Nội dung cơ bản của Luật Lưu trữ

Bảo quản, sử dụng tài liệu phông lưu trữ quốc gia

Luật quy định rõ trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức trong việc lập và nộp lưu trữ hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; đồng thời quy định trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc “quản lý công tác lưu trữ, áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công việc thu thập, quản lý, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ” (Đ9).

Đặc biệt, lần đầu tiên Luật này quy định thời hạn được phép sử dụng rộng rãi đối với tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật. Cụ thể: sau 40 năm kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có dấu mật nhưng chưa được giải mật; sau 60 năm kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu đóng dấu tối mật, tuyệt mật nhưng chưa được giải mật (Đ30). Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng tài liệu lưu trữ có nghĩa vụ: chỉ dẫn số lưu trữ, độ gốc của tài liệu lưu trữ và cơ quan tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ; tôn trọng tính nguyên bản của tài liệu khi công bố… Nhằm đáp ứng các yêu cầu cải cách nền hành chính, xây dựng nhà nước pháp quyền, nền kinh tế thị trường và mở cửa hội nhập quốc tế, Luật đã có những quy định tạo điều kiện cho các cơ quan, tổ chức và cá nhân sử dụng tài liệu lưu trữ như: thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử và tài liệu tại Lưu trữ cơ quan; quy định người sử dụng tài liệu lưu trữ chỉ cần có (giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu; trường hợp sử dụng để phục vụ công tác thì phải có giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác).

Quyền sở hữu đối với tài liệu

Nhà nước thống nhất quản lý phông lưu trữ quốc gia Việt Nam; hoạt động lưu trữ được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật; tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam được Nhà nước thống kê là 3 nguyên tắc quản lý nhà nước về lưu trữ. Đặc biệt lần đầu tiên quyền sở hữu đối với tài liệu lưu trữ đã được xác định bằng quy định: Nhà nước bảo đảm ngân sách, nguồn nhân lực trong việc bảo vệ, bảo quản an toàn, sử dụng có hiệu quả tài liệu phông lưu trữ quốc gia Việt Nam; tập trung hiện đại hóa cơ sở vật chất, kỹ thuật và ứng dụng khoa học, công nghệ vào hoạt động lưu trữ; thừa nhận quyền sở hữu đối với tài liệu lưu trữ; khuyến khích các tổ chức, cá nhân hiến tặng, ký gửi, bán tài liệu của mình cho Nhà nước…

Một điểm quan trọng và mới so với Pháp lệnh Lưu trữ chính là Luật đã quy định rõ trách nhiệm quản lý nhà nước về lưu trữ. Theo đó, Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ và quản lý tài liệu Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam; Cơ quan có thẩm quyền của Đảng cộng sản Việt Nam thực hiện quản lý tài liệu Phông lưu  trữ Đảng cộng sản Việt Nam; bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan trung ương của các tổ chức chính trị - xã hội thực hiện quản lý về lưu trữ đối với cơ quan, tổ chức trực thuộc; UBND các cấp trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình thực hiện quản lý Nhà nước về lưu trữ ở địa phương (Đ38).

Nhằm ngăn chặn các hành vi làm phương hại đến tài liệu lưu trữ quốc gia, xâm phạm lợi ích của Nhà nước, cơ quan, tổ chức, cá nhân, Luật đã quy định cụ thể các hành vi bị cấm như: cấm chiếm đoạt, làm hỏng, làm mất  tài liệu lưu trữ; làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung tài liệu lưu trữ; mua bán, chuyển giao, hủy trái phép tài  liệu lưu trữ; sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích xâm hại lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân; mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài trái phép (Đ38). Đây cũng là những quy định quan trọng và mới so với Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia.

Thẩm quyền lưu trữ lịch sử

Tại các Đ19,20 quy định: Lưu trữ lịch sử được tổ chức ở T.Ư và cấp tỉnh; thuộc phông lưu trữ Nhà nước. Lưu trữ lịch sử ở cấp tỉnh thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh, cấp huyện. Quy định như vậy là phù hợp với tình hình công tác lưu trữ của nước ta hiện nay, nhằm tạo điều kiện cho việc tập trung bảo quản và phát huy tối đa các loại tài liệu lưu trữ của tỉnh, tập trung nguồn nhân lực, cơ sở vật chất hiện đại hóa trang thiết bị để bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ, đáp ứng yêu cầu tinh gọn bộ máy, góp phần thực hiện cải cách hành chính. Đối với cấp huyện, mặc dù không tổ chức Lưu trữ lịch sử, nhưng tại các cơ quan, tổ chức cấp huyện đều có Lưu trữ cơ quan để bảo quản hồ sơ tài liệu lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức. Sau 10 năm theo quy định của Luật thì những tài liệu có giá trị lịch sử sẽ được lựa chọn để nộp vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh. Quy định như vậy phù hợp với chủ trương của Chính phủ tăng cường đầu tư xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng của các tỉnh.

Tài liệu từ Văn phòng Chủ tịch Nước