Số hóa hồ sơ, đổi mới hoạt động trợ giúp pháp lý

Rút ngắn thời gian phối hợp, xử lý vụ việc

Hoạt động trợ giúp pháp lý đòi hỏi sự phối hợp giữa cơ quan quản lý, tổ chức thực hiện trợ giúp pháp lý và các đơn vị có liên quan. Khi phát sinh một vụ việc cần theo dõi, một thông tin cần xác minh hoặc một vấn đề cần trao đổi nghiệp vụ, thời gian truyền đạt và phản hồi thông tin có thể ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện các bước tiếp theo.

Trong quá trình đó, các công cụ số có thể hỗ trợ kết nối nhanh hơn giữa Trung ương và địa phương, giữa cơ quan quản lý với tổ chức thực hiện trợ giúp pháp lý. Thông tin được chia sẻ kịp thời tạo điều kiện để đơn vị tiếp nhận sớm kiểm tra, xác minh và xác định công việc cần triển khai theo thẩm quyền.

Đối với những vụ việc cần xử lý kịp thời, việc rút ngắn thời gian trao đổi có thể giúp Trung tâm trợ giúp pháp lý nhà nước tại địa phương sớm tiếp cận người có khả năng thuộc diện được trợ giúp pháp lý, làm rõ nhu cầu và thực hiện thủ tục theo quy định. Công nghệ hỗ trợ quá trình phối hợp, còn việc xác định đối tượng, kiểm tra tài liệu và giải quyết vụ việc vẫn phải tuân thủ quy trình nghiệp vụ.

Điều này đặt ra yêu cầu gắn ứng dụng công nghệ với từng công việc cụ thể. Một thông tin được chuyển đi nhanh chỉ có ý nghĩa khi đơn vị tiếp nhận có thể sử dụng để xác minh, trao đổi hoặc triển khai bước xử lý phù hợp. Vì vậy, cùng với tốc độ truyền đạt, nội dung thông tin cần rõ ràng, đầy đủ và được cập nhật trong quá trình thực hiện.

Ở chiều ngược lại, thông tin từ địa phương được cập nhật kịp thời giúp cơ quan quản lý theo dõi tình hình, nhận diện những vấn đề phát sinh và nắm bắt nhu cầu thực tiễn. Những vướng mắc trong quá trình thực hiện trợ giúp pháp lý, khi được phản ánh đầy đủ, có thể cung cấp cơ sở cho việc trao đổi nghiệp vụ và chỉ đạo, điều hành.

Chuyển đổi số vì thế cần được nhìn nhận ở phạm vi rộng hơn việc chuyển hồ sơ giấy thành hồ sơ điện tử. Đó là quá trình tổ chức lại cách thức quản lý vụ việc, phối hợp xử lý, thống kê và theo dõi chất lượng trên cơ sở dữ liệu và công nghệ. Số hóa hồ sơ là một bước, nhưng khả năng tra cứu, cập nhật và khai thác thông tin mới quyết định giá trị của dữ liệu trong công việc hàng ngày.

Một hệ thống số hiệu quả cần giúp cán bộ dễ tìm kiếm và theo dõi thông tin, giúp cơ quan quản lý có số liệu kịp thời, đáng tin cậy. Đồng thời, hệ thống cần hỗ trợ người thực hiện trợ giúp pháp lý giảm những thao tác hành chính không cần thiết, dành thêm thời gian cho nghiên cứu hồ sơ, tư vấn và tham gia tố tụng.

Khai thác dữ liệu gắn với bảo vệ thông tin

Dữ liệu trợ giúp pháp lý có thể phục vụ nhiều yêu cầu, từ quản lý từng vụ việc đến tổng hợp số liệu và đánh giá nhu cầu hỗ trợ pháp lý. Tuy nhiên, để khai thác được giá trị đó, dữ liệu cần được chuẩn hóa, cập nhật đầy đủ và sử dụng đúng thẩm quyền.

Thông tin thiếu hoặc chưa được cập nhật có thể hạn chế khả năng theo dõi và đánh giá tình hình. Bởi vậy, chất lượng dữ liệu cần được quan tâm trong suốt quá trình tiếp nhận, quản lý và giải quyết vụ việc. Yêu cầu này gắn trực tiếp với trách nhiệm của người cập nhật thông tin và cách thức tổ chức công việc tại đơn vị.

Theo Cục Phổ biến, giáo dục pháp luật và Trợ giúp pháp lý (Bộ Tư pháp), khi bảo đảm được độ đầy đủ và tin cậy, dữ liệu có thể trở thành nguồn thông tin phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành và hoạch định chính sách trợ giúp pháp lý. Việc tổng hợp thông tin từ thực tiễn giúp cơ quan quản lý có thêm cơ sở nhận diện nhu cầu, theo dõi những vấn đề phát sinh và đánh giá hoạt động của hệ thống.

Cùng với yêu cầu khai thác là trách nhiệm bảo vệ thông tin. Dữ liệu trợ giúp pháp lý liên quan trực tiếp đến cá nhân, hoàn cảnh và vụ việc; trong nhiều trường hợp có thể chứa thông tin nhạy cảm. Việc ứng dụng công nghệ do đó phải đi cùng với bảo mật, bảo vệ dữ liệu cá nhân, bí mật đời tư và kiểm soát quyền truy cập.

Chia sẻ thông tin để phối hợp công việc cần bảo đảm đúng phạm vi, đúng thẩm quyền. Mỗi khâu cập nhật, tra cứu và sử dụng dữ liệu đều phải chú ý đến sự an toàn của thông tin người được trợ giúp pháp lý. Đây là yêu cầu xuyên suốt quá trình số hóa và vận hành hệ thống.

Bên cạnh đó, công nghệ cần được sử dụng phù hợp với đặc thù của hoạt động trợ giúp pháp lý. Phần mềm có thể hỗ trợ lưu trữ, tra cứu, tổng hợp và trao đổi thông tin, nhưng việc nghiên cứu hồ sơ, đánh giá tình trạng pháp lý, tư vấn hay tham gia tố tụng vẫn cần đến chuyên môn, trách nhiệm của trợ giúp viên pháp lý và luật sư thực hiện trợ giúp pháp lý.

Do đó, hiệu quả chuyển đổi số cần được đánh giá từ những thay đổi trong công việc: thông tin có được cập nhật kịp thời, việc phối hợp có giảm độ trễ, cán bộ có thuận lợi hơn khi theo dõi vụ việc và dữ liệu có phục vụ được yêu cầu quản lý hay không. Những kết quả này giúp xác định công nghệ đã hỗ trợ đến đâu cho hoạt động chuyên môn và chất lượng phục vụ người dân.

Đổi mới quản lý và phối hợp trên nền tảng số cần hướng tới việc giải quyết vụ việc kịp thời, bảo đảm chất lượng và an toàn thông tin. Đó cũng là cơ sở để người thực hiện trợ giúp pháp lý dành nhiều hơn thời gian, chuyên môn và sự đồng hành cho người cần được hỗ trợ.