Ban Thư ký mỗi viện của nghị viện Philippines cung cấp nguồn nhân lực, phương tiện kỹ thuật, tài chính... cho hoạt động của viện và các nghị sĩ. Đứng đầu Ban Thư ký là Tổng Thư ký, chịu trách nhiệm về toàn bộ công việc phục vụ cho hoạt động của mỗi viện. Tổng Thư ký Hạ viện đồng thời trực tiếp phụ trách Văn phòng Quan hệ liên nghị viện và các vấn đề đặc biệt, Văn phòng Quản trị tri thức, Văn phòng Quan hệ và thông tin công chúng. Giúp việc cho Tổng thư ký có một số lượng Phó tổng Thư ký. Chẳng hạn, Ban Thư ký Hạ viện có 9 Phó Tổng Thư ký, mỗi người được phân công phụ trách một số đơn vị.
Các hoạt động của Ban Thư ký mỗi Viện có thể chia thành 3 nhóm lớn: Hành chính - tài chính - hậu cần; quy trình, thủ tục; thông tin - nghiên cứu, bao gồm cả thông tin công chúng. Chẳng hạn, các đơn vị phục vụ về hành chính - tài chính - hậu cần của Hạ viện có: Cục quản trị hành chính; Phòng Kế toán, ngân sách và thủ quỹ; Phòng Kiểm toán nội bộ; Phòng Kiểm soát tài chính; Phòng Dịch vụ kỹ thuật; Phòng xây dựng và bảo trì. Hỗ trợ về quy trình, thủ tục đối với Hạ viện có những đơn vị: Cục Phục vụ phiên họp toàn thể, Vụ Phục vụ các ủy ban.
 Hạ viện Philippines |
Cũng như nghị viện các nước khác, trong cơ cấu tổ chức bộ máy giúp việc của cả hai viện ở Philipines có các bộ phận cung cấp dịch vụ chuyên môn, thông tin, nghiên cứu. Chẳng hạn, Ban Thư ký Hạ viện có Văn phòng Nghiên cứu và tham khảo (Research and Reference Bureau - RRB); Vụ Phục vụ các ủy ban; Vụ Nghiên cứu chính sách và ngân sách (gồm Văn phòng Nghiên cứu kinh tế - xã hội và Văn phòng Nghiên cứu ngân sách và thuế); Thư viện Quốc hội; Văn phòng Quản trị tri thức; Văn phòng Quan hệ và thông tin công chúng, Văn phòng Các vấn đề pháp lý. Số lượng nhân viên của Ban Thư ký Hạ viện khá lớn, khoảng 3.500 người, trong đó 1.400 người trong biên chế chính thức, khoảng 600 người làm việc theo chế độ hợp đồng, 1.500 cán bộ phục vụ ở các Văn phòng của Hạ nghị sĩ.
Nghị sĩ Philippines nhận được sự hỗ trợ từ bộ máy giúp việc chung của mỗi viện, đồng thời có văn phòng giúp việc của riêng mình. Hạ nghị sĩ có thể được các đơn vị liên quan trong Ban Thư ký Hạ viện phục vụ về hành chính - hậu cần, bảo đảm các điều kiện về phòng làm việc, trang thiết bị, lương, phụ cấp… hoặc được tư vấn về quy trình, thủ tục hoạt động ở phiên họp toàn thể, phiên họp ủy ban.
Đặc biệt, nghị sĩ Philippines được hỗ trợ về thông tin, dịch vụ nghiên cứu từ các đơn vị khác nhau. Ví dụ như ở Hạ viện, Văn phòng các vấn đề pháp lý cung cấp dịch vụ nghiê cứu pháp luật, cho ý kiến phá lý về các vấn đề quốc gia và địa phương. Hạ nghị sĩ có thể yêu cầu Văn phòng Nghiên cứu kinh tế - xã hội trợ giúp nghiên cứu, phân tích, đánh giá các chính sách kinh tế - xã hội; Văn phòng Nghiên cứu ngân sách và thuế nghiên cứu, đánh giá các chính sách về chi tiêu công, thuế, huy động các nguồn thu, quản trị nợ công, tình hình thực hiện tài khóa của các công ty do chính phủ sở hữu và kiểm soát, chính quyền địa phương.
Bên cạnh sự hỗ trợ chung, các nghị sĩ Philippines đều có văn phòng phục vụ riêng. Một văn phòng được đặt tại nơi nghị sĩ ứng cử và một văn phòng được đặt tại trụ sở của viện. Văn phòng đặt tại nơi ứng cử cónhiệm vụ giúp nghị sĩ giữ mối liên hệ với cử tri; thu thập ý kiến, kiến nghị của cử tri, giúp nghị sĩ trong việc lập chương trình làm việc, thu thập và xử lý thông tin phục vụ hoạt động của nghị sĩ.
Văn phòng phục vụ Hạ nghị sĩ đặt tại tòa nhà Hạ viện thường có viên chức biên chế chính thức. Các nghị sĩ có quyền tuyển dụng thêm nhân viên làm việc theo hợp đồng khi cần thiết. Nhân viên làm việc tại văn phòng nghị sĩ do nghị sĩ lựa chọn trên cơ sở tiêu chuẩn do Ban Thư ký quy định. Nhân viên văn phòng phục vụ nghị sĩ nhận lương thông qua Ban Thư ký (nghị sĩ không trực tiếp trả lương). Mỗi nhân viên văn phòng được quy định những nhiệm vụ cụ thể giữa Chánh văn phòng, nhân viên giúp việc hành chính, nhân viên giúp việc về lập pháp. Ngoài ra, hạ nghị sỹ còn có một nhân viên dịch vụ kỹ thuật - lái xe và 2 trợ lý về vấn đề chính trị, phụ trách các vấn đề liên quan đến văn thư, sắp xếp các cuộc gọi điện thoại, bố trí các cuộc gặp gỡ, tiếp xúc của nghị sĩ...
Trong số các nhân viên giúp việc của Hạ nghị sĩ Philipines, Thư ký lập pháp có vai trò rất quan trọng, chịu trách nhiệm nghiên cứu, phân tích tất cả các vấn đề có liên quan đến hoạt động lập pháp mà nghị sĩ cần lưu ý; theo dõi tình trạng hiệu lực của các văn bản quy phạm pháp luật, các kiến nghị, dự luật, nghị quyết; Phối hợp với Ban Thư ký, các ủy ban để cập nhật thông tin về cá kiến nghị lập pháp, các nghị quyết và dự luật sẽ được xem xét...
Cơ quan chủ quản: Văn phòng Quốc hội
