Pháp luật thế giới về thực hành tiết kiệm, chống lãng phí khu vực côngHệ thống đấu thầu công trực tuyến của Singapore: Công cụ chống lãng phí hiệu quả

Nguồn gốc hình thành và cấu trúc hệ thống GeBIZ

Trong nhiều thập kỷ qua, việc áp dụng công nghệ thông tin trong khu vực công đã trở thành xu hướng toàn cầu, đặc biệt trong lĩnh vực mua sắm nhà nước. Bắt nguồn từ sáng kiến của Bộ Tài chính, Singapore đã thiết lập và triển khai hệ thống GeBIZ (Government Electronic Business System) như một nỗ lực chiến lược để cách tân hóa quy trình đấu thầu và cải thiện chất lượng quản trị tài chính công.

Ra đời từ năm 2000 và chính thức đi vào vận hành hoàn chỉnh từ năm 2004, GeBIZ nằm dưới sự quản lý của Cơ quan Khoa học và công nghệ quốc phòng Singapore (DSTA); đây là nền tảng mua sắm công một cửa trực tuyến cho phép tất cả các cơ quan nhà nước đăng tải thông báo mời thầu, tiếp nhận hồ sơ dự thầu, đánh giá, chọn nhà thầu và công khai kết quả. Không chỉ đóng vai trò là xương sống kỹ thuật số cho hoạt động mua sắm của khu vực công, cho phép các cơ quan nhà nước tiến hành hoạt động mua sắm một cách liền mạch, đơn giản hóa quy trình mà còn mở ra nhiều cơ hội cho các nhà cung cấp trong nhiều ngành khác nhau. GeBIZ hoạt động theo mô hình tự tài trợ, thông qua phí dịch vụ, giúp giảm gánh nặng cho ngân sách thường niên và tăng tính bền vững.

Giảm lãng phí, tăng minh bạch

Hệ thống GeBIZ được coi là công cụ quan trọng giúp Singapore thực hiện hiệu quả chính sách tiết kiệm và chống lãng phí trong mua sắm công. Trước hết, GeBIZ giúp giảm đáng kể chi phí giao dịch nhờ loại bỏ các quy trình giấy tờ truyền thống, đồng thời tăng tính minh bạch thông qua việc công khai toàn bộ thông tin đấu thầu trên nền tảng trực tuyến, từ giá trị gói thầu, tiêu chí đánh giá đến nhà cung cấp trúng thầu. Các doanh nghiệp và người dân có thể truy cập để tra cứu mọi lúc, mọi nơi.

Hệ thống cũng thúc đẩy cạnh tranh công bằng khi mọi nhà cung cấp, bất kể quy mô lớn hay nhỏ, đều có quyền tiếp cận thông tin như nhau. Theo Trung tâm Tác động công, GeBIZ giúp giảm đáng kể tình trạng thông thầu, tạo sân chơi bình đẳng cho cả các doanh nghiệp lớn lẫn doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs).

Quy trình quản lý chặt chẽ

GeBIZ tích hợp công cụ hỗ trợ đánh giá hồ sơ dự thầu theo tiêu chí đã được thiết lập sẵn, giúp giảm sai sót chủ quan và tăng tính nhất quán. Trong các gói thầu phức tạp, hệ thống cho phép áp dụng đánh giá nhiều giai đoạn. Từ năm 2020, GeBIZ đã được tích hợp thêm các dịch vụ liên quan như thanh toán trực tuyến, hợp đồng điện tử, và kết nối với các cơ sở dữ liệu năng lực nhà cung cấp.

Quy trình mua sắm được quản lý rất chặt chẽ nhằm bảo đảm tính minh bạch và hiệu quả; hồ sơ dự thầu được đánh giá bởi một nhóm gồm các chuyên gia kỹ thuật và đại diện từ các phòng ban sẽ trực tiếp sử dụng hàng hóa hoặc dịch vụ, nhằm bảo đảm lựa chọn phù hợp với nhu cầu và yêu cầu kỹ thuật.

Bên cạnh đó, để tránh thiên vị, viên chức tham gia đánh giá hồ sơ dự thầu không được là người phê duyệt kết quả trúng thầu. Quy định này áp dụng cho cả hai hình thức báo giá và đấu thầu: với báo giá, cần ít nhất một viên chức phê duyệt; còn với các gói thầu lớn hơn, việc lựa chọn nhà thầu phải do hội đồng gồm tối thiểu ba viên chức xem xét và phê duyệt. Sau khi hợp đồng được ký kết, các cơ quan chính phủ chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ các thủ tục hành chính liên quan. Bên cạnh đó, Văn phòng Tổng Kiểm toán có trách nhiệm tiến hành các cuộc kiểm toán, đồng thời cũng có những cuộc kiểm toán độc lập được thực hiện như biện pháp bổ sung nhằm phòng chống tham nhũng.

Theo báo cáo năm 2020 của Trung tâm Tác động Công, các gói thầu qua GeBIZ giúp tiết kiệm trung bình 5 - 8% so với dự toán ban đầu nhờ cạnh tranh rộng rãi và truy cập thông tin dễ dàng. Hệ thống cũng rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ từ vài tuần xuống chỉ còn vài ngày.

Ví dụ, năm 2020, Bộ Y tế Singapore đã sử dụng GeBIZ để đăng tải gói thầu mua sắm thiết bị y tế phòng chống Covid-19, thu hút hơn 30 nhà cung cấp trong và ngoài nước; theo GovTech Singapore (năm 2021), nhờ quy trình đấu thầu mở và truy cập thuận tiện, thời gian lựa chọn nhà cung cấp đã được rút ngắn gần 40% so với quy trình truyền thống.

Ưu tiên các doanh nghiệp vừa và nhỏ

Chính phủ Singapore đặc biệt chú trọng lồng ghép chính sách hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME) trong thiết kế hệ thống; thậm chí, tờ Straits Times cho biết, để mở rộng sự tham gia của SMEs, Singapore còn triển khai danh mục thầu mới có tên “Tender Lite” từ cuối năm 2023 trong GeBIZ; hình thức này áp dụng cho các gói thầu có giá trị từ 90.000 SGD đến dưới 1 triệu SGD, vốn chiếm hơn 70% tổng số gói thầu chính phủ thường được trao cho SME. Mục tiêu là đơn giản hóa điều kiện tham gia và giảm rào cản hành chính để khuyến khích sự tham gia rộng rãi hơn.

Cải tiến khác là từ cuối năm 2023, các nhà thầu không cần nộp lại cùng một bộ hồ sơ tài chính và năng lực cho mỗi gói thầu nhờ hệ thống lưu trữ hồ sơ nhà cung cấp tập trung trong GeBIZ. Khoảng 3.000 doanh nghiệp hưởng lợi trực tiếp từ cải tiến này. Tháng 5/2025, Tender Lite được mở rộng cho lĩnh vực xây dựng và thí điểm cho công nghệ thông tin nhằm đơn giản hóa quy trình cho hai lĩnh vực mua sắm lớn này.

Chính phủ cũng thúc đẩy số hóa trong toàn bộ quy trình mua sắm, từ đấu thầu đến thanh toán. Hệ thống nộp hóa đơn điện tử InvoiceNow, ra mắt từ năm 2019, hiện đã được 55.000 doanh nghiệp sử dụng và sẽ trở thành kênh bắt buộc trong thanh toán giữa nhà nước và doanh nghiệp trong nhiều năm tới. InvoiceNow có sự liên kết chặt chẽ với GeBIZ trong giai đoạn sau khi hợp đồng đã được ký kết, sẽ giúp khép kín quy trình đấu thầu - ký hợp đồng - giao hàng - thanh toán.