Để tổ chức thành công kỳ họp HĐND, công tác chuẩn bị đóng vai trò hết sức quan trọng, đòi hỏi chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật, phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan liên quan và tinh thần, ý thức trách nhiệm cao của những người trực tiếp tham gia.
Để giúp HĐND các xã, thị trấn trên địa bàn thực hiện tốt công tác chuẩn bị kỳ họp, Thường trực HĐND huyện Ngọc Hồi, Kon Tum đã tổ chức Hội nghị giao ban với Thường trực HĐND các xã, thị trấn về chuyên đề này. Theo đánh giá của các đại biểu, công tác chuẩn bị kỳ họp HĐND trên địa bàn huyện thời gian qua cơ bản đáp ứng được yêu cầu. Nhìn chung, các kỳ họp HĐND huyện và HĐND các xã, thị trấn diễn ra theo đúng quy định. Các vấn đề quan trọng của địa phương đều được đưa ra HĐND bàn thảo kỹ trước khi quyết định, góp phần quan trọng thúc đẩy sự phát triển KT - XH, bảo đảm an ninh quốc phòng ở địa phương.
Tuy nhiên vẫn còn một số tồn tại cần sớm khắc phục, đó là: một số báo cáo phục vụ kỳ họp chậm so với thời gian quy định, ảnh hưởng đến công tác thẩm tra của các ban HĐND huyện và Thường trực HĐND các xã, thị trấn, có nội dung xin bổ sung sau khi đã thông qua chương trình kỳ họp; chất lượng một số báo cáo trình kỳ họp HĐND chưa bảo đảm; báo cáo trả lời ý kiến cử tri chưa thỏa đáng. Nguyên nhân do các ngành chưa chủ động tham mưu cho UBND chuẩn bị nội dung trình kỳ họp; kỳ họp cuối năm thường lệ thuộc vào kết quả của kỳ họp HĐND cấp trên, trong khi khoảng cách về thời gian họp giữa HĐND cấp tỉnh và cấp huyện, HĐND cấp huyện và cấp xã chỉ có 10 ngày; một số Tổ trưởng tổ đại biểu HĐND chưa tổng hợp, chọn lọc đầy đủ, chính xác các ý kiến, kiến nghị của cử tri; UBND giao một số ý kiến cử tri cho cơ quan tham mưu chưa đúng chức năng, nhiệm vụ.
Để công tác chuẩn bị kỳ họp HĐND trong thời gian tới được tốt hơn, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa Thường trực HĐND - UBND - UBMT cùng cấp, chủ động về thời gian, chuẩn bị chu đáo nội dung họp liên tịch, bám sát vào quy định của Luật và quy chế hoạt động của HĐND để ấn định thời gian cho từng công việc. Để bảo đảm chất lượng tài liệu trình kỳ họp và tạo điều kiện cho các đơn vị liên quan có đủ thời gian thực hiện, Thường trực HĐND huyện chú trọng 3 mốc thời gian: họp liên tịch của cấp huyện để phối hợp TXCT phải tiến hành 50 ngày trước ngày khai mạc kỳ họp để ấn định ngày các xã, thị trấn phải hoàn thành TXCT để có bản tổng hợp ý kiến cử tri từ thôn, tổ dân phố trước khi đại biểu HĐND tỉnh và huyện TXCT; đồng thời ban hành ngay kế hoạch TXCT, thông báo thời gian, địa điểm và nội dung, chương trình kỳ họp để các cơ quan liên quan chuẩn bị. Thời gian gửi tài liệu để ban HĐND thẩm tra phải bảo đảm ít nhất 13 ngày trước ngày khai mạc kỳ họp. Thời gian chuyển bản tổng hợp ý kiến, kiến nghị của cử tri đến UBND cần tiến hành ngay sau khi kết thúc đợt TXCT (các Tổ trưởng tổ đại biểu tổng hợp gửi Thường trực HĐND, văn phòng dự thảo, Thường trực HĐND rà soát lại và tổ chức họp thống nhất trước khi ban hành chuyển đến UBND). Bởi, theo quy chế 7 ngày trước ngày khai mạc kỳ họp mới chuyển bản tổng hợp ý kiến cử tri đến UBND sẽ không bảo đảm thời gian cho các ngành tham mưu cho UBND trả lời thấu đáo.
