Hà Nội: Kết nối chính quyền, doanh nghiệp trên một nền tảng số

Từ gửi văn bản đến theo dõi toàn bộ quá trình xử lý

UBND thành phố Hà Nội chính thức đưa Hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử dùng chung giữa tổ chức, doanh nghiệp với cơ quan nhà nước vào vận hành theo Quyết định số 3667/QĐ-UBND ngày 21/7/2026. Theo quyết định, đây là nền tảng số dùng chung phục vụ gửi, nhận, theo dõi, quản lý trạng thái xử lý, lưu trữ và khai thác văn bản điện tử; đồng thời được tích hợp, liên thông với Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành của thành phố và các nền tảng số liên quan.

Văn bản điện tử được ký số hợp lệ, gửi và nhận qua hệ thống có giá trị pháp lý theo quy định. Các văn bản đủ điều kiện thực hiện giao dịch điện tử được gửi, nhận trên hệ thống; văn bản giấy chỉ được sử dụng trong trường hợp pháp luật có quy định hoặc vì lý do kỹ thuật bất khả kháng.

Tại tọa đàm về Hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử dùng chung giữa chính quyền và doanh nghiệp diễn ra chiều 28/9, các đại biểu tập trung trao đổi về quá trình triển khai, những vướng mắc trong thực tế sử dụng và yêu cầu tiếp tục hoàn thiện hệ thống thành một kênh tương tác thường xuyên giữa chính quyền với cộng đồng doanh nghiệp, hộ kinh doanh.

Theo Giám đốc Trung tâm Quản trị hệ thống và Phát triển ứng dụng thuộc Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố Hà Nội Bùi Dương, nhu cầu trao đổi công văn, đề nghị giải đáp và thông tin phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh giữa doanh nghiệp với cơ quan nhà nước rất lớn.

Trước đây, doanh nghiệp thường phải gửi văn bản trực tiếp hoặc qua đường bưu chính, bố trí nhân sự chuyển hồ sơ, tìm hiểu cơ quan tiếp nhận và phương thức theo dõi kết quả. Khi muốn biết văn bản đã được tiếp nhận hay đang được xử lý ở đâu, doanh nghiệp tiếp tục phải liên hệ với cơ quan nhận.

Ở chiều ngược lại, cơ quan nhà nước cũng có thể gặp khó khăn khi xác định đúng đầu mối tại doanh nghiệp để chuyển thông tin. Việc hình thành một kênh điện tử thống nhất vì thế không chỉ là thay đổi phương thức gửi nhận văn bản, mà còn tổ chức lại quy trình tương tác hai chiều, giảm thời gian chờ đợi, tìm kiếm và xác minh thông tin.

Doanh nghiệp sau khi đăng ký tài khoản, xác thực thông tin và chữ ký số có thể tạo hoặc tải văn bản, ký số, lựa chọn cơ quan nhận và gửi trực tiếp trên hệ thống. Quá trình xử lý được thể hiện qua các trạng thái “đã gửi”, “đã tiếp nhận”, “đang xử lý” và “đã phản hồi”. Văn bản cùng lịch sử giao dịch cũng được lưu trữ để doanh nghiệp thuận tiện tra cứu khi cần.

Theo ông Bùi Dương, khoảng 260.000 doanh nghiệp đã có tài khoản trên hệ thống, trong đó hơn 10.000 doanh nghiệp đã xác thực và sử dụng chức năng gửi, nhận văn bản. Tuy nhiên, số tài khoản được tạo chưa phản ánh đầy đủ mức độ sử dụng thực tế. Vì vậy, đơn vị vận hành sẽ tiếp tục theo dõi số lượng văn bản gửi, nhận, thời gian xử lý và phản hồi, đồng thời xác định nhóm doanh nghiệp đã có tài khoản nhưng chưa xác thực để chủ động hướng dẫn.

