Sổ Bảo hiểm xã hội điện tửBước đột phá trong cải cách hành chính và chuyển đổi số

Bảo đảm đồng bộ, đúng tiến độ

Thực hiện quy định của Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024 và Nghị định số 164/2025/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 29/6/2025 về giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH và Cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm, sổ BHXH điện tử sẽ chính thức thay thế sổ giấy và có giá trị pháp lý tương đương. Thời hạn cấp chậm nhất là ngày 1/1/2026. Việc chuyển đổi này không chỉ đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa hành chính mà còn hướng tới mục tiêu xây dựng Chính phủ số, xã hội số.

Theo quy định tại khoản 2 Điều 8 Nghị định số 164/2025/NĐ-CP, sổ BHXH điện tử là loại sổ được Bộ Tài chính tạo lập bằng phương tiện điện tử. Trên cơ sở này, ngay từ cuối năm 2024, BHXH Việt Nam đã chủ động nghiên cứu và gửi Công văn số 4756/BHXH-TST ngày 19/12/2024 để xin ý kiến về dự thảo mẫu sổ BHXH điện tử. Song song với việc tinh gọn tổ chức bộ máy, ngành BHXH đang dồn lực để xây dựng, hoàn thiện hệ thống cấp sổ điện tử, bảo đảm đúng tiến độ và yêu cầu pháp lý.

Dự kiến quy trình cấp và quản lý sổ BHXH điện tử sẽ giữ nguyên như hiện nay, không thay đổi nhiều về thủ tục hành chính. Tuy nhiên, điểm mới là tính minh bạch và khả năng xử lý linh hoạt trong trường hợp phát hiện gian lận. Theo đó, cơ quan BHXH có thể tạm thời thu hồi sổ điện tử ngay trên hệ thống dữ liệu để ngăn ngừa hành vi giả mạo, bảo vệ quyền lợi của người lao động.

Lợi ích thiết thực cho nhiều bên

Theo lãnh đạo BHXH Việt Nam, đối với người tham gia BHXH, sổ điện tử sẽ là công cụ theo dõi thông tin đóng - hưởng mọi lúc, mọi nơi. Việc tra cứu trên ứng dụng VNeID, VssID giúp người lao động không cần lo lắng việc mất hay hỏng sổ giấy, tiết kiệm thời gian làm lại giấy tờ. Đặc biệt, khi thực hiện các thủ tục hưởng chế độ BHXH, bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), bảo hiểm tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp, người tham gia chỉ cần sử dụng bản điện tử mà không phải xuất trình bản giấy như trước.

Với doanh nghiệp và người sử dụng lao động, việc cấp sổ điện tử giúp giảm tải đáng kể khối lượng công việc liên quan đến hồ sơ BHXH. Từ việc theo dõi đến kê khai, tra cứu thông tin đều được thực hiện qua môi trường số, hạn chế sai sót và rút ngắn thời gian xử lý.

Về phía cơ quan BHXH, ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý sổ BHXH điện tử giúp tiết kiệm đáng kể chi phí in ấn, phát hành, bảo quản sổ giấy. Đặc biệt, tình trạng mua bán, cầm cố hay chuyển nhượng sổ BHXH, vốn từng gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến quyền lợi người lao động, sẽ được kiểm soát hiệu quả hơn.

Ngoài ra, việc liên thông dữ liệu với Trung tâm Dịch vụ việc làm cho phép phát hiện sớm các trường hợp gian lận khi giải quyết chế độ BHTN, bảo đảm đúng người, đúng đối tượng. Dữ liệu điện tử còn giúp lưu trữ hiệu quả, dễ dàng tra cứu, đối chiếu, từ đó nâng cao năng lực quản lý và thanh kiểm tra.

Trung tâm Dịch vụ việc làm cũng được hưởng lợi rõ rệt. Thông qua liên kết hệ thống dữ liệu, người lao động có thể nộp hồ sơ hưởng BHTN trực tuyến, không cần đến trực tiếp Trung tâm. Điều này không chỉ giảm tải cho các Trung tâm Dịch vụ việc làm mà còn tạo thuận lợi tối đa cho người dân.

Nâng cao chất lượng phục vụ

Việc cấp sổ BHXH điện tử là một trong những nội dung trọng tâm trong lộ trình hiện đại hóa ngành BHXH, hướng đến Chính phủ số. Đây cũng là một trong các giải pháp thiết thực nhằm thực hiện Nghị quyết số 131/NQ-CP ngày 9/10/2023 của Chính phủ về cắt giảm, đơn giản hóa quy định liên quan đến hoạt động kinh doanh giai đoạn 2023 - 2025.

Ngoài việc giúp rút ngắn quy trình, tiết kiệm thời gian, chi phí cho người dân, doanh nghiệp và cơ quan nhà nước, sổ BHXH điện tử còn góp phần nâng cao sự hài lòng của người tham gia BHXH, hướng tới mục tiêu phục vụ chuyên nghiệp, hiệu quả và minh bạch hơn.

Dự kiến, từ nay đến cuối năm 2025, BHXH Việt Nam sẽ tiếp tục hoàn thiện phần mềm quản lý, tích hợp đồng bộ dữ liệu, đẩy mạnh truyền thông, hướng dẫn người dân tiếp cận, sử dụng hiệu quả sổ BHXH điện tử. Trong giai đoạn đầu, người dân có thể sử dụng song song cả bản giấy và bản điện tử để làm quen với phương thức mới.

Đồng thời, cơ quan BHXH cũng chuẩn bị các phương án dự phòng để đảm bảo an toàn hệ thống, bảo mật dữ liệu và hỗ trợ kỹ thuật trong quá trình chuyển đổi, nhằm hạn chế tối đa rủi ro.

Theo các chuyên gia, việc cấp sổ BHXH điện tử là bước tiến lớn trong hành trình hiện đại hóa của ngành BHXH, đồng thời là minh chứng rõ nét cho quyết tâm chuyển đổi số toàn diện trong lĩnh vực an sinh xã hội. Khi công nghệ trở thành cánh tay nối dài của quản lý, sự thay đổi không chỉ nằm ở hình thức, mà quan trọng hơn, là sự thay đổi về chất lượng phục vụ người dân và doanh nghiệp.

Bạch Hạc