu thuận lợi, đem lại hiệu quả thiết thực.

Ứng dụng quản lý điều hành kỳ họp giúp Chủ tọa chủ động tiếp nhận ý kiến đăng ký phát biểu thảo luận, nội dung thảo luận, chất vấn… để điều hành cho phù hợp. Việc biểu quyết thông qua nghị quyết được thực hiện bằng máy tính bảng thông qua hệ thống điều hành, giúp cho việc biểu quyết được thuận lợi, khách quan, chính xác; đại biểu có thể nhấn nút biểu quyết đồng ý, không đồng ý hoặc ý kiến khác; nếu đại biểu còn có ý kiến khác về nội dung biểu quyết, có thể lựa chọn các nút biểu quyết tương ứng, kết quả biểu quyết của mỗi đại biểu đều được bảo mật theo quy định.

Việc sử dụng phần mềm quản lý tài liệu họp trong thời gian qua đã tiết kiệm đáng kể kinh phí và nhân lực. Tính trung bình mỗi kỳ họp thường lệ có thể tiết kiệm hàng trăm triệu đồng tiền văn phòng phẩm cho ngân sách nhà nước. Chưa kể trước đây mỗi khi chuẩn bị kỳ họp, Văn phòng HĐND tỉnh phải huy động hàng chục cán bộ, công chức, người lao động làm ngày đêm để thực hiện việc sao in, xếp đóng tập tài liệu, chuyển tài liệu họp đến đại biểu HĐND và các đại biểu dự họp. Việc sử dụng phần mềm quản lý tài liệu kỳ họp giúp tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức cho việc chuẩn bị kỳ họp, thay vào đó cán bộ, công chức có thêm nhiều thời gian để tập trung nghiên cứu, tham mưu chuyên sâu các nội dung, nâng cao hơn hiệu quả, chất lượng mỗi kỳ họp.

Để mục tiêu thành hiện thực

Mục tiêu các phòng họp hay kỳ họp “không giấy” được đông đảo cán bộ, công chức các cơ quan, đơn vị đồng tình và được xem như giải pháp tiết kiệm kinh phí, nhân lực, đem lại hiệu quả thiết thực trong chỉ đạo, điều hành của chính quyền địa phương. Tuy nhiên, quá trình thực hiện cũng đặt ra các yêu cầu đồng bộ về cơ sở hạ tầng, hệ thống băng thông Internet đủ mạnh để phục vụ việc truy cập; các thiết bị cần được nâng cấp, bảo dưỡng định kỳ; phần mềm cài đặt trên thiết bị cần thống nhất, bảo đảm an toàn, an ninh thông tin, an ninh mạng, dữ liệu theo quy định. Đặc biệt, mỗi đại biểu HĐND, các cán bộ, công chức, nhân viên cần bồi dưỡng, học tập nâng cao trình độ, kiến thức ứng dụng công nghệ thông tin để làm chủ và khai thác, sử dụng thành thạo các thiết bị, ứng dụng một cách hiệu quả…

Bên cạnh đó, để thực hiện chủ trương, mục tiêu phòng họp hay kỳ họp “không giấy”, cũng cần xem xét sửa đổi quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 liên quan đến việc gửi tài liệu bằng bản giấy. Cụ thể, các Điều 39, 40, 56, 64, 73, 124, 125… Trong thực tế, tùy thuộc vào mỗi tờ trình, đề án, dự thảo nghị quyết… nội dung tài liệu thường rất dài, số lượng photo, đóng quyển rất nhiều; các văn bản, tài liệu không có nội dung thuộc diện bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật thì có thể xem xét gửi cho các cơ quan, đơn vị liên quan và đại biểu dự họp bằng bản điện tử. Quy định việc gửi bản giấy theo các điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật nêu trên ít nhiều ảnh hưởng đến việc thực hiện mục tiêu kỳ họp “không giấy”.

Quy định các tài liệu theo các điều nên trên gửi bằng bản giấy cần được nghiên cứu, xem xét sửa đổi cho phù hợp với chủ trương thực hiện Chính phủ điện tử, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong giai đoạn hiện nay. Nếu quy định trên được xem xét sửa đổi theo hướng gửi bản điện tử và thực hiện đồng bộ các yêu cầu đặt ra thì mới có thể hiện thực hóa được mục tiêu phòng họp hay kỳ họp “không giấy” trong thời gian tới.

Ngô Mạnh Hùng - Phó Chánh Văn phòng HĐND tỉnh Tuyên Quang
Quay trở lại đầu trang