Thư viện nghị viện Malaysia: Dịch vụ thông tin hiệu quả, kịp thời, tin cậy
Thư viện Nghị viện Malaysia có chức năng cơ bản cung cấp dịch vụ thông tin một cách hiệu quả, nhanh chóng, kịp thời và phù hợp cho các khách nghị sỹ ở cả Viện dân biểu và Thượng viện, để hỗ trợ các nghị sỹ trong việc thực hiện chức năng lập pháp, giám sát và đại diện. Dịch vụ thông tin hàm ý sự phổ biến thông tin dưới dạng các dữ liệu tính toán, các kiến thức thực tế, các bài tường thuật, các ý kiến, các đánh giá thông tin. Thư viện được tổ chức khá tốt nên nhiều người sử dụng đã tìm đến Thư viện để phục vụ hoạt động nghiên cứu.
Dịch vụ này chỉ có ý nghĩa khi người nhận lĩnh hội và hiểu được các thông tin đó. Do đó, thư viện xác định cần hỗ trợ các nghị sỹ Malaysia “tìm được giá trị thực của thông tin, cung cấp các thông tin chính xác, có sức tin cậy và đáp ứng được nhu cầu của các khách hàng theo đúng thời hạn”. Các thủ thư không chỉ tiếp cận nguồn thông tin từ Chính phủ mà còn từ các cơ quan nhà nước, các tổ chức khác hoặc thông qua các trang Web. Điều quan trọng là hiểu được các nhu cầu thông tin và các thói quen tìm kiếm thông tin của nghị sỹ cả hai viện, nhờ đó Thư viện mới có thể trở thành kho kiến thức và thông tin cho tất cả các nghị sỹ Malaysia trong thời điểm hiện nay.
Phạm vi phục vụ của Thư viện Nghị viện Malaysia gồm: i) Các thông tin từ Trung tâm Thông tin với các dữ liệu về hoạt động lập pháp và các thông tin về điều hành đất nước, về Nghị viện, Hiến pháp, bầu cử và chính trị. ii) Các thông tin từ Trung tâm lưu trữ với các văn kiện của Nghị viện Malaysia gồm biên bản các phiên họp, các báo cáo trước Nghị viện, các văn bản pháp luật, các văn bản về các dự luật và các lần thảo luận, biểu quyết. iii) Các nguồn thông tin cơ bản về hệ thống pháp luật và hoạt động lập pháp của Malaysia cho đến thời điểm hiện tại.
Để đáp ứng phạm vi phục vụ này, Thư viện đảm nhận vai trò như một nhà cung cấp các dịch vụ thông tin, tham khảo, nghiên cứu, và chủ yếu thực hiện các công việc như: Phát triển hệ thống các chủ đề thông tin rộng lớn cả về mặt số lượng và chất lượng từ các sách, báo, tạp chí và các cơ sở dữ liệu trực tuyến; xây dựng kỹ thuật hiện đại để tìm kiếm, lưu trữ, tổ chức và phân loại thông tin; tiếp nhận các yêu cầu của nghị sỹ và thu thập các thông tin có liên quan một cách kịp thời nhất; biên soạn các tài liệu tham khảo và nghiên cứu trước về các vấn đề đang có tính thời sự, đang được Nghị viện thảo luận; tổ chức các dịch vụ lưu trữ để đáp ứng các yêu cầu khẩn đối với các bản sao của các bài báo, tạp chí, các văn bản pháp luật, các câu hỏi và trả lời chất vấn ở Nghị viện và các báo cáo thường niên, các dự luật thường niên.
Để đáp ứng nhu cầu thông tin cho nghị sỹ một cách nhanh nhất, các nhân viên Thư viện nghị viện Malaysia có sự phân công công việc một cách cụ thể. Một bộ phận có nhiệm vụ tập hợp các yêu cầu, một bộ phận bao quát lĩnh vực lập pháp như: các dự luật, tuyển tập các biên bản, một bộ phận có nhiệm vụ sao chụp văn bản. Luôn có nhân viên thư viện thường trực để thực hiện các yêu cầu cung cấp văn bản của nghị sỹ. Đội ngũ cán bộ Thư viện bao gồm: các Thủ thư, các trợ lý thủ thư, các thư ký và các viên chức khác. Mỗi nhóm tập trung vào một công việc cụ thể nào đó, như: Thủ thư tập trung vào công việc nghiên cứu, các trợ lý thủ thư phụ trách các thông tin pháp luật, tìm kiếm các bài báo chung là công việc của các thư ký...
