Luật Phòng, chống phổ biến vũ khí hủy diệt hàng loạt: Khi tuân thủ trở thành cơ sở tạo thuận lợi cho doanh nghiệp

Từ nghĩa vụ tuân thủ đến chủ động quản lý rủi ro

Trong hoạt động sản xuất, kinh doanh, rủi ro không phải lúc nào cũng thể hiện trực tiếp ở bản thân hàng hóa. Một thiết bị, phần mềm hoặc công nghệ có thể hoàn toàn hợp pháp và được sử dụng phổ biến cho mục đích dân sự, nhưng mức độ rủi ro có thể thay đổi tùy thuộc vào người sử dụng cuối cùng, mục đích sử dụng cuối cùng và những yếu tố liên quan đến giao dịch.

Doanh nghiệp thường là chủ thể trực tiếp tiếp xúc với khách hàng, đối tác và hàng hóa trước khi giao dịch hoàn tất. Đây cũng là vị trí có thể phát hiện từ sớm những dấu hiệu bất thường về khách hàng, mục đích sử dụng, đích đến của hàng hóa hoặc những thay đổi trong quá trình giao dịch. Khả năng chủ động nhận diện và xử lý những dấu hiệu này tạo thêm một lớp phòng ngừa ngay từ hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Xuất phát từ yêu cầu đó, Điều 18 của Luật xác định chương trình tuân thủ nội bộ là hệ thống, quy trình và biện pháp do tổ chức, doanh nghiệp thực hiện hoạt động thuộc diện quản lý, kiểm soát thiết lập, triển khai phù hợp với quy mô, tính chất hoạt động và rủi ro. Mục tiêu là bảo đảm tuân thủ Luật và pháp luật có liên quan để nhận diện, phòng ngừa, kiểm soát và xử lý rủi ro, vi phạm về phổ biến, tài trợ phổ biến vũ khí hủy diệt hàng loạt.

Cách quy định này cho thấy chương trình tuân thủ nội bộ không phải một mô hình cứng áp dụng giống nhau cho mọi doanh nghiệp. Quy mô, tính chất hoạt động và mức độ rủi ro là những yếu tố quyết định cơ chế kiểm soát phù hợp. Doanh nghiệp có phạm vi hoạt động, mặt hàng và mức độ rủi ro khác nhau có thể thiết kế cơ chế kiểm soát phù hợp với đặc điểm của mình.

5 nội dung cốt lõi của chương trình tuân thủ nội bộ

Điều 18 xác định 5 nhóm nội dung của chương trình tuân thủ nội bộ. Các nội dung này có mối liên hệ chặt chẽ, tạo thành một quy trình từ nhận diện, phòng ngừa đến phát hiện và xử lý rủi ro phát sinh.

Trước hết là nhận diện, đánh giá và quản lý rủi ro. Đây là cơ sở để doanh nghiệp xác định hoạt động nào cần được chú ý và áp dụng mức độ kiểm soát phù hợp. Việc quản lý cần đặt giao dịch trong mối liên hệ với chủ thể, đặc tính hàng hóa, công nghệ, tuyến vận chuyển, chuỗi cung ứng và những thông tin cảnh báo có liên quan.

Yêu cầu này cũng có ý nghĩa trong tổng thể cơ chế quản lý rủi ro mà Luật thiết lập. Khi đánh giá mức độ dễ bị tổn thương, Luật xem xét mức độ tuân thủ pháp luật, hiệu quả của chương trình tuân thủ nội bộ, khả năng nhận diện, đánh giá và kiểm soát rủi ro, lưu giữ hồ sơ, báo cáo và kiểm soát người sử dụng cuối cùng, mục đích sử dụng cuối cùng. Như vậy, năng lực tự kiểm soát của từng chủ thể trở thành một bộ phận hỗ trợ năng lực phòng ngừa chung.