“Thời gian tới, chúng tôi sẽ xây dựng, thiết lập các bộ chỉ tiêu và bảng dữ liệu theo dõi”, ông Bùi Dương cho biết. Các dữ liệu này dự kiến được cung cấp cho lãnh đạo sở, ngành và UBND xã, phường, qua đó hỗ trợ theo dõi tiến độ, chỉ đạo và xử lý kịp thời những đề nghị của doanh nghiệp.

Như vậy, yêu cầu đặt ra không chỉ là mở rộng số lượng tài khoản, mà quan trọng hơn là chuyển từ “có tài khoản” sang “có giao dịch”, từ một công cụ gửi nhận văn bản thành một quy trình tương tác điện tử có khả năng theo dõi, đo lường và kiểm soát tiến độ.

Từ kênh gửi nhận văn bản đến nền tảng tương tác thường xuyên

Thực tiễn tại cơ sở cho thấy giá trị của hệ thống không chỉ nằm ở việc giảm thao tác giấy tờ, mà còn ở khả năng tạo một đầu mối giao tiếp trực tiếp hơn giữa chính quyền với cộng đồng doanh nghiệp. Chủ tịch UBND phường Việt Hưng Vũ Xuân Trường, cho biết chuyển đổi số có ý nghĩa thiết thực trong bối cảnh khối lượng công việc của chính quyền cơ sở ngày càng lớn. Phường Việt Hưng thực hiện mô hình chính quyền địa phương hai cấp từ ngày 1/7/2025, đồng thời tiếp nhận các nhiệm vụ trước đây thuộc cấp phường, cấp quận và một số công việc được thành phố phân cấp, ủy quyền.

Trong quá trình đó, phường tập trung hoàn thiện quy trình, hạ tầng, ứng dụng và dữ liệu; theo dõi định kỳ kế hoạch công việc phục vụ chỉ đạo, điều hành, giảm thao tác thủ công cho cán bộ, công chức. Trước khi có kênh chuyển nhận văn bản dùng chung, thông tin từ chính quyền địa phương tới doanh nghiệp thường phải qua hội doanh nghiệp, cơ quan thuế, bảo hiểm hoặc các đầu mối trung gian. Hệ thống mới giúp phường chuyển tải thông tin trực tiếp hơn, đồng thời tiếp nhận và theo dõi phản hồi của doanh nghiệp trên cùng môi trường.

Văn bản gửi đến được bộ phận văn thư tiếp nhận, phân loại, trình lãnh đạo và chuyển tới đơn vị chuyên môn. Mã định danh cùng trạng thái văn bản cho phép lãnh đạo và bộ phận chuyên môn theo dõi tiến độ, kiểm tra việc phân công và xác định trách nhiệm xử lý. Các ý kiến của doanh nghiệp cũng được tiếp nhận, theo dõi và chuyển xử lý trên hệ thống.

Một vấn đề được lãnh đạo phường Việt Hưng lưu ý là cần thống nhất nhận thức về giá trị pháp lý của văn bản điện tử có chữ ký số hợp lệ. Đối với văn bản đủ điều kiện, cơ quan nhà nước cần tiếp nhận và xử lý trên môi trường điện tử, tránh tình trạng đã tiếp nhận qua hệ thống nhưng tiếp tục yêu cầu doanh nghiệp nộp thêm bản giấy.

Quy trình xử lý văn bản có tài liệu đính kèm cũng cần được thống nhất, nhất là đối với những hồ sơ có định dạng hoặc yêu cầu nghiệp vụ riêng. Đây là điều kiện để doanh nghiệp biết rõ cách thức gửi, còn cơ quan nhà nước có căn cứ xử lý nhất quán.

Từ phía doanh nghiệp, bà Trần Thị Dịu, đại diện Chi nhánh Tổng công ty Chuyển phát nhanh Bưu điện - Công ty cổ phần tại Hà Nội, cho biết đơn vị đã sử dụng hệ thống hơn một năm, kể cả giai đoạn thử nghiệm. Theo bà Trần Thị Dịu, trước đây người thực hiện phải tìm hiểu văn bản gửi cho ai, gửi bằng phương thức nào, sau đó tiếp tục liên hệ để xác nhận việc tiếp nhận. Với hệ thống mới, doanh nghiệp có thể chủ động gửi văn bản, theo dõi trạng thái và tra cứu lịch sử giao dịch.

