Ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ các Kỳ họp, phiên họp trực tuyến: Thực tiễn triển khai và bài học kinh nghiệm

Xây dựng, vận hành hai hệ thống họp trực tuyến

Những năm vừa qua, trong bối cảnh đại dịch Covid-19 kéo dài gây ảnh hưởng mọi mặt đến đời sống xã hội, trong đó có các hoạt động công vụ của các cơ quan Nhà nước. Đây vừa là thách thức rất lớn, nhưng cũng là cơ hội đối với Vụ Tin học trong việc ứng dụng hạ tầng công nghệ, hệ thống công nghệ thông tin (CNTT), phần mềm ứng dụng để phục vụ các Kỳ họp Quốc hội, các phiên họp của Ủy ban Thường vụ Quốc hội (UBTVQH), Phiên họp của Hội đồng Dân tộc và các Ủy ban của Quốc hội và nhiều phiên họp khác dưới hình thức trực tuyến thông qua môi trường mạng.

Được sự lãnh đạo, chỉ đạo quyết liệt của Lãnh đạo Quốc hội và lãnh đạo Văn phòng Quốc hội (VPQH), Vụ Tin học đã phối hợp với các đơn vị trong và ngoài cơ quan xây dựng các phương án kỹ thuật, phần mềm họp trực tuyến và các ứng dụng khác để đảm bảo các hoạt động của Quốc hội và VPQH không bị gián đoạn do ảnh hưởng bởi đại dịch, đồng thời đẩy mạnh ứng dụng CNTT và chuyển đổi số phục vụ các hoạt động của Quốc hội và VPQH hội trong tình hình mới.

Trong thời gian rất ngắn, Vụ Tin học cùng các đơn vị hữu quan đã phát triển phần mềm Họp trực tuyến để cài đặt trên các thiết bị di động của đại biểu Quốc hội (ĐBQH), xây dựng và vận hành phòng họp trực tuyến phục vụ các phiên họp trực tuyến của Lãnh đạo Quốc hội, các cơ quan của Quốc hội, các phiên họp của Ủy ban Đối ngoại với bạn bè quốc tế …

Vụ Tin học đã phối hợp xây dựng, vận hành hai hệ thống họp trực tuyến bao gồm:

Hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến từ điểm cầu Nhà Quốc hội (Các phòng họp Diên Hồng, Tân trào… đến điểm cầu của 63 tỉnh thành, đây là hệ thống thiết bị (bao gồm cả phần cứng và phần mềm) hỗ trợ truyền tải hình ảnh và âm thanh hai chiều giữa hai hoặc nhiều địa điểm từ xa bằng cách kết nối qua hệ thống mạng chuyên dùng của Chính phủ. Hệ thống này được đảm bảo triển khai và phục vụ bởi hai đơn vị là Tập đoàn Bưu chính - Viễn thông Việt Nam và Cục Bưu điện trung ương.

Phần mềm họp trực tuyến, đây là hệ thống các ứng dụng cài đặt được trên nhiều loại thiết bị, nhiều hệ điều hành khác nhau như điện thoại, máy tính bảng, máy tính xách tay … sử dụng trực tiếp phần cứng của các thiết bị này để truyền âm thanh và hình ảnh hai chiều giữa hai hoặc nhiều địa điểm từ xa bằng bằng cách kết nối qua đường truyền mạng Internet. Bao gồm phần mềm eMeeting (do Vụ Tin học phối hợp với các đơn vị phần mềm phát triển cài đặt trên điện thoại, máy tính bảng của đại biểu Quốc hội), Cisco Webex, Microsoft Teams, Zoom, Google Meets…