Thứ hai là kiểm soát người sử dụng cuối cùng và mục đích sử dụng cuối cùng. Kiểm soát người sử dụng cuối cùng và mục đích sử dụng cuối cùng ngay từ quá trình xem xét giao dịch giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn đối tác và đích đến của hàng hóa, qua đó hạn chế nguy cơ vô tình trở thành mắt xích trong hoạt động mua sắm hoặc chuyển giao phục vụ mục đích phổ biến vũ khí hủy diệt hàng loạt.

Thứ ba là quản lý thông tin, lưu giữ hồ sơ. Thông tin về khách hàng, hàng hóa, giao dịch, người sử dụng cuối cùng và mục đích sử dụng cuối cùng tạo cơ sở để kiểm tra, đối chiếu khi xuất hiện dấu hiệu bất thường, đồng thời phục vụ việc cung cấp thông tin và phối hợp xác minh khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu. Việc lưu giữ hồ sơ đầy đủ không chỉ phục vụ chứng minh việc chấp hành pháp luật, mà còn giúp bảo đảm tính liên tục của chương trình tuân thủ, đồng thời là công cụ hỗ trợ chính doanh nghiệp quản trị rủi ro.

Thứ tư là đào tạo, kiểm tra, đánh giá và cập nhật chương trình. Một chương trình nội bộ chỉ thực sự hiệu quả khi những người trực tiếp thực hiện hiểu trách nhiệm và có khả năng nhận diện tình huống cần kiểm tra hoặc báo cáo. Cùng với đó, chương trình cần được kiểm tra, đánh giá và cập nhật để phù hợp với sự thay đổi của hoạt động kinh doanh, hàng hóa, công nghệ và những phương thức che giấu, chuyển hướng có thể phát sinh trong thực tế.

Cuối cùng là cơ chế phát hiện, báo cáo và xử lý vi phạm nội bộ. Khi xuất hiện dấu hiệu rủi ro hoặc vi phạm, thông tin cần được chuyển đến đúng bộ phận có trách nhiệm để đánh giá và xử lý kịp thời. Đây là khâu đưa chương trình tuân thủ từ các quy định trên giấy trở thành một cơ chế có khả năng phản ứng trong thực tế.

Nhìn tổng thể, 5 nhóm nội dung tạo thành một chu trình thống nhất: nhận diện và đánh giá nguy cơ; kiểm soát giao dịch; quản lý thông tin; duy trì năng lực thực hiện; phát hiện và xử lý vấn đề phát sinh. Sự vận hành thực chất của chu trình này là cơ sở quan trọng để đánh giá hiệu quả của chương trình tuân thủ nội bộ.

Tích hợp chương trình tuân thủ nội bộ vào hệ thống quản trị hiện có

Khoản 2 Điều 18 của Luật đã chỉ ra rằng, chương trình tuân thủ nội bộ có thể được xây dựng độc lập hoặc tích hợp vào hệ thống quản trị, kiểm soát nội bộ hiện có của tổ chức, doanh nghiệp. Theo đó, những doanh nghiệp đã có hệ thống quản trị rủi ro, kiểm soát xuất nhập khẩu, quản lý khách hàng, pháp chế, tuân thủ có thể tích hợp các yêu cầu về phòng, chống phổ biến vũ khí hủy diệt hàng loạt vào cơ chế đang vận hành, thay vì nhất thiết thiết lập một bộ máy hoàn toàn mới. Cách tiếp cận này phù hợp với định hướng chung của Luật về hạn chế phát sinh thủ tục trùng lặp, đưa việc nhận diện, phòng ngừa và kiểm soát rủi ro vào chính hoạt động quản trị của doanh nghiệp.

Tuân thủ tốt tạo cơ sở xem xét chế độ ưu tiên

Nếu Điều 18 đặt ra cơ chế để doanh nghiệp chủ động kiểm soát rủi ro thì Điều 19 tạo động lực cho việc tuân thủ bằng chế độ ưu tiên.