Việc thể hiện rõ các trạng thái “đã gửi”, “đã tiếp nhận”, “đang xử lý”, “đã phản hồi” giúp doanh nghiệp biết văn bản đang ở bước nào. Đồng thời, giảm in ấn, sao chụp, chuyển phát và lưu trữ hồ sơ giấy cũng góp phần tiết kiệm thời gian, chi phí và nhân lực.

Để hệ thống được sử dụng thường xuyên, các đại biểu cho rằng hướng dẫn và hỗ trợ người dùng phải đi cùng quá trình vận hành. Phường Việt Hưng đã phối hợp với Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố tổ chức tập huấn cho doanh nghiệp, hộ kinh doanh; duy trì đầu mối tiếp nhận phản hồi và phối hợp với đơn vị vận hành khi phát sinh khó khăn.

Đối với doanh nghiệp nhỏ, những thao tác như đăng ký, xác thực hoặc lựa chọn đúng cơ quan nhận có thể trở thành trở ngại nếu hướng dẫn chưa đủ trực quan. Do đó, tài liệu hướng dẫn cần ngắn gọn, dễ tìm, giúp người sử dụng mới nhanh chóng thực hiện các bước cần thiết. Doanh nghiệp cũng cần chủ động kiểm tra hiệu lực chứng thư số, định dạng văn bản, tài liệu đính kèm và quy trình ký số trước khi gửi. Khi phát sinh vướng mắc, doanh nghiệp có thể liên hệ tổng đài 1022, nhánh 7 của Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố Hà Nội để được tiếp nhận và hướng dẫn.

Đáng chú ý, đơn vị vận hành đang nghiên cứu hoàn thiện chức năng phản ánh, kiến nghị dành riêng cho doanh nghiệp và hộ kinh doanh, dự kiến đưa vào vận hành vào cuối tháng 11 hoặc đầu tháng 12/2026. Cùng với đó là nghiên cứu bổ sung chức năng khảo sát, xin ý kiến doanh nghiệp, hộ kinh doanh và khả năng tích hợp với hệ thống giải quyết thủ tục hành chính của thành phố.

Tại phường Việt Hưng, nơi hiện có hơn 3.000 doanh nghiệp và hơn 5.000 hộ kinh doanh, việc kết nối trực tiếp trên môi trường số càng có ý nghĩa khi các cuộc gặp trực tiếp khó đáp ứng đầy đủ nhu cầu trao đổi. Một kênh số để gửi thông tin, khảo sát và tiếp nhận phản ánh có thể giúp chính quyền duy trì tương tác thường xuyên hơn, đồng thời theo dõi được tiến độ phản hồi.

Từ yêu cầu đó, hiệu quả của Hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử dùng chung cần được nhìn từ mức độ sử dụng thực chất: doanh nghiệp gửi và theo dõi thuận tiện, cơ quan nhà nước tiếp nhận và phản hồi đầy đủ, đơn vị vận hành liên tục cải tiến quy trình và hỗ trợ người dùng.

Khi toàn bộ quá trình được kết nối trên một nền tảng thống nhất, giá trị của chuyển đổi số không chỉ nằm ở việc thay văn bản giấy bằng văn bản điện tử, mà còn ở khả năng hình thành một phương thức tương tác minh bạch, có thể theo dõi và có trách nhiệm giữa chính quyền với doanh nghiệp, hộ kinh doanh. Đây cũng là nền tảng để chính quyền gần doanh nghiệp hơn, xử lý công việc kịp thời hơn và tạo thêm dư địa để doanh nghiệp tập trung nguồn lực cho sản xuất, kinh doanh.