Thường trực HĐND cũng chủ động xác định đầy đủ, chính xác nội dung thời gian, địa điểm tổ chức kỳ họp và kế hoạch TXCT ngay tại Hội nghị liên tịch và sớm ban hành bằng văn bản để thuận lợi cho các công việc tiếp theo.
Sau khi đã thông báo kết quả Hội nghị liên tịch và phân công nhiệm vụ cho từng cơ quan, đơn vị chuẩn bị báo cáo, đề án, tờ trình trình kỳ họp, cần chú trọng dự thảo nghị quyết kỳ họp. Dự thảo nghị quyết phải bảo đảm tính hợp Hiến, hợp pháp, có tính khả thi cao, việc phân công cơ quan dự thảo phải đúng quy định. Khi hoàn tất việc xác định nội dung và phân công chuẩn bị, Văn phòng HĐND và UBND tham mưu cho Thường trực HĐND theo dõi quá trình chuẩn bị và đôn đốc việc thực hiện cho đúng luật định.
Duy trì việc phối hợp TXCT để tiết kiệm thời gian cho cử tri và đại biểu, bảo đảm việc tổng hợp đầy đủ bằng văn bản ý kiến cử tri từ thôn, tổ dân phố trước khi đại biểu HĐND tỉnh, huyện TXCT tại các xã, thị trấn. Các Tổ trưởng tổ đại biểu HĐND cần tổng hợp kịp thời, đầy đủ, chính xác các ý kiến, kiến nghị của cử tri để Thường trực HĐND tổng hợp chung. Thường trực HĐND rà soát, kiểm tra nội dung kiến nghị cho đúng thẩm quyền; UBND giao cho cơ quan chuyên môn giải quyết, trả lời theo đúng chức năng, nhiệm vụ.
Đối với các ban HĐND huyện và Thường trực HĐND các xã, thị trấn, tiếp tục phát huy những việc đã làm được trong công tác chuẩn bị kỳ họp, thẩm tra các tài liệu trình kỳ họp theo chức năng của ban và Thường trực HĐND cấp xã. Nêu rõ quan điểm của ban và Thường trực HĐND các xã, thị trấn về những nội dung thống nhất, nội dung chưa thống nhất; đồng thời gợi mở những nội dung trọng tâm cho đại biểu thảo luận và quyết định tại kỳ họp.
Vấn đề hết sức quan trọng góp phần cho công tác chuẩn bị kỳ họp đạt kết quả cao đó là sự quan tâm chỉ đạo của cấp ủy Đảng cùng cấp. Đảng chỉ đạo hoạt động của HĐND, đồng thời chỉ đạo hoạt động của UBND, đòi hỏi hai cơ quan này phải cụ thể hóa nghị quyết của Đảng vào tổ chức và hoạt động của mình. Sự chỉ đạo của Đảng đối với hai cơ quan này bảo đảm nghị quyết của Đảng sớm đi vào đời sống của nhân dân.
Tại Hội nghị giao ban chuyên đề về công tác chuẩn bị kỳ họp, Thường trực HĐND một số xã nhận định: Thường trực HĐND huyện Tổ chức hội nghị giao ban, trao đổi học tập kinh nghiệm trong hoạt động của HĐND là rất cần thiết. Hội nghị đã giúp Thường trực HĐND các xã, thị trấn nắm được sâu hơn về kỹ năng hoạt động, tích lũy thêm kinh nghiệm cho mỗi cá nhân để thực hiện nhiệm vụ tốt hơn. Tuy nhiên, nếu không tổ chức HĐND huyện thì Thường trực HĐND cấp xã sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong hoạt động của mình. Đây là vấn đề cần được quan tâm để HĐND các xã, thị trấn hoạt động hiệu quả hơn trong thời gian tới.