Theo Luật, tổ chức, doanh nghiệp có chương trình tuân thủ nội bộ được đánh giá, công nhận và xem xét áp dụng chế độ ưu tiên khi đáp ứng ba điều kiện: thực hiện hiệu quả chương trình tuân thủ nội bộ theo Điều 18; chấp hành tốt chính sách, pháp luật; thực hiện chế độ báo cáo, lưu giữ hồ sơ, cung cấp thông tin và phối hợp xác minh khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền. Như vậy, có chương trình tuân thủ nội bộ chưa đồng nghĩa với đương nhiên được hưởng ưu tiên mà còn phụ thuộc vào mức độ tuân thủ thực chất.

Khi đáp ứng các điều kiện, doanh nghiệp có thể được áp dụng một hoặc một số chế độ ưu tiên:

Trước hết là giảm tần suất, phạm vi kiểm tra, giám sát và tăng cường áp dụng hậu kiểm phù hợp với rủi ro. Cơ chế này thể hiện rõ cách tiếp cận quản lý theo rủi ro, cho phép hoạt động kiểm tra, giám sát được thực hiện phù hợp với mức độ rủi ro và năng lực tuân thủ của từng chủ thể.

Thứ hai là đơn giản hóa chế độ khai báo, báo cáo, cung cấp thông tin, tài liệu; đồng thời khai thác, sử dụng thông tin, dữ liệu đã có trong hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật. Cơ chế này có thể góp phần hạn chế việc doanh nghiệp phải cung cấp lặp lại những thông tin mà cơ quan nhà nước đã có.

Thứ ba là ưu tiên về thời hạn xử lý hồ sơ, thủ tục thuộc diện quản lý, kiểm soát. Đối với doanh nghiệp tham gia thương mại, xuất nhập khẩu hoặc chuỗi cung ứng có yêu cầu cao về tiến độ, thời gian xử lý thủ tục có ý nghĩa trực tiếp đối với kế hoạch sản xuất, giao hàng và thực hiện hợp đồng.

Ba nhóm ưu tiên thể hiện rõ phương thức quản lý dựa trên rủi ro: khi doanh nghiệp chứng minh được năng lực tự quản lý và duy trì mức độ tuân thủ tốt, cơ quan nhà nước có thêm cơ sở để áp dụng phương thức kiểm tra, giám sát phù hợp và tập trung nguồn lực vào các chủ thể, giao dịch có mức độ rủi ro cao hơn.

Ưu tiên đi cùng trách nhiệm duy trì tuân thủ

Chế độ ưu tiên không phải một quyền lợi được duy trì vô điều kiện. Khoản 3 Điều 19 yêu cầu tổ chức, doanh nghiệp được áp dụng chế độ ưu tiên phải tiếp tục bảo đảm các điều kiện đã được công nhận; cung cấp thông tin trung thực, đầy đủ, kịp thời và chịu kiểm tra, giám sát, hậu kiểm theo quy định. Trường hợp không còn đáp ứng điều kiện hoặc vi phạm quy định của Luật, doanh nghiệp có thể bị tạm đình chỉ, chấm dứt hoặc hủy bỏ chế độ ưu tiên.

Trình tự, thủ tục, thẩm quyền đánh giá, công nhận và áp dụng chế độ ưu tiên được Chính phủ quy định chi tiết. Vì vậy, các ưu tiên được quy định tại Điều 19 chưa được áp dụng tự động ngay khi doanh nghiệp tự xác định mình có chương trình tuân thủ nội bộ.

Nhìn tổng thể, quy định về chương trình tuân thủ nội bộ và chế độ ưu tiên tại Điều 18, Điều 19 đã gắn trách nhiệm tuân thủ của doanh nghiệp với phương thức quản lý dựa trên rủi ro. Việc luật hóa chương trình tuân thủ nội bộ đã góp phần hình thành cơ chế kết hợp giữa quản lý nhà nước, quản lý dựa trên rủi ro và năng lực tự tuân thủ của doanh nghiệp. Qua đó, Luật vừa tăng cường khả năng phòng, chống phổ biến vũ khí hủy diệt hàng loạt, vừa tạo thuận lợi cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hợp pháp.