Trên tinh thần quyết tâm cao để thực hiện nhiệm vụ chính trị, Vụ đã cùng các đơn vị liên quan phối hợp với 63 Văn phòng Đoàn ĐBQH để xây dựng các điểm cầu cứng và triển khai việc cài đặt phần mềm ở 3 miền Bắc-Trung-Nam cho tất cả máy tính bảng Ipad của ĐBQH, hoàn tất vào cuối tháng 3.2020. Đầu tháng 4.2020, khi Chính phủ phải yêu cầu thực hiện giãn cách xã hội, các ĐBQH đã có công cụ sẵn sàng để làm việc qua mạng, không bị gián đoạn công việc do dịch bệnh, tránh để ảnh hưởng quá lớn đến công việc do phải thực hiện giãn cách xã hội. Đặc biệt, lần đầu tiên trong lịch sử Quốc hội, tại Kỳ họp thứ Chín (tháng 5.2020), Quốc hội đã quyết định tổ chức họp theo hình thức trực tuyến qua cầu truyền hình từ Phòng Diên Hồng – Nhà Quốc hội với 63 điểm cầu tại các Đoàn ĐBQH.

Vụ Tin học chủ trì và là đầu mối của VPQH phối hợp với các cơ quan hữu quan: Tập đoàn Bưu chính - Viễn thông Việt Nam (VNPT), Cục Bưu điện trung ương, các đơn vị của Bộ Thông tin - Truyền thông, Bộ Quốc phòng, Bộ Công an, Ban Cơ yếu Chính phủ, Công ty an ninh mạng BKAV tổ chức vận hành trơn tru đảm bảo phục vụ kỳ họp trực tuyến thành công tốt đẹp, là cơ sở cho Quốc hội quyết định việc thực hiện hình thức họp trực tuyến cho các Kỳ họp, phiên họp tiếp theo.

Xây dựng phiếu xin ý kiến điện tử

Tại các Kỳ họp, phiên họp Vụ Tin học đã xin chủ trương của Lãnh đạo Quốc hội, lãnh đạo Văn phòng Quốc hội để ứng dụng CNTT trong việc cung cấp tài liệu điện tử, văn kiện Kỳ họp; xây dựng và đưa vào sử dụng tính năng đăng ký phát biểu, tranh luận phục vụ cho Đại biểu tham dự phiên họp và giúp cho chủ tọa thuận tiện trong việc điều hành phiên họp; Xây dựng hệ thống ghi âm, gỡ băng và ứng dụng trí tuệ nhân tạo để thực hiện việc chuyển tiếng nói thành văn bản, xây dựng phiếu xin ý kiến điện tử… bước đầu cho kết quả rất tốt được các đại biểu sử dụng đánh giá cao về hiệu quả và tiện ích mang lại.

Năm 2020 - năm Quốc hội Việt Nam là Chủ tịch AIPA, Thực hiện chỉ đạo của Lãnh đạo Quốc hội và Văn phòng Quốc hội, Vụ Tin học cũng đã phối hợp với các cơ quan, đơn vị trong và ngoài VPQH phục vụ thành công nhiều phiên họp chuẩn bị và các phiên chính thức của Đại hội đồng AIPA-41. Đây cũng là lần đầu tiên Đại hội đồng AIPA tổ chức họp với hình thức trực tuyến do Việt Nam chủ trì và đã được các nước đánh giá cao về công tác tổ chức.

Từ năm 2020 đến nay, Vụ Tin học đã chủ trì, phối hợp phục vụ các cuộc họp trực tuyến của Chủ tịch Quốc hội, các Phó chủ tịch Quốc hội, các cơ quan của Quốc hội và Văn phòng Quốc hội; một số ĐBQH tiếp xúc cử tri trực tuyến.

Nhiều hội nghị, hội đàm song phương của Lãnh đạo Quốc hội với các nước Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc, Thái Lan, Australia, Ma Rốc, Campuchia, Hungary, Cuba, Mexico... Các hội nghị đa phương của IPU, APPF, APF, ASEP, AIPA, ASEAN, JICA…

Vụ Tin học cũng đã phối hợp triển khai phục vụ các hội nghị trực tuyến qua cầu truyền hình của Văn phòng Quốc hội tổng kết công tác chính quyền, công tác đảng, học tập, quán triệt các Nghị quyết của Đảng; Hội nghị triển khai công tác phục vụ bầu cử, hội nghị triển khai chương trình giám sát của Quốc hội và Ủy ban Thường vụ Quốc hội năm 2022.

Trong năm 2022, Vụ Tin học đã chủ trì, phối hợp phục vụ Kỳ họp bất thường lần thứ Nhất, Quốc hội Khóa XV; hai Hội nghị trực tuyến “Phiên làm việc của Đoàn giám sát của Ủy ban Thường vụ Quốc hội với các địa phương”; Hội nghị trực tuyến “Phục vụ hoạt động chất vấn tại phiên họp thứ 9 và 14 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội”; Phối hợp triển khai phục vụ các hội nghị trực tuyến “Thẩm vấn chuyên gia về việc thực hiện chính sách pháp luật về công tác quy hoạch kể từ khi luật quy hoạch có hiệu lực thi hành”; Hội nghị trực tuyến “Tọa đàm việc thực hiện công tác tuyên truyền xây dựng nếp sống văn hóa vận động bài trừ biến tướng của tục bắt vợ ở một số đồng bào thiểu số”; Hội nghị trực tuyến “ Thông báo nhanh kết quả Hội nghị TW5, Ban chấp hành Trung ương Đảng khóa XIII”; Hội nghị trực tuyến “ Nghiên cứu, học tập, quán triệt và triển khai thực hiện kết luận số 21-KL/TW”.

Để phục vụ tốt các Kỳ họp, phiên họp nêu trên, trong công tác chuẩn bị Vụ Tin học đặc biệt lưu ý và trú trọng đến các yếu tố đảm bảo để triển khai việc họp trực tuyến, trong đó phải kể đến:

Thứ nhất, về cơ sở vật chất: Chúng tôi triệt để tận dụng cơ sở vật chất đã được đầu tư xây dựng là các phòng họp, như: phòng họp Diên Hồng, phòng họp Tân Trào, phòng điều hành Quốc hội điện tử và hệ thống truyền hình hội nghị, các phòng họp tại trụ sở Đoàn ĐBQH tại các địa phương, hệ thống trang âm, ánh sáng, thiết bị dịch, bàn ghế hội nghị … việc tận dụng triệt để các hệ thống này sẽ góp phần chủ động về cơ sở vật chất và tiết kiệm nguồn kinh phí.

Thứ hai, về cơ sở hạ tầng, kỹ thuật: Chúng tôi là đơn vị chủ trì, là đầu mối tập trung huy động sức mạnh nhân lực vật lực, kết hợp khai thác cơ sở hạ tầng kỹ thuật. Phối hợp với Ban quản lý Nhà Quốc hội để khai thác Hệ thống âm thanh, hình ảnh tại các phòng họp; Phối hợp với Cục Bưu điện Trung ương và Tập đoàn VNPT để cung cấp đường truyền, thiết bị hội nghị truyền hình như: MCU, VCS, Camera, Wifi, các thiết bị điều khiển khác phục vụ hội nghị trực tuyến.

Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan để trang cấp iPad cho Đại biểu Quốc hội, phối hợp với Ban cơ yếu Chính phủ, Cục A05, Bộ tư lệnh 86… để đảm bảo an toàn, an ninh thông tin phục vụ các Kỳ họp, phiên họp trực tuyến nhằm đáp ứng các yêu cầu an toàn, an ninh đối với các Kỳ họp, phiên họp trực tuyến đã được đặt ra.

Thứ ba, về nền tảng công nghệ: Căn cứ vào quy mô, tính chất và yêu cầu đối với các Kỳ họp, phiên họp trực tuyến mà chúng tôi quyết định sử dụng nền tảng công nghệ để phục vụ và cung cấp dịch vụ cho các điểm cầu.

Các nền tảng công nghệ chúng tôi đã sử dụng để phục vụ như: Hệ thống hội nghị truyền hình của VNPT phối hợp với Cục BĐTƯ; Hệ thống eMeeting (Do Vụ Tin học phối hợp với các đơn vị phần mềm phát triển cài đặt trên điện thoại, máy tính bảng của đại biểu Quốc hội); Hệ thống Cisco/Polycom do Cục Bưu điện trung ương vận hành.

Và các nền tảng công nghệ khác để phục vụ các phiên họp, hội nghị quốc tế khi có yêu cầu như: Cisco Webex, Microsoft Teams, Zoom, Google Meets.

Thứ tư, về các yếu tố đảm bảo khác: Các yếu tố rất quan trọng trong các Kỳ họp, phiên họp trực tuyến cần phải tính toán đến đó là quy mô, tính chất và an toàn, bảo mật thông tin cho hội nghị. Các yếu tố này cần phải được đảm bảo và tính toán, cân nhắc một cách kỹ lưỡng vì các yếu tố quan trọng này quyết định rất lớn đến các thành phần khác của công tác chuẩn bị phục vụ hội nghị.

Bên cạnh đó, cũng cần đặc biệt quan tâm tới thói quen/kỹ năng sử dụng các thiết bị công nghệ phục vụ họp trực tuyến của ĐBQH, các đại biểu tham dự để có phương án hỗ trợ, hướng dẫn, đào tạo. Điều này giúp cho việc khai thác sử dụng và tương tác của ĐBQH, các đại biểu tham dự hội nghị trực tuyến được dễ dàng, thuận lợi, góp phần không nhỏ cho thành công chung của hội nghị.

Qua thực tiễn triển khai việc ứng dụng CNTT phục vụ các Kỳ họp, phiên họp chúng tôi có những thuận lợi sau: nhận được sự quan tâm, chỉ đạo sát sao của lãnh đạo Quốc hội, lãnh đạo VPQH; ngành công nghệ thông tin trên thế giới và tại Việt nam rất phát triển, có nhiều thiết bị và công nghệ hiện đại để thực hiện việc tổ chức các phiên họp trực tuyến;

Chúng tôi đã có cơ sở vật chất tương đối hiện đại phục vụ họp trực tuyến; các cơ quan hữu quan, các Tập đoàn, công ty của Việt Nam hoàn toàn làm chủ được công nghệ và chúng tôi đã chủ động phối hợp đồng thời nhận được sự hợp tác chặt chẽ của các đơn vị này như (BQL Nhà Quốc hội, Tập đoàn Bưu chính viễn thông Việt Nam VNPT, Cục Bưu điện trung ương, Cục A05 Bộ Công An, BTL86 Bộ Quốc phòng…). Nhìn chung kỹ năng sử dụng các thiết bị thông minh (điện thoại, máy tính bảng…) của ĐBQH rất tốt. Việc triển khai các phiên họp trực tuyến rất thuận tiện, linh hoạt về không gian và thời gian.

Bên cạnh đó, còn một số khó khăn như: trong bối cảnh dịch Covid-19 kéo dài và dãn cách xã hội, số lượng các cuộc họp, phiên họp trực tuyến tăng đột biến, lực lượng kỹ thuật còn rất mỏng nên việc phục vụ rất vất vả, khó khăn. Hạ tầng kỹ thuật và thiết bị tuy đã khá hiện đại nhưng chưa được trang bị đồng bộ. Các cuộc họp, phiên họp đối với hệ thống họp trực tuyến bằng phần mềm phụ thuộc vào tốc độ và mức độ ổn định đường truyền internet, 4G của tất cả các điểm cầu. Có thể gây gián đoạn cuộc họp từ phía các điểm cầu nếu đường truyền của điểm cầu nào đó băng thông yếu, không ổn định hoặc tín hiệu kết nối bị ngắt quãng.

Từ những đánh giá trên đây, Vụ Tin học rút ra được những bài học kinh nghiệm như sau:

Để công tác triển khai được nhanh chóng, thuận lợi rất cần có sự lãnh đạo, chỉ đạo quyết liệt, xuyên suốt của các cấp lãnh đạo. Phải xây dựng Đề án, kế hoạch rất chi tiết từ khâu chuẩn bị, kiểm tra hệ thống, tổng duyệt cho đến vận hành đảm bảo phiên họp chính thức. Kịch bản kỹ thuật cần rất chi tiết và có tính toán đến các tình huống dự phòng trong trường hợp sự cố thiết bị và đường truyền, cũng như các tình huống không mong muốn khác xảy ra. Cần có sự phối hợp chặt chẽ và hỗ trợ từ các đơn vị có liên